Sevkiyat üçte çıkacak. Belgeyi düzenleyen kişi ekranın başında, araç henüz kapıda değil, plaka belli değil. İki saat sonra bir kamyon giriyor — ama beklenen kamyon değil. Masada basılmış bir belge duruyor ve üstünde başka bir plaka yazıyor. Şimdi ne olacak: kalemi alıp üstünü mü çizeceksiniz?
Bu yazının tezi tek cümlede duruyor: belgedeki plaka bir formalite değil, sevkiyatın kimliğidir — ve o satır mal yola çıkmadan önce kapanır. Araç rampada değişirse kâğıdın üstüne el yazısıyla yeni plakayı yazmak belgeyi düzeltmez. Belge, henüz kapanmamışsa tamamlanır; kapandıysa iş artık kâğıdın değil, belgeyi üreten sistemin meselesidir.
Bunun sahadaki sonucu da tek cümledir: taşıyıcı bilgisi, belgeyi yazan kişinin hafızasından değil bir kayıttan gelmelidir — çünkü yükleme anında o satırı doldurmak için elinizde birkaç dakika vardır.
Belgenin üstünde araç ve şoför neden yazar?
Bu satır bir kayıt formalitesi gibi görünür ama tek başına bir soruyu cevaplar: hangi mal, hangi araçla, ne zaman çıktı? Sevkiyatın bu üç bileşeni başka hiçbir yerde bir arada yazılı durmaz. Sipariş neyin satıldığını söyler, fatura ne kadar tuttuğunu söyler; yalnız sevk belgesi hareketin kendisini anlatır. Hareketi anlatan bir belgenin hareketi yapan aracı adıyla göstermemesi, cümlenin öznesini boş bırakmak gibidir.
İkinci sebep yolda ortaya çıkar. Bir araç durdurulduğunda karşı tarafın elinde iki şey vardır: önündeki araç ve elindeki belge. Bu ikisi aynı aracı göstermek zorundadır. Belgedeki plaka kapıdaki araca ait değilse, taşınan malın hangi belgeyle taşındığı sorusu cevapsız kalır — ve o soruyu cevaplamak, sevkiyatı yapan tarafın işidir. Aynı mantık teslimat tartışmalarında da yürür: "mal gönderildi" demek bir iddiadır, "şu plakayla, şu şoförle, şu saatte çıktı" demek bir kayıttır.
Üçüncüsü daha az konuşulur ama en pahalıya patlayanıdır: bu satır sorumluluğun başladığı yeri işaretler. Malı kimin taşıdığı belliyse, malın nerede kaybolduğu sorusu da bir yerden başlar. Belli değilse tartışma "bizden çıktı" ile "bize gelmedi" arasında sıkışır ve hiçbir tarafın elinde tarih taşıyan bir kayıt olmaz.
Bu üç sebep her ülkede aynı; değişen şey, bilginin hangi biçimde taşındığıdır. Türkiye'de belge elektronik ortamda düzenleniyor. İspanya'da ise kâğıt kontrol belgesi dijitalleşiyor: Ley 9/2025'in sekizinci geçici hükmü, karayolu eşya taşımacılığında kullanılan kontrol belgesinin, kanunun yürürlüğünden on ay sonra zorunlu olarak dijital olmasını öngörüyor; kanun 5 Aralık 2025'te yürürlüğe girdi. Bu yazıda o belgenin adı DeCA olarak geçecek.
İki seçenekten hangisi: plaka ve şoför mü, taşıyıcı firma mı?
Sahada en çok sorulan soru bu ve cevabı ilk bakışta göründüğünden kolay. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu zorunlu bilgileri sayarken bu kalemi şöyle yazıyor: malı taşıyan aracın plaka ve şoför (ad-soyad/TCKN) bilgileri ya da taşımayı yapan kargo lojistik firmasının bilgileri (TCKN-VKN/Ad-Soyad). Cümledeki bağlaç "ve" değil, "ya da". Yani ikisini birden doldurma zorunluluğu bu ifadeden çıkmıyor.
Karar bu yüzden bir biçim kararı değil, bir olgu kararıdır: malı kim taşıyor? Mal sizin aracınızla çıkıyorsa belgede o aracın plakası ve onu kullanan kişi yazar. Mal kargo ya da lojistik firmasıyla çıkıyorsa firmanın bilgileri yazar — çünkü araç onların, üstelik siz belgeyi düzenlerken hangi araca bineceği çoğu zaman henüz belli bile değildir. Sahadaki yanlış doldurmaların çoğu bu ayrımın atlanmasından değil, bir önceki sevkiyatın taşıyıcısının kopyalanmasından doğuyor: "nasılsa hep aynı araç geliyor."
