Sevk irsaliyesi, malın satıcının deposundan çıkıp alıcıya ulaşana kadar yolda olduğunu gösteren belgedir. Sevkiyat irsaliyesi diye de aranan bu belge, yükleme listesiyle sık karıştırılır; oysa yükleme listesi neyin gittiğini anlatır, irsaliye ise malın hareket ettiğini belgeler. Bu yazıda konuyu muhasebe masasından değil, depo rampasından ele alıyoruz: belge ne zaman kesilir, hangi alanlar doldurulur, kaç nüsha gider ve rampada bir şey değişirse ne olur?
Not: irsaliye ve fatura düzenleme yükümlülükleri mevzuata tabidir; kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.
Sevk irsaliyesi ne zaman düzenlenir?
Genel kural tek cümleyle özetlenir: belge, mal fiilen sevk edilmeden önce düzenlenir ve malı taşıyan araçta bulunur. Yani araç yola çıktıktan sonra ofiste tamamlanan bir belge, amacını çoktan kaçırmıştır.
Belgeyi yalnızca satışa bağlamak da yaygın bir hatadır. Mal fiziken yer değiştiriyorsa belge gerekir: kendi şubeleriniz ya da depolarınız arasındaki transferler, müşteriye gönderilen numuneler, konsinye sevkiyatlar ve alıcıdan geri dönen iadeler bunların başında gelir. Bu hallerde ortada fatura yoktur ama mal yoldadır ve yolda olduğunu gösteren bir belge taşır.
İrsaliyede bulunması gereken bilgiler
Türkiye'de asgari içerik Vergi Usul Kanunu'nda belirlenmiştir. Sahada işe yarayan bir belge ise bu asgarinin biraz üzerine çıkar. Önce zorunlu çekirdek:
- Gönderenin ve alıcının adı, unvanı, adresi ve vergi bilgileri.
- Belgenin sıra numarası ve düzenleme (tanzim) tarihi.
- Malın cinsi ve miktarı.
- Malın fiilen sevk edildiği tarih.
- Malın nereye ve kime gönderildiği, yani teslim adresi.
Bunların yanına sahada üç satır daha eklenir: taşıyıcı firma, plaka ve şoför bilgisi; toplam koli adedi; toplam ağırlık. Mevzuatın aradığı asgari içeriğin parçası olmasalar da belgeyi rampada gerçekten kullanılabilir kılan satırlar bunlardır. Plakasız bir irsaliye, teslimat tartışmaya düştüğünde hangi araçtan bahsedildiğini söyleyemez.
Bedel ve fiyat yazılır mı?
Hayır, sevk irsaliyesinde fiyat ve bedel bilgileri aranmaz. Belge "ne hareket etti" sorusunu cevaplar, "ne kadar tutuyor" sorusunu değil; tutar faturanın işidir. Fiyat yazmak belgeyi geçersiz kılmaz ama gereksizdir ve çoğu işletme bunu bilerek yapmaz: irsaliyeyi depo görevlisi, şoför ve alıcının ambar personeli okur, ticari koşulları görmelerine gerek yoktur.
Kaç nüsha düzenlenir, hangisi araçta kalır?
Türkiye'de kural nettir: sevk irsaliyesi en az üç nüsha düzenlenir ve en az iki nüshası malı taşıyan taşıtta bulundurulur. Üç nüshadan az düzenlenen bir irsaliye hiç düzenlenmemiş sayılır — yani "nasılsa bir kopya yeter" pratiği belgeyi baştan geçersiz kılar.
Pratikteki dağılım şöyle işler: bir nüsha alıcıda kalır, bir nüsha alıcının imzasıyla geri döner ve düzenleyende arşivlenir, bir nüsha da düzenleyenin dosyasında durur. Geri dönen imzalı nüsha teslim kanıtıdır; onu sevkiyat kaydıyla ilişkilendirmeden klasöre atmak, aylar sonra bir teslimat tartışmaya düştüğünde saatlerce arama demektir. İmzalı nüshanın kim tarafından, hangi tarihte teslim alındığı okunaklı yazılsın.
Sahada en çok hata yapılan alan: fiili sevk tarihi
Belgenin düzenleme tarihi ile malın fiilen sevk edildiği tarih aynı şey değildir ve irsaliyede ikisi ayrı ayrı yer alır. Aynı güne denk gelseler bile ikisi de yazılır; boş bırakılan bir tarih alanı belgeyi tartışmalı hale getirir.
Bu ayrım depoda somut bir soruna karşılık gelir. Belgeler genelde sabah merkezde toplu olarak basılır, araçlar ise öğleden sonra ya da akşam çıkar. Belge sabah basıldığı için düzenleme tarihi sabahındır; fiili sevk tarihi ise aracın gerçekten hareket ettiği andır. Merkezde önceden basılan bir belgede fiili sevk tarihinin sonradan, sevk anında doldurulması olağan bir uygulamadır.
İki tuzak burada saklıdır. Birincisi, araç o gün çıkmayıp ertesi güne kaldığında belgedeki fiili sevk tarihinin güncellenmemesi. İkincisi, sevk saatinin hiç tutulmaması: mevzuat belge üzerinde saat aramasa da, saati kaydeden işletmeler "mal saat kaçta çıktı, kaçta teslim edildi" tartışmalarını dakikalar içinde kapatır. Sevk saatini belgeye yazmasanız bile kaydınızda tutun.
Yükleme emrinden irsaliyeye: sahadaki doğru sıra
Sevkiyat tek bir belge değil, birbirini besleyen bir belge zinciridir ve sırası tesadüfi değildir. Zinciri tersten kurmak, yani irsaliyeyi paketleme bitmeden kesmek, sahadaki hataların büyük kısmının kaynağıdır.
