Yükleme listesi, bir sevkiyatta neyin, hangi kolide, ne kadar ve ne ağırlıkta gittiğini gösteren belgedir. Türkçede çeki listesi ya da koli listesi de denir. Doğru hazırlanmış bir liste, malın karşı tarafta sayılmasını dakikalar meselesine indirir; eksik hazırlanmış bir liste ise aracı rampada bekletir.
Yükleme listesi ne işe yarar?
Üç tarafın işini kolaylaştırır. Depo, hangi kolinin hangi siparişe ait olduğunu listeden görür. Nakliyeci, toplam koli adedi ve ağırlıkla aracını doğru planlar. Alıcı ise malı teslim alırken listeye bakarak sayar; eksik varsa hangi kolide olduğunu anında söyler. Belge yoksa bu üç iş de telefonla ve tahminle yürür.
Hangi alanlar bulunmalı?
Sektöre göre ayrıntı değişse de altı grup neredeyse her yükleme listesinde bulunur. Yurt dışı sevkiyatlarda ağırlık ve hacim bilgisi ayrıca önem kazanır, çünkü nakliyeci ve gümrük bu satırları okur.
Bunlar belgenin alanlarıdır; kolinin üstündeki etiket ise ayrı bir karardır ve aynı listeyi taşımaz. Ayrı yazıda ele aldık: kolinin üstündeki etikete hangi alanlar girer
İhracat sevkiyatlarında listedeki koli numarası ile net/brüt ağırlık, kolinin üstüne de basılır ve iki yerde birebir aynı olmak zorundadır. O tarafı ayrı bir yazıda ele aldık: koli üzerindeki işaretler.
İhracat listelerinde bu alanların başlıkları çoğu zaman kısaltmayla yazılır: CTNS, PCS, N.W., G.W., MEAS, C/NO. Hangi kısaltmanın hangi belgeye ait olduğunu ve iki belge tutmadığında ne yapılacağını ayrı bir yazıda topladık: listedeki kısaltmalar ne anlama geliyor.
Yükleme listesi, irsaliye ve fatura aynı şey değildir
En sık karşılaştığımız karışıklık bu. Üç belge farklı sorulara cevap verir ve biri diğerinin yerine geçmez. Yükleme listesine tutar yazmak, faturaya koli numarası koymak ikisini de kullanışsız hale getirir.
Zincirin bir sonraki halkasını, yani malın yola çıktığını belgeleyen kağıdı ayrıntılı ele aldığımız yazı: Sevk İrsaliyesi Nasıl Düzenlenir?
Listeyi karşı taraf da okur: sayım tutmadığında ya da bir koli hasarlıysa listeyi alan taraf onunla ne yapar sorusunu ayrı bir yazıda ele aldık.
Not: irsaliye ve fatura düzenleme yükümlülükleri mevzuata tabidir; kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.
Adım adım hazırlama
Sıra önemlidir: ambalajlama bitmeden liste yazılmaz. Sahada en çok kaybedilen zaman, listeyi önce yazıp sonra paketlemeye çalışmaktan doğar.
- Sevkiyata girecek siparişleri ve kalemleri kesinleştirin.
- Kalemleri kolilere yerleştirin ve her koliye bir numara verin.
- Her koli için net ve brüt ağırlığı, gerekiyorsa ölçüyü kaydedin.
- Kalem–koli eşleşmesini listeye işleyin: hangi üründen kaç adet hangi kolide.
- Toplam koli, toplam net ve brüt ağırlık satırlarını ekleyip listeyi imzalayın.
Sık yapılan beş hata
- Koli numarası vermemek. Numara yoksa eksik çıkan kalemin hangi kolide olduğu bulunamaz.
- Net ile brüt ağırlığı karıştırmak. Nakliye faturası brüt üzerinden kesilir.
- Son dakika değişikliğini listeye işlememek. Bir koli eklendiğinde toplam satırı da değişmelidir.
- Listeyi ambalajlamadan önce yazmak.
- Listeyi yalnızca dosyada tutmak. Bir kopyası sevkiyatla birlikte gitmeli.
Excel'de hazırlıyorsanız
Düşük hacimde Excel yeterlidir. Ama liste sipariş verisinden kopuk olduğu için, sipariş değiştiğinde listeyi elle güncellemeniz gerekir ve bu adım en çok atlanan adımdır. Excel'in sevkiyatta nerede tıkandığını Excel ile Sevkiyat Takibi Neden Yetmez? yazısında ayrıntılı anlatmıştık.
Ambalajlamadan önceki adımı, yani depoda ne toplanacağını gösteren belgeyi merak ediyorsanız Sipariş Toplama Listesi (Picking List) Nedir? yazısına bakabilirsiniz.
Listedeki koli numaralarını ve ağırlıkları kolinin üstüne de yazmanız gerekiyorsa, bu sitede ücretsiz bir koli etiketi üreticisi var: alıcı, sipariş numarası, koli sırası, net ve brüt ağırlık ve ölçü alanlarını doldurup yazdırılabilir PDF olarak indiriyorsunuz - 120 kolinin etiketi tek dosyada ve numaraları otomatik verilmiş oluyor. Üyelik istemez, girdiğiniz veri sunucuya gitmez. Koli etiketi oluşturucu.
Listeyi kayıttan üretmek ne değiştirir?
Yükleme listesi ayrı bir tablo olmaktan çıkıp sevkiyat kaydının bir çıktısı haline geldiğinde, sipariş değiştiğinde liste de değişir. Smartifie Logistic'te kalemler, koli numaraları ve paket adetleri aynı kayıtta durur; yükleme emrinden liste ve barkodlu koli etiketi aynı veriden üretilir. Böylece "listede 12 koli yazıyor ama araca 13 yüklendi" durumu ortaya çıkmaz.
Windows masaüstünde ve web tarayıcısında çalışır; arayüz mobil uyumludur, yani depoda telefondan da kullanabilirsiniz.
Listedeki koliler palete dizildiğinde ise başka bir soru başlıyor: palet hasarında kim sorumlu ve kamyon hareket etmeden önce hangi kaydın tutulduğu.