İhracat evrakındaki kısaltmalar: CTNS, PCS, N.W., G.W. ve diğerleri

2 Eylül 2026 · Smartifie Logistic

Önünüzde bir çeki listesi ya da bir proforma duruyor ve satır başlarında tanımadığınız harf kümeleri var: CTNS, PCS, N.W., G.W., MEAS, C/NO, P/O NO. İnternette aradığınızda iki tür sayfa buluyorsunuz. Bir yanda A'dan Z'ye alfabetik kısaltma listeleri, diğer yanda tek bir kısaltmayı üç paragrafta anlatan nakliyeci yazıları. İkisi de aynı şeyi veriyor — anlamı. Vermedikleri şey ise asıl işinize yarayan bilgi: o kısaltma hangi belgede durur, o belgeyi kim okur ve iki belgede farklı bir sayı gördüğünde ne yaparsınız.

Bu yazının tezi tek cümlede duruyor: bir kısaltmanın anlamını bilmek işe yaramaz; işe yarayan şey onun hangi belgede durduğunu bilmektir. Çünkü aynı sevkiyat üç belgede üç ayrı sayıyla görünür — faturada PCS, çeki listesinde CTNS, beyannamede kap adedi — ve rampada sorun çıkaran şey kısaltmayı tanımamak değil, iki belgedeki aynı kısaltmanın farklı sayı göstermesidir. Aşağıda kısaltmaları alfabetik olarak değil, yaptıkları işe göre altı gruba ayırıyoruz ve her grubu bir soruya bağlıyoruz.

Kısaltma sorunu sözlük sorunu değil, belge sorunudur

Kısaltmaları ezberlemiş olmanıza rağmen hâlâ hata yapıyorsanız sebebi basit: bir kısaltmanın