Alıcınızın tedarikçi kılavuzunda "shipping marks" başlıklı bir sayfa var, koli üreticiniz "biz basarız, siz ne yazacağınızı söyleyin" diyor ve aradığınız her yazı size başka bir "zorunlu bilgiler" listesi veriyor. Bu yazının çıkış noktası şu: o listelerin çoğunun dayanağı yok. Kolinin üstüne basılan bilgilerin çok azı mevzuattan gelir; geri kalanını satış sözleşmeniz, akreditif şartlarınız ve müşterinin kendi tedarikçi kılavuzu belirler. Aşağıda önce kolinin üstündeki üç bloğu tanımlıyoruz - main mark, side mark ve elleçleme işaretleri -, sonra gerçekten mevzuattan gelen işaretleri tek tek ve kaynağıyla sayıyoruz, en sonda da bu değerlerin neden elle değil kayıttan üretilmesi gerektiğine geliyoruz.
Etiket mi, işaret mi? İkisi aynı şey değil
Türkçede ikisine birden "koli üstü bilgi" deniyor ve karışıklık burada başlıyor. Yapıştırılan etiket ayrı bir şeydir: üzerinde barkod vardır, makineye konuşur, çoğunlukla iç akışınızı ve son teslimatı yönetir, sevkiyat bittiğinde işlevini de bitirir. İşaret (mark) ise kolinin üstüne basılan, şablonla vurulan ya da doğrudan oluklu mukavvaya yazdırılan bloktur; insana konuşur, limanda ve antrepoda gözle okunur, gümrük kontrolünde belgeyle karşılaştırılır. Biri düşer ya da ıslanırsa diğeri hâlâ oradadır - zaten ikisinin birlikte bulunmasının nedeni de budur.
Bu yazı yalnız işaret tarafını anlatıyor. Yapıştırılan etikete hangi alanların girdiğini, barkodun ne taşıması gerektiğini ve o tarafın kararlarını ayrı bir yazıda ele almıştık: Koli Barkod Etiketinde Hangi Bilgiler Olmalı?.
Main mark: kolinin geniş yüzüne ne yazılır
Main mark, kolinin en geniş yüzüne basılan ve sevkiyatı tek bakışta tanımlayan bloktur. Amacı basittir: bir konteyner boşaltılırken hangi kolinin kime ait olduğunu, insanın uzaktan okuyabilmesi. İçeriği de bu amaca göre seçilir ve dört satırı geçmemesi işe yarar.
- Alıcı kısaltması veya alıcı kodu. Çoğu tedarikçi kılavuzu burada tam unvan değil, üç-dört harflik bir kod ister. Kodun ne olacağı size değil alıcıya bağlıdır; sipariş aşamasında sorulmadıysa sonradan sorulmak zorunda kalınır.
- Sipariş referansı. Alıcının kendi satın alma sipariş numarası (PO). Sizin kendi sipariş numaranız değil - karşı taraf kolinizi kendi sisteminde ancak kendi numarasıyla bulur.
- Varış ülkesi ve limanı / boşaltma yeri. Aktarmalı sevkiyatta bu satır bir kolinin yanlış yığına gitmesini engelleyen tek şeydir.
- Koli sırası. Kaçıncı koli, kaç kolinin kaçıncısı. Aşağıda ayrıca ele alıyoruz.
Bu dört satırın hiçbiri bir yönetmelikten gelmiyor. Hepsi ya alıcının tedarikçi kılavuzundan, ya satış sözleşmesinden, ya da akreditif şartlarından geliyor. Dolayısıyla "standart main mark formatı" diye bir şey yoktur; alıcıdan alıcıya değişir ve değişmesi normaldir. Sizin işiniz o formatı uydurmak değil, sipariş aşamasında yazılı olarak almaktır.
Koli sırası bu blokta da vardır
Koli sırası (x/y biçimi) hem main mark'ta hem de çoğu zaman side mark'ta tekrarlanır - bu tekrar kasıtlıdır, çünkü kolinin hangi yüzünün görüneceği yığına göre değişir. Bu alanın neden bu kadar kritik olduğunu ve eksikliğinin mal kabulde neye yol açtığını burada tekrar anlatmıyoruz; ayrı bir yazının konusu: Koli Barkod Etiketinde Hangi Bilgiler Olmalı?.