Bir ayrıntıyı da olduğu gibi aktaralım, çünkü bu noktada iki belge farklı görünüyor. Kılavuzun "zorunlu alanlar" başlıklı bölümü, 509 Sıra No.lu Genel Tebliğ'in ilgili bölümündeki listeyi aynen aktarıyor ve o listede plaka/şoför maddesi yok. Buna karşılık aynı bölümün hemen ardından gelen UBL alan tablosunda ShipmentStage zorunlu alanlar arasında sayılıyor ve içeriği "taşıyıcı (plaka, şoför) gibi detay bilgiler girilir" diye tarif ediliyor; kılavuz ayrıca zorunlu alanların eksik olması hâlinde belgenin şema-şematron kontrollerinden geçemeyeceğini söylüyor. Biz burada hüküm kurmuyoruz — yalnız iki belgenin ne yazdığını aktarıyoruz.
Bu bölüm Türkiye'de e-İrsaliye kullanan taraflar içindir ve GİB'in e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu'na (Versiyon 1.2, 07 Eylül 2022) dayanır. Kendi yükümlülüğünüz için mali müşavirinize danışın.
Şoförün kimlik bilgisi: boş bırakılır mı, dolgu rakam yazılır mı?
Kılavuz bu soruya ayrı bir başlık ayırmış — yani soru yalnız sahada değil, idarede de sorulmuş. Cevap hayır: şoförün adı-soyadı ve TCKN bilgisinin (yabancı uyruklu şoförlerde şoförün pasaport numarası bilgisinin) belgenin ilgili alanına doğru şekilde yazılması zorunlu. Kılavuz gerekçesini de kendisi söylüyor: bu bilgi, Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı'nın UETDS yük taşıma bildirimleri bakımından da zorunlu bir alan, ayrıca taşımayı yapan şoförlerin yetkilendirilmiş ve yeterliklerinin doğru tespit edilmiş olması bakımından önem taşıyor. UETDS'in kendi prosedürüne bu yazıda girmiyoruz — kılavuz onu yalnız gerekçe olarak anıyor.
Pratik karşılığı şu: dolgu rakam yazılmış bir alan, boş bir alandan farksızdır — sadece fark edilmesi daha zordur. Ve şunu da söylemek gerekiyor: malı avludan çıkaran kişinin adını kimse söyleyemiyorsa, durumun dürüst tarifi "alanı sonra doldururuz" değil, malı kimin götürdüğünü bilmiyoruz'dur. Bu, belge sorunundan önce bir depo sorunudur.
Yükleme anında plaka belli değilse ne yapılır?
Sahadaki gerçek şu: araç, belge yazılırken çoğu zaman kapıda değildir. Kılavuz bu duruma da ayrı bir başlık ayırmış ve sırayı açıkça yazmış. Zorunlu alanlar belgenin elektronik ortamda oluşturulması sırasında tam olarak bilinemiyorsa, belge önce TASLAK olarak kaydedilir; sevkiyat başlangıcıyla birlikte eksik bilgiler taslak belgeye eklenir; sonra ONAYLAMA işlemine tabi tutulur ve Başkanlık sistemlerine gönderimi sağlanır.
Bu sıranın içinde bu yazının en kritik cümlesi duruyor: taslak belgenin onaylanmamış hâlinin elektronik veya kâğıt çıktısının hukuki geçerliliği yoktur. Yani "çıktısını verdim, şoför yola çıksın, ben sonra onaylarım" bir çözüm değildir. Çıktı almak onaylamak değildir; onaylanmamış bir belgenin çıktısı, üzerinde ne yazarsa yazsın, o sevkiyatın belgesi değildir. Kılavuz aynı cümlenin devamında sevkiyat sırasında onaylanmış belgenin elektronik veya kâğıt çıktı hâlinin bulundurulmasının zorunlu olduğunu söylüyor.
Buradaki "taslak", depo yazılımındaki taslak kayıtla aynı şey değil
İki kavram sürekli karışıyor. Depo uygulamalarındaki taslak yükleme kaydı iç bir çalışma kaydıdır: kimse görmez, istediğiniz kadar değiştirirsiniz, silebilirsiniz. Buradaki taslak ise belgenin henüz kapanmamış hâlidir — aynı belgenin bir aşaması, ayrı bir kayıt değil. Rampadaki sıranın kendisi ayrı bir yazının konusu: okutarak yükleme kontrolü nasıl yürür.
