Koli etiketi, kolinin üstüne yapıştırılmış küçük bir kağıt gibi görünür; oysa bir sevkiyatta en çok okunan yüzey odur. İrsaliyeye bir kez bakılır, yükleme listesine birkaç kez; koli etiketi ise paketlemeden mal kabule kadar her elde yeniden okunur. Bu yazı etiketi baskı malzemesi olarak değil, veri taşıyan bir yüzey olarak ele alıyor: hangi alanlar bulunmalı, hangi alan yalnızca yer kaplar, barkoda gerçekten ne kadar veri sığar ve SSCC sizin işletmenize gerekli mi?
Not: etiketleme yükümlülükleri ürün grubunuza ve mevzuata göre değişir; kendi durumunuzu ilgili mevzuattan ya da danışmanınızdan teyit edin.
Koli etiketi kime konuşur?
Bir koli etiketinin üç ayrı okuyucusu vardır ve üçü farklı şey arar. Rampadaki insan etikete iki saniye bakar: doğru araca mı gidiyor, kaçıncı koli, dikkat edilecek bir şey var mı. El terminali ya da tarayıcı yalnız barkodu görür; onun için etiket tek bir anahtardan ibarettir. Müşterinin mal kabul sistemi ise okuttuğu şeyi kendi kaydıyla eşleştirmek ister: hangi sipariş, hangi kalem, kaç adet.
Yazının geri kalanı tek bir kurala dayanır: her alan bu üç okuyucudan birine hizmet eder. Hiçbirine hizmet etmeyen alan etiketi kirletir, okumayı yavaşlatır ve asıl gerekli bilginin punto olarak küçülmesine yol açar. Kolinin üstündeki etiket ile araçla giden kâğıt belge de karıştırılmamalıdır; ikincisi için sevk irsaliyesinin nasıl düzenlendiği ayrı bir yazıda ele alınıyor.
Koli etiketinde bulunması gereken alanlar
Önce bir ayrım: belgeye giren alanlar ile kolinin üstüne giren alanlar aynı değildir. Belge tarafını, yani hangi kalemin hangi kolide olduğunu gösteren listeyi Yükleme Listesi (Packing List) Nasıl Hazırlanır? yazısında ele almıştık. Burada konu yalnızca kolinin üstü. Alanları beş grupta düşünmek işi kolaylaştırır.
- Kimlik. Kolinin kendi numarası, yani barkodun taşıdığı anahtar. Bu numara işletme içinde benzersiz olmalıdır; iki farklı sevkiyatta aynı numarayı kullanmak, mal kabulde iki kolinin aynı kayda düşmesi demektir.
- Sipariş bağı. Sipariş numarası ve satır numarası, varsa müşterinin kendi sipariş referansı (PO numarası). Karşı taraf kolinizi kendi kaydında ancak bu iki numaradan biriyle bulur.
- Muhatap. Müşteri unvanı, şube ya da mağaza kodu, teslimat şehri ve ilçesi. Tam posta adresi her sevkiyatta gerekmez: malı kendi aracınızla ya da anlaşmalı nakliyeciyle gönderiyorsanız sürücü zaten rotayı bilir, onun ihtiyacı olan şey şube kodudur. Adresi tam yazmak yerine şube kodunu büyük yazmak, çok şubeli müşterilerde daha çok hata önler.
- İçerik. Ürün kodu, ürün adı ya da modeli, kolideki adet ve varsa konfigürasyon/varyant kodu. Aynı ürünün iki farklı varyantı aynı kutuya giriyorsa, varyant kodu olmayan etiket mal kabulde tartışma üretir.
- Taşıma. Koli sırası (x/y), ağırlık ve elleçleme uyarıları: kırılır, dik tutunuz, istiflemeyiniz. Bu grup tamamen rampadaki insan içindir ve tarayıcıya hiçbir şey söylemez — ama eksik olduğunda en pahalı hata bu gruptan çıkar.
x/y (koli sırası) neden en kritik alandır?