Side mark: dar yüze ne yazılır (N.W. / G.W. / MEAS)
Side mark, kolinin dar yüzüne basılan ve ağırlık-ölçü bilgisini taşıyan bloktur. Main mark "bu koli kimin" sorusuna, side mark "bu koli ne kadar ağır ve ne kadar yer kaplıyor" sorusuna cevap verir. Okuyucusu farklıdır: forklift operatörü, istifçi, nakliyecinin ölçü alan elemanı ve gümrükte beyanı karşılaştıran memur.
Bu blokta üç kısaltma neredeyse evrenseldir ve ne anlama geldiklerini bilmek gerekir:
- N.W. - net weight, net ağırlık: yalnız eşyanın ağırlığı, ambalaj hariç.
- G.W. - gross weight, brüt ağırlık: eşya artı ambalaj, yani kolinin kantardaki ağırlığı.
- MEAS - measurement: kolinin dış ölçüleri (boy × en × yükseklik) ve buradan çıkan hacim.
Burada tek bir kural vardır ve o kural biçimle değil tutarlılıkla ilgilidir: kolinin üstündeki bu üç değer, çeki listesindeki değerlerle aynı olmak zorundadır. Ondalık ayracı, birim ve yuvarlama dahil. Bu değerlerin listede nasıl kurulduğunu ayrı bir yazıda anlatmıştık: Yükleme Listesi (Packing List) Nasıl Hazırlanır?.
Sayısal bir "standart side mark formatı" aramayın - yok. Kısaltmalar yerleşiktir, sıralama ve birim tercihi ise alıcının kılavuzuna kalmıştır.
Elleçleme işaretleri: sembolün bir standardı var
"Kırılır", "bu taraf yukarı", "nemden koruyunuz" sembolleri uydurulmuş çizimler değil. Bunların standardı ISO 780'dir: dağıtım ambalajı üzerinde elleçleme ve depolama talimatını anlatan grafik semboller standardı. Yürürlükteki edisyon ISO 780:2015'tir ve kapsamı her tür eşyayı içerir; ancak tehlikeli maddelere özgü talimatları kapsamaz - onların kendi işaretleme rejimi vardır (standardın katalog kaydı).
Sembolün metne üstünlüğü tek bir sebepten: dil bağımsızdır. Limanda kolinizi elleyen kişinin sizin dilinizi bilmesi gerekmez, sembolü bilmesi yeter. Bunun karşılığında iki pratik uyarı var. Birincisi, standardın kendisi ücretli bir yayındır; internette dolaşan sembol görselleri her zaman güncel edisyonla birebir değildir. İkincisi, sembolü koymanız "dikkatli taşınacak" garantisi değil, talimatın verildiğinin göstergesidir. Hangi sembolleri basacağınızı internetten toplamak yerine müşterinin tedarikçi kılavuzundan ya da standardın kendisinden doğrulayın.
Gerçekten zorunlu olan işaretler hangileri?
Buraya kadar anlatılan her şey sözleşmeden geliyordu. Şimdi mevzuattan gelen tarafa bakalım - ve listenin ne kadar kısa olduğuna dikkat edin. Aşağıdaki üç örnek, kolinin üstündeki zorunluluğun genel değil <strong>konu bazlı</strong> olduğunu gösteriyor: bir işaret ya varış ülkesinin ithalat rejiminden, ya ambalaj malzemesinden, ya da eşyanın kendisinden doğuyor.
Menşe işareti - ABD'ye ithalatta
ABD gümrük mevzuatında kabın kendisini ilgilendiren açık bir kural var. Eşya işaretleme yükümlülüğünden muafsa, o eşyanın nihai alıcının eline ulaştığı en dış kap, eşyanın menşe ülkesini gösterecek şekilde işaretlenir. Ayrıca kaplar kendileri de ithal eşya olarak vergisel işlem görüyorsa, kendi menşe ülkelerini de göstermek zorundadır (19 CFR § 134.22).
Buradaki cümleyi ülkeyle birlikte okuyun. Bu ABD'ye ithalat kuralıdır; "her ülkede kolinin üstüne menşe yazmak zorunludur" demek değildir. Başka bir varış ülkesine gönderiyorsanız o ülkenin kendi rejimine bakmanız gerekir.