- Sipariş kesinleşir: ne satıldığı ve hangi kalemlerin sevk edileceği belirlenir.
- Yükleme (sevk) emri açılır: bu sevkiyata hangi siparişlerin gireceği ve aracın ne zaman kalkacağı burada belirlenir.
- Koliler paketlenir ve numaralanır, her koliye barkodlu etiket basılır — barkodlu koli etiketini basma adımları ayrı bir yazıda anlatılıyor.
- Yükleme listesi hazırlanır: hangi kalem hangi kolide, toplam koli adedi ve ağırlık ne kadar. Yükleme Listesi (Packing List) Nasıl Hazırlanır?
- Sevk irsaliyesi düzenlenir: taraflar, mal bilgisi, taşıyıcı ve plaka, toplam koli adedi ve fiili sevk tarihi belgeye yazılır, araç çıkar.
İrsaliyenin neden en sonda olduğu bu sırada görünür: toplam koli adedi ve toplam ağırlık ancak paketleme bittiğinde kesinleşir. Belgeyi önce keserseniz, o iki satırı tahminle doldurmuş olursunuz ve tahmin tutmadığında belge ile araçtaki yük birbirini tutmaz.
Rampada miktar değişirse ne yapılır?
Belge kesildi, sonra bir koli araca sığmadı ya da son anda bir koli daha eklendi. Bu sahada nadir değil, sık. Cevap aracın nerede olduğuna bağlı.
Araç henüz çıkmadıysa belgeyi düzeltin, aracı çıkarmadan. En temiz yol belgeyi yeniden düzenlemek ve eskisini iptal kaydıyla saklamaktır. Belge üzerinde düzeltme yapılacaksa, düzeltmenin belgenin aslında ve bütün nüshalarında aynı şekilde, eski değer okunacak biçimde ve kaşe/imza ile yapılması beklenir; nasıl davranacağınızı kendi durumunuz için mali müşavirinize sorun. Kritik nokta operasyoneldir: belgedeki toplam koli adedi ve toplam ağırlık, araca fiilen yüklenenle birebir aynı olmalıdır.
Araç yola çıktıysa belgeyi geriye dönük düzeltmeye çalışmayın. Eksik ya da fazla teslim, teslim anında karşı tarafla birlikte tutanaklanır: alıcı, imzaladığı nüshaya farkı yazar ve iki taraf da aynı sayıyı görür. Fark daha sonra iade ya da ek sevkiyatla kapatılır. Bu düzeltmelerin izinin elle tutulan bir tabloda kalmadığını Excel ile Sevkiyat Takibi Neden Yetmez? yazısında ele almıştık.
İrsaliye ile fatura arasındaki bağ
İrsaliye malın hareket ettiğini, fatura ise bu hareketin bedelini gösterir. Türkiye'de fatura, malın tesliminden itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir; bu süre içinde düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır. İki belge arasındaki bağ, faturaya ilgili irsaliyenin numarası ve tarihi yazılarak kurulur — mutabakat zamanı en çok işe yarayan alan budur.
Türkiye'de üçüncü bir yol daha vardır: irsaliyeli fatura. Tek belge hem sevk irsaliyesi hem fatura yerine geçer, yani mal ve belge aynı anda gider. Düzenli müşteriye sabit fiyatla sevkiyat yapıyorsanız bu bir belgeyi ortadan kaldırır; fiyat sevk anında belli değilse işinize yaramaz. Üç belgenin — yükleme listesi, irsaliye, fatura — hangi soruya cevap verdiğini Yükleme Listesi (Packing List) Nasıl Hazırlanır? yazısında karşılaştırmıştık.
Kağıt irsaliye mi, e-İrsaliye mi? Kim zorunlu?
e-İrsaliye'nin ön şartı e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmaktır; e-Fatura mükellefi değilseniz e-İrsaliye de düzenleyemezsiniz. Kapsam, yuvarlanan bir brüt satış hasılatı eşiğiyle genişliyor: 2024 veya 2025 hesap döneminde brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan e-Fatura mükellefleri için zorunluluk 1 Temmuz 2026'da başladı. Akaryakıt, maden, demir-çelik gibi bazı sektörlerde ciro eşiğine bakılmaksızın zorunluluk uygulanıyor. Eşikler ve tarihler tebliğlerle değiştiği için güncel durumu mali müşavirinizle teyit edin. Kapsam dışındaysanız kağıt irsaliye geçerliliğini koruyor.
Entegrasyon tarafını — format, entegratör seçimi, ERP bağlantısı — ayrı bir yazıda ele alacağız.
Eşik sizi kapsıyorsa ne yapmalısınız?
- Mali müşavirinize sorun: kapsamda mısınız ve hangi tarihten itibaren?
- e-Fatura kaydınızı kontrol edin; ön şart budur.
- Belge akışınızı hazırlayın: irsaliye verisinin nereden geldiğini ve kimin doldurduğunu bugünden netleştirin.
Belgeyi kayıttan üretmek ne değiştirir?
Smartifie Logistic'te irsaliye ayrı bir belge olarak elle yazılmaz; yükleme emrinden üretilir. Koli adedi, toplam net ve brüt ağırlık, taşıyıcı, plaka ve şoför bilgisi aynı kayıttan gelir. Belgenin düzenleme tarihi ile fiili sevk tarihi ve saati ayrı alanlardır, yani araç ertesi güne kaldığında belgeyi baştan yazmanız gerekmez. Aynı kayıttan PDF çıktısı alabilir, Excel'e aktarabilir ve UBL-TR biçiminde e-İrsaliye XML'i dışa aktarabilirsiniz.
Windows masaüstünde ve web tarayıcısında çalışır; arayüz mobil uyumludur, yani rampada telefondan da kullanabilirsiniz.