Üzerinde 3/5 yazan bir koli, tek başına bile bir şey söyler: bu sevkiyatta beş koli var ve bu üçüncüsü. Bu satır yoksa eksik koli teslimat anında değil, günler sonra fark edilir. O noktada kimse malın araçta mı unutulduğunu, depoda mı kaldığını, yolda mı düştüğünü bilemez; sayım tutmaz, sorumluluk kimsede kalmaz.
Kural basittir: x/y toplam koli adedi kesinleştikten sonra basılır ve kolinin üstünde okunur puntoda durur. Toplam sayı değiştiyse etiketler yeniden basılır — elle düzeltilmiş bir 4/5, sayımda hiçbir şeyi kanıtlamaz.
Ürün barkodu, koli barkodu ve lojistik etiket aynı şey değildir
Sık sorulan bir soru: ürünün üstündeki barkodu koliye de yapıştırsam olmaz mı? Olmaz, çünkü ikisi farklı soruya cevap verir. Barkod dünyası üç seviyeye ayrılır.
- Ürün seviyesi. Perakende rafındaki tekil ürünü tanımlar; GS1 dünyasında GTIN, kasada okunan hâliyle çoğunlukla EAN-13. Bu barkod "bu ne" sorusuna cevap verir ve aynı üründeki her adet aynı numarayı taşır.
- Koli / iç kutu seviyesi. İçinde belli sayıda ürün bulunan ticari birimi tanımlar; kolilerde ITF-14 ya da GS1-128 sembolojisiyle basılır. Hâlâ "bu ne, kaç adet" sorusundadır.
- Lojistik birim seviyesi. Palet ya da sevk kolisi gibi fiziksel bir birimi tekil olarak tanımlar. GS1 lojistik etiketinin taşıdığı SSCC bu seviyededir ve 18 hanelidir; aynı ürünle dolu iki palet farklı SSCC taşır, çünkü soru artık "bu ne" değil, "hangi birim".
Tek cümlelik ayrım şudur: ürün barkodu neyin olduğunu, lojistik etiket hangi fiziksel birimin olduğunu söyler. Kolinin üstüne ürün barkodunu yapıştırdığınızda, mal kabuldeki tarayıcı beş özdeş koliyi birbirinden ayıramaz.
SSCC size gerçekten gerekli mi?
Bu sorunun cevabı internette çoğunlukla "evet, zorunlu" diye veriliyor ve bu yanıltıcı. Doğru cümle şudur: SSCC zorunluluğu bir devlet zorunluluğu değil, GS1 lojistik etiketinin kendi kuralıdır. GS1 lojistik etiketi basıyorsanız o etiketin tek zorunlu unsuru SSCC'dir; lojistik etiket basmak zorunda olup olmadığınızı ise mevzuat değil, müşteriniz ya da içinde bulunduğunuz standart belirler.
Pratikte iki hal vardır. Gerekli olan hal: zincir markete ya da büyük perakendeciye mal veriyorsanız, tedarikçi kılavuzu genellikle GS1 lojistik etiketi ve buna bağlı bir sevkiyat bildirimi ister; ihracatta alıcı da aynı şeyi isteyebilir. Bu durumda GS1 üyeliği ve firma öneki gerekir, çünkü SSCC dahil tüm GS1 anahtarları o önekten türetilir. Gerekli olmayan hal: malı kendi müşterinize kendi aracınızla ya da anlaşmalı nakliyeciyle gönderiyorsanız, işletme içinde benzersiz bir dahili numaralandırma ve bunu taşıyan bir Code 128 barkod pratikte yeterlidir. Kimse sizden dışarıda geçerli bir anahtar beklemiyorsa, dış anahtar almanın operasyonel bir karşılığı yoktur.
Karar cümlesi: SSCC'yi "herkes kullanıyor" diye değil, somut bir müşteri ya da standart istediği için alın. İstendiği gün de sıfırdan başlamazsınız — koli numaralarınız zaten benzersizse, tek değişen numaranın nereden türetildiğidir.
Barkoda ne kadar veri sığar?
Etikete her şeyi yazdırma isteği en çok burada duvara toslar. Barkodun basılacağı genişlik sabittir — etiketin eni ne kadarsa o kadar. İçine ne kadar çok karakter koyarsanız, en ince çubuk (modül) o kadar incelir. Belirli bir noktadan sonra ne termal yazıcı o inceliği temiz basar, ne de okuyucu onu güvenle ayırt eder.
Somut bir örnek işi netleştirir. Sekiz alandan oluşan, yaklaşık 45 karakterlik bir yük 8,56 cm genişliğe Code 128 olarak basıldığında modül genişliği yaklaşık 0,16 mm'ye iner. Aynı yük 1,75 cm kenarlı bir QR koda konduğunda modül yaklaşık 0,53 mm olur; yani iki boyutlu sembol aynı veriyi çok daha rahat taşır. Barkodun yanına QR eklerseniz barkoda kalan genişlik 8,56 cm'den 6,56 cm'e düşer ve modül 0,12 mm'ye iner — yani bir sembol eklemek diğerini zayıflatır.
Buradan çıkan kural yazının en pratik cümlesidir: barkod, insanın okuyacağı bilgiyi taşımaz. İnsanın okuyacağı bilgi düz metin satırlarında durur; barkod yalnız kaydı bulan anahtarı taşır. Müşteri adını, adresi ve ürün açıklamasını barkoda sıkıştırmaya çalışmak, hem barkodu hem de o bilgileri okunmaz hale getirir.
Barkod mu, QR mı?
Seçim, etiketi neyin okuyacağına bağlıdır. Depoda el terminali ya da klavye girişli (HID) sabit okuyucu kullanılıyorsa lineer barkod doğal seçimdir: bu cihazlar tam olarak onun için tasarlanmıştır ve mesafeden hızlı okur. Telefon kamerasıyla okutma düşünüyorsanız aynı yükün QR hâli, yukarıdaki modül farkı nedeniyle daha rahat bir seçenektir. İkisini aynı etikete koymak ise bedava değildir; yukarıda hesabı çıkarıldı. Karar vermeden önce kendi yazıcınızla bir deneme etiketi basıp sahada kullandığınız okuyucuyla deneyin — baskı çözünürlüğü, etiket malzemesi ve okuyucu modeli sonucu birlikte belirler.
Etiket boyutu, yerleşimi ve nereye yapıştırılacağı
En yaygın koli etiketi boyu 100 x 150 mm'dir; termal yazıcı ve etiket ruloları büyük ölçüde bu ölçüye göre satılır. GS1'in lojistik etiket kılavuzu ise daha küçük birimler için A6 kompakt formatı, yani 105 x 148 mm'yi tanımlar. İkisi pratikte aynı büyüklüktedir; bu ölçüde bir alan, altı-yedi metin satırı ile bir barkoda rahatça yeter.
Yerleşim mantığı yukarıdan aşağıya işler: üstte insanın okuyacağı kimlik bilgisi (müşteri, şube, koli sırası), altta barkod. Barkodu alt kenara ya da köşeye çok yaklaştırmayın; her iki yanında boşluk kalmalı, aksi halde okuyucu sembolün başladığı yeri bulamaz. Etiket bant üstüne, koli oluğuna ya da katlanan yüzeye gelmemeli, iki yüzey arasına sarılmamalıdır — kırık bir barkod okunmaz.
Bir kural hepsinden önemlidir: kolinin üstünde okunabilir tek lojistik barkod kalmalıdır. İade dönen ya da yeniden sevk edilen kolilerde en sık yapılan hata, eski etiketin üstüne yenisini yapıştırıp eskisinin bir kısmını açıkta bırakmaktır. Tarayıcı hangi barkodu okuduğunu size söylemez; yanlış kayıt sessizce açılır. Eski etiket ya sökülür ya tamamen kapatılır. Etiketin uygulamada nasıl basıldığı ve şablonun nasıl yapılandırıldığı ayrı bir konu: Sevkiyat etiketi nasıl basılır?
Mevzuat koli etiketi için ne diyor?
Sevkiyat kolisinin üstündeki etiketin içeriğini genel olarak belirleyen bir yönetmelik yoktur. Etiketinizde ne bulunacağını iki şey belirler: müşterinizle yaptığınız sözleşme ya da onun tedarikçi kılavuzu, ve ürün grubunuza özgü mevzuat. İkincisinin başlıca örnekleri gıda ürünleri (Türk Gıda Kodeksi Gıda Etiketleme ve Tüketicileri Bilgilendirme Yönetmeliği), kimyasal madde ve karışımlar (sınıflandırma, etiketleme ve ambalajlama mevzuatı) ve tehlikeli maddelerin karayolu taşımacılığıdır (ADR). Bu düzenlemeler ürünün ve ambalajın etiketlenmesine dair kendi kurallarını getirir. Kendi ürün grubunuz için bağlayıcı kuralı mevzuattan ya da müşterinizin tedarikçi kılavuzundan doğrulayın; bu yazı hukuki tavsiye değildir.
Sahada en sık görülen beş etiket hatası
- x/y yok. Eksik koli teslimatta değil, sayım tutmayınca fark edilir; o noktada malın nerede kaybolduğunu kimse gösteremez.
- Kolide iki okunur barkod. Tarayıcı hangisini okuduğunu söylemez. Yanlış kayıt açılır, üstelik hata anında değil, mutabakatta ortaya çıkar.
- Her alanı sığdırma çabası. Etikete ne kadar çok şey koyulursa barkod o kadar daralır ve okunmaz hale gelir; hesabı yukarıda çıkarmıştık.
- Ortama uymayan etiket malzemesi. Doğrudan güneş gören ya da sıcak bir depoda bekleyen termal etiket kararır; soğuk zincirde ve nemli yüzeyde yapışkan tutmaz. Etiketi seçmeden önce kolinin nerede bekleyeceğini sorun.
- Şube ya da mağaza kodunun olmaması. Koli doğru firmaya ama yanlış şubeye gider. Çok şubeli müşterilerde en sık ve en sinir bozucu hata budur, çünkü mal teslim edilmiştir ama yanlış yerdedir.
Bu beşinin ortak yanı, hiçbirinin baskı kalitesiyle ilgili olmaması. Beşi de etikete hangi verinin nereden geldiğiyle ilgili. Etiket verisinin elle hazırlanan bir şablondan gelmesi başlı başına bir risktir; o konuyu Excel ile Sevkiyat Takibi Neden Yetmez? yazısında ele almıştık.
Etiketi kayıttan üretmek ne değiştirir?
Smartifie Logistic'te etiket ayrı bir şablona elle yazılmaz: sipariş kaydından basılır. Etiket 10 x 15 cm sayfa olarak üretilir; üzerindeki altı satırın hangi alanları göstereceğini şirketinize göre seçersiniz — model, ürün adı, ürün kodu, tip, HS kodu, müşteri unvanı, şehir, ilçe, adres, şube, sipariş numarası ya da PO numarası arasından. Satır başlıkları yerel dilin altında İngilizcesiyle birlikte basılır, yani ihracat kolisinde etiketi karşı taraf da okuyabilir.
Koli sırası ve paket adedi kaydın kendisinden gelir; barkod Code 128 olarak basılır ve sipariş numarası, satır, ürün kodu, konfigürasyon, miktar ve paket sırası bilgisini taşır. Aynı içeriğin QR hâli isteğe bağlı olarak barkodun yanına eklenebilir. En önemlisi, bu barkod yükleme sırasında aynı uygulamada okutulur: hangi siparişin hangi kolisi olduğu tek adımda bulunur ve aynı koli ikinci kez okutulduğunda sistem uyarır.
Windows masaüstünde ve web tarayıcısında çalışır; arayüz mobil uyumludur. Etiket basma ekranının adım adım kullanımı Sevkiyat etiketi nasıl basılır? yazısında.