Belge ne zaman kapanır: fiili sevkten önce
Kılavuzun bu konudaki cümlesi nettir: e-İrsaliye belgesinin malın fiili sevk zamanından önce düzenlenmiş ve Başkanlık sistemlerine iletilmiş olması gerekir. Uygulamadan özel entegratör üzerinden yararlanılıyorsa, belgenin Başkanlık sistemlerine iletilmek üzere entegratörün bilgi sistemlerine iletilmesi fiili sevkiyatın başlatılması açısından yeterlidir; entegratör de kendisine iletilen belgelerin imzalanmasını ve Başkanlık sistemlerine iletimini, kendisine iletim zamanından itibaren azami 15 dakika içinde gerçekleştirmek zorundadır.
Dikkat edilmesi gereken tarih/zamanın belge tarihi değil, belge üzerinde belirtilen fiili sevk tarih/zamanı olduğunu da kılavuz ayrıca söylüyor. Bu alan kendi başına bir konudur ve burada açmıyoruz — belgenin diğer alanları, düzenlenme sırası ve nüshaları ayrı bir yazıda duruyor: sevk irsaliyesi nasıl düzenlenir.
Araç rampada değişti: ne yapılır, ne yapılmaz
Yazının omurgası burası. Üç ayrı durum var ve üçü birbirine hiç benzemiyor.
1) Belge henüz kapanmadıysa. Bu kolay hâlidir ve önceki bölümün disiplini tam da bunun içindir: doğru plaka ve doğru şoför taslağa yazılır, sonra belge onaylanır. Araç değişikliği burada bir olay bile değildir; sadece henüz yazılmamış bir alanın doğru değerle yazılmasıdır. Bu yüzden "belgeyi erken kapatmamak" bir tembellik değil, bir tasarım kararıdır.
2) Belge kapandıysa. Burada dürüst olmak gerekiyor, çünkü internette dolaşan cevap fazla emin: "e-irsaliyeyi güncelleyin, gerekirse iptal edip yenisini düzenleyin" deniyor. Kılavuzda plakanın sonradan düzeltilmesine dair bir mekanizma tarif edilmiyor. Akla gelen ret yanıtı da bu iş için değil: kılavuza göre ret yalnız fiili sevkten önce ve yalnız mal muhteviyatının ya da alıcının hatalı olması hâlinde mümkün, bu durum ve süreler dışında yapılan retler hükümsüz. Yani ortada yalnız cevapsız bir soru değil, fazla emin bir cevap var. Alıcı tarafındaki yanıt mekanizmasını ayrı bir yazıda ele aldık: alıcı tarafında yanıt ve ret.
Bu boşluğu kapatmak bu yazının işi değil. Yapılacak doğru şey, kendi durumunuz için mali müşavirinize ve entegratörünüze sormaktır — çünkü entegratörlerin bu senaryoda sunduğu akış birbirinden farklı olabilir ve bağlayıcı olan sizin yükümlülüğünüzdür, bir blog yazısının tahmini değil.
3) Yapılmayacak şey. Çıktının üstüne kalemle yeni plakayı yazmak. Bu, belgeyi değiştirmez; yalnızca elinizde üstü karalanmış bir çıktı olmasını sağlar. Belgenin gerçeği kâğıtta değil, belgeyi üreten sistemdedir; kâğıt onun bir görüntüsüdür. Bir görüntünün üstüne yazmak, kaynağı değiştirmez. Bu noktada bir sonraki bölüm işe yarıyor: aynı soruyu yazılı olarak cevaplamış bir ülke var.
Bir ek not, tek cümleyle: plakayı görünür biçimde çeken bir yükleme fotoğrafı belgeyi düzeltmez ama fiilen hangi aracın çıktığını kaydeder — fotoğrafın ne zaman kayıt sayıldığını ayrı bir yazıda anlattık: sevkiyat fotoğrafı ne zaman kanıt olur.
Aynı soru İspanya'da: DeCA'da değişiklik nasıl yapılır?
İspanya'nın DeCA düzenlemesi, Türkiye'de tarif edilmemiş olan bu prosedürü yazıya dökmüş — ve ne yazdığı, bir uygulama tasarımı olarak okunmaya değer. Hizmet sırasında verilerin değişmesi gerekirse iki yöntem var. Birincisi: mevcut PDF'e yeni veriler ve değişiklik gerekçesi eklenir, eski veriler artık geçerli değil diye açıkça işaretlenerek korunur; aynı PDF sürdüğü için URL değişmez ve mevcut karekod geçerli kalmaya devam eder. İkincisi: tüm verilerle yeni bir PDF üretilir; farklı bir PDF olduğu için yeni bir URL'i ve dolayısıyla farklı bir karekodu olur, orijinal dosya ise izlenebilirlik için saklanır. Her iki hâlde de değiştirilmiş ya da yeni PDF'in sürücüye ulaştırılması gerekiyor.
Ve asıl cümle şu: basılı kopya taşınıyorsa, üzerindeki el yazısı notlar dikkate alınmaz; DeCA'yı değiştirmenin tek geçerli yolu yukarıdaki prosedürdür. Bir düzenleme, kalemle düzeltmeyi bu kadar açık biçimde saf dışı bıraktığında, altındaki mantık da görünür hâle geliyor: belge dosyadır, kâğıt onun kopyasıdır. Bu mantık, kâğıt üstünde düzeltme yapmanın neden hiçbir yerde bir çözüm olmadığını Türkiye'deki okuyucuya da anlatıyor.
Bu bölüm İspanya'nın DeCA düzenlemesine (BOE-A-2026-12784, 5 Haziran 2026 tarihli Resolución) dayanır ve yalnızca o metnin ne yazdığını aktarır.
Araçta ne bulunacak: ekran mı, kâğıt mı?
Kılavuzun cevabı ikisini de kapsıyor: sevkiyat sırasında onaylanmış e-İrsaliyenin elektronik veya kâğıt çıktı hâlinin bulundurulması zorunludur. Buradaki belirleyici kelime biçim değil, "onaylanmış". Ekranda gösterilen bir belge de kâğıda basılmış bir belge de aynı koşula tabidir: kapanmış olmak.
Kâğıt tarafında kılavuzun ayrıca cevapladığı bir soru daha var: e-İrsaliyenin kâğıt nüshası olarak matbaa baskılı ve seri sıra numaralı belgeler kullanılabilir mi? Cevap evet — ancak iki koşulla: bu belgelerin e-İrsaliyede bulunması gerekli tüm bilgileri barındırması ve okunmasına engel teşkil etmemesi. Nüsha sayısı ve belgenin diğer alanları burada açılmıyor; onlar için ayrı yazı var: irsaliyenin diğer alanları ve nüshaları.
İnternet yok, sistem çökmüş: sevkiyat durur mu?
Kılavuz bu duruma da bir yol tarif etmiş. Sevkiyatın başlatıldığı lokasyonda altyapı ve teknik imkânsızlıklar nedeniyle e-İrsaliye düzenlenemiyorsa, matbu sevk irsaliyesi ile e-İrsaliyenin aynı anda düzenlenmesi esastır. Düzenlenen matbu sevk irsaliyesinin üzerine e-İrsaliyeye ait belge numarası, belge düzenleme tarihi ve zamanı, taşıyıcı (şoför adı-soyadı-TCKN) ve araç plaka bilgileri yazılır ve üzerine "e-İrsaliyesi ayrıca düzenlenmiştir" ibaresi konur. Düzenlenebilecek matbu sevk irsaliyesi de yoksa, malın sevkini sağlayan kişi ya da kuruma belgenin elektronik ortamda gösterimine olanak sağlayacak bilgiler — düzenleyenin VKN/TCKN bilgisi ile belge numarası — paylaşılır.
Burada dikkat çeken şey prosedürün kendisi değil, içeriğidir: istisna hâlinde bile plaka ve şoför bilgisinin elle yazılması isteniyor. Sistem çöktüğünde vazgeçilen bilgiler arasında bu satır yok. Bu, yazının baştaki tezini tek başına kanıtlıyor — taşıyıcı satırı belgenin süsü değil, sevkiyatın kimliğidir. 509 sayılı Tebliğ'in istisna bölümlerinin içeriğine burada girmiyoruz; kılavuzun o bölümlere yaptığı atfı aktarmakla yetiniyoruz.
Teknik imkânsızlık hâlinde izlenecek yol mevzuata tabidir ve kendi durumunuza uyup uymadığı ayrıca değerlendirilir; mali müşavirinize danışın.
Bu bilgi her sevkiyatta elle mi yazılır?
Sahadaki asıl sorun bilgiyi bilmemek değil, her belgede yeniden yazmaktır. Plaka yanlış tuşlanır, şoförün soyadı eksik kalır, kimlik numarası "sonra bakarız" diye boş bırakılır ve o "sonra" hiç gelmez. Doğru kurulum basittir: taşıyıcı, araç ve şoför bir kez kayıt olur, belge onu seçer. Bir alanın serbest metin kutusu değil bir kayıt olması, o alanın doğruluğunu tek bir yere taşır; bu fikri ayrı bir yazıda daha uzun anlattık: belgedeki alanlar neden serbest metin değildir.
Bizde olan. Smartifie Logistic'te ayrı bir taşıyıcı kartı vardır (kendi yönetim ekranıyla birlikte): taşıyıcı kodu ve unvanı, taşıyıcının VKN/TCKN'si, araç plakası, şoför adı, şoför TCKN'si, telefon ve not. İrsaliye ekranında taşıyıcı bir açılır listeden seçilir ve seçenek metninde plaka parantez içinde görünür — yani "hangi taşıyıcıydı" sorusu hatırlamaya değil okumaya dayanır. Ayrıca fiili sevk tarihi ile fiili sevk saati ayrı alanlardır, çünkü belgenin düzenlenme anı ile aracın çıkış anı aynı şey değildir. İrsaliye kaydından UBL-TR biçiminde bir e-İrsaliye XML dosyası üretilip indirilebilir; bu dosyada taşıyıcı bölümüne plaka ve şoförün adı yazılır.
Bizde olmayan — ve bunu açıkça yazmak istiyoruz. Uygulama e-İrsaliye göndermiyor. XML dosyası üretiliyor ama imzalama (XAdES), GİB'in şemasına karşı doğrulama ve Başkanlığa ya da bir entegratöre iletim yapılmıyor; kodun kendi yorumunda bu aşama "Faz 1 iskeleti" olarak geçiyor. Dolayısıyla "GİB'e uygun e-İrsaliye üretiyoruz" demiyoruz ve ürettiğimiz XML'i örnek olarak göstermiyoruz. Bunun ötesinde iki somut eksiğimiz daha var: şoförün TCKN'si XML'e yazılmıyor — kartta durur, belgeye geçmez; yani bu yazının zorunlu saydığı bilgi bizim çıktımızda yok. Ve taşıyıcı firmanın unvan/VKN bilgisi de XML'e yazılmıyor, yani "ya da kargo lojistik firması" dalı çıktıda karşılıksız. Taslak → onay → gönderim yaşam döngüsü, GİB durum kodları, e-İrsaliye yanıtı ve DeCA tarafındaki PDF+karekod üretimi de uygulamada yok.
Son olarak bir kurulum uyarısı, çünkü bu yazının konusuyla doğrudan ilgili. Taşıyıcı bilgileri belgeye kopyalanarak dondurulmuyor; karttan ilişkilendirilerek geliyor. Pratik sonucu şudur: sevkiyat tamamlandıktan sonra taşıyıcı kartındaki plakayı değiştirirseniz, geçmiş belgelerde görünen plaka da değişir. Doğru pratik, mevcut kartı düzenlemek yerine yeni bir taşıyıcı kartı açmaktır. Aynı isimli iki kart tuhaf görünebilir, ama geçmişi geriye dönük değiştiren bir kayıttan iyidir.
Özet: belge aracın adını taşır
Altı satırda toparlayalım. Bir: belgedeki taşıyıcı satırı, malı kimin götürdüğünü söyleyen tek yazılı cevaptır. İki: mal sizin aracınızla çıkıyorsa araç ve şoför, kargo firmasıyla çıkıyorsa firma yazılır. Üç: şoför alanı dolgu rakam kabul etmez; bilinmiyorsa belge kapatılmaz. Dört: bilgi yükleme anında yoksa belge taslak kalır, sevkiyat başlarken tamamlanır ve onaylanır — onaylanmamış bir çıktı belge değildir. Beş: araç değişirse müdahale edilecek an belge kapanmadan öncesidir; kapandıktan sonra iş kâğıdın değil sistemin meselesidir. Altı: çıktının üstüne kalemle yazmak hiçbir yerde bir düzeltme değildir.
Baştaki teze dönerek bitirelim: belgedeki plaka bir formalite değil, sevkiyatın kimliğidir. Bu satırı doğru doldurmanın yolu daha dikkatli olmaktan değil, onu hatırlanacak bir şey olmaktan çıkarıp seçilecek bir kayda dönüştürmekten geçiyor. Rampada beş dakikanız varken hafızaya güvenmek, hafızanın hatası değil kurgunun hatasıdır.