Ahşap ambalaj işareti
İkinci zorunluluk eşyadan değil ambalajdan doğar. Ahşap palet, sandık, kafes ya da takoz kullanan bir sevkiyatta ambalajın üzerinde, ilgili ülkenin bitki sağlığı otoritesince verilmiş ve iki harfli ISO ülke kodunu taşıyan bir işaret bulunmalıdır; bu işaret ambalajı üreten tesisi ve uygulanan işlemi tanımlar (GOV.UK, ahşap ambalaj malzemesi rehberi). Yani bu işaret sizin bastığınız bir şey değildir - ambalajı aldığınız tedarikçinin üzerinde gelmiş olması gerekir. Yükleme öncesi kontrol edilecek şey de budur: paletin üstünde işaret var mı?
Ahşap ambalajın işaretinden fazlası - istif, bağlama, hasar hâlinde sorumluluğun kimde olduğu - bu yazının konusu değil; ayrı bir yazıda ele aldık: palet yüklemesinde hasardan kim sorumlu.
Tehlikeli madde: ayrı bir rejim
Eşyanız tehlikeli madde kapsamındaysa işaretleme kuralları bu yazının anlattığı yerden gelmez. Karayolunda ADR, denizyolunda IMDG kendi işaretleme ve etiketleme rejimlerini getirir ve bu rejimler main mark / side mark mantığından bağımsızdır. Burada sınırı çizmekle yetiniyoruz: kapsamdaysanız doğru kaynak taşıma moduna göre o mevzuattır, bu yazı değildir.
Bölümün özeti tek cümle: gerçekten zorunlu olan işaret azdır ve konu bazlıdır; geri kalan her şey sözleşmedir. Bu yazı hukuki tavsiye değildir - kendi ürün grubunuz ve varış ülkeniz için bağlayıcı kuralı gümrük müşavirinizle ya da ilgili otoritenin kendi metninden doğrulayın.
Adı yazmamak: nötr (anonim) işaretleme
Sık sorulan bir soru: kutunun üstünde içinde ne olduğu yazmalı mı? Değerli ve kolay taşınabilir mallarda yaygın pratik yazmamaktır. "Cep telefonu" yazan bir koli, limanda bekleyen bir yığında diğerlerinden ayrılır; bunun yerine ürün adı yerine bir kod kullanılır ve o kodun karşılığı yalnız belgede durur. Bu tercihe nötr ya da anonim işaretleme deniyor.
Burada belgeli kredi tarafında sık karıştırılan bir nokta var ve kimse net söylemiyor: akreditifte "anonim ambalaj" ya da "markasız ambalaj" şartı görürseniz, bu şart ticari markayı hedefler - kolinin üstünde satıcının markasının görünmemesini ister. Sevkiyat işaretinin kendisini yasaklamaz. Milletlerarası Ticaret Odası'nın İspanya komitesinin bu konudaki görüşü (Consulta 57 - Embalaje anónimo o sin marcas) tam bunu söylüyor: sevkiyat işaretinin işlevi paketlerin taşıma ve teslim amacıyla tanımlanmasıdır, dolayısıyla amirin/alıcının adını taşıması bu şartla çelişmez.
Pratik sonuç: nötr işaretleme "kolinin üstü boş kalsın" demek değildir. Alıcı kodu, sipariş referansı, varış yeri ve koli sırası kalır; giden şey ürünün ne olduğu ve satıcının markasıdır. Yine de akreditif metninde tam olarak ne istendiğini bankanızla teyit edin - şartın lafzı işlemden işleme değişir.
İşaretler belgeyle tutmazsa ne olur
Kolinin üstündeki referans, çeki listesindeki referans ve konşimentodaki referans aynı şeyi göstermek zorundadır. Sorun neredeyse hiçbir zaman "tamamen farklı bir numara yazılması" değildir; sorun küçük farklardır. Bir belgede tire var, diğerinde yok. Birinde eğik çizgi, diğerinde boşluk. Birinde baştaki sıfırlar korunmuş, diğerinde düşmüş. İnsan bunları aynı referans olarak okur; kayıt ve kontrol iki ayrı referans olarak okur.
Mekanizma bu yüzden biçim değil tekrar sorunudur. Aynı ağırlık dört yerde dört kez elle yazıldığında, dördünün de aynı kalması kişiye bağlıdır. Ve fark ortaya çıktığında bu rampada fark edilmez - koli çoktan yola çıkmıştır. Fark, belgelerin karşılaştırıldığı yerde, yani gümrükte ya da alıcının mal kabulünde ortaya çıkar; oradaki maliyet ise zaman maliyetidir. Zincirin belge tarafındaki halkasını ayrı bir yazıda ele almıştık: Yükleme Listesi (Packing List) Nasıl Hazırlanır?.
İşaret nereye, nasıl basılır
Uygulamada üç yol var ve seçim adet, koli tipi ve tesisin donanımına göre yapılır. <strong>Şablon (stencil)</strong> düşük adette ve ahşap sandıkta hâlâ en dayanıklı yöntemdir; sarf malzemesi ucuzdur, hazırlığı yavaştır. <strong>Mürekkep püskürtmeli baskı</strong> hat üzerinde çalışır, değişken veriyi (koli sırası gibi) otomatik değiştirebilir, ama oluklu mukavvanın yüzeyine ve mürekkebin kurumasına duyarlıdır. <strong>Büyük formatlı baskı</strong> ise işaret bloğunu ayrı bir yüzey olarak üretip koliye uygular; en okunaklı sonucu verir, en pahalı olanıdır.
Yöntemden bağımsız iki pratik ölçüt kalıyor. Birincisi kalıcılık: işaret nemde, sürtünmede ve elleçlemede okunur kalmalıdır - bu yüzden kurşun kalem, tükenmez ve suda çözünen mürekkep işaret için kullanılmaz. İkincisi görünürlük: kolinin hangi yüzlerinin göründüğü istifleme biçimine göre değişir, dolayısıyla "hangi yüzlere basılacağı" sorusunun tek doğru cevabı yoktur. Kendi ambalaj ve istif düzeninize bakıp o düzende yığının dışına bakan yüzleri seçmek doğru yaklaşımdır. Alıcının tedarikçi kılavuzu bu konuda bir kural koyuyorsa o kural sizinkinden önce gelir.
İşaretleri kayıttan üretmek ne değiştirir
Sınırı baştan koyalım, çünkü bu yazının satacak bir çözümü yok: Smartifie Logistic main mark / side mark bloğu üretmez. Serbest metin bir işaret alanı, şablon çıktısı, doğrudan koli üzerine baskı, ISO 780 sembol basımı, ahşap ambalaj işareti ya da menşe işareti üretimi yoktur. Uygulamada geçen "Country of Origin" alanı da müşteri kartındaki ülke alanıdır - eşyanın menşei değildir ve menşe işareti olarak kullanılamaz. Bu yazıdaki işaretleme işlerinin hiçbiri uygulamayla yapılmıyor.
Elimizde olan şey bir adım öncesidir ve bu yazının asıl derdiyle örtüşür: side mark'a giren üç değer zaten kayıtta duruyor. Net ağırlık, brüt ağırlık ve hacim çeki listesi kaydının alanlarıdır; paket numarası, toplam paket adedi, GTİP/HS kodu ve müşterinin sipariş kodu da aynı kayıtta bulunur. Yani kolinin üstüne yazılacak değerler, ikinci kez üretilmesi gereken veriler değil - bir yerde zaten duran verilerdir. Aynı kayıttan çeki listesi çıktısı alınır ve sipariş kaydından etiket basılır; etikette hangi alanın görüneceği satır satır ayarlanabilir.
Ağırlık ve hacim o etiketin satır seçenekleri arasında değildir - veri çeki listesinde durur, etikette değil. Etiket basımının nasıl çalıştığını ayrı bir sayfada anlattık: Sevkiyat etiketi nasıl basılır?.
Kapanış cümlesi yazının başladığı yere dönüyor: kolinin üstündeki bilginin çoğu kanundan değil sözleşmeden geliyor, dolayısıyla "zorunlu liste" aramak yerine yapılacak iki iş var. Birincisi, gerçekten bağlayıcı olan az sayıdaki işareti kendi ürününüz ve varış ülkeniz için doğrulamak. İkincisi, sözleşmeden gelen değerleri elle ikinci kez yazmak yerine zaten durdukları kayıttan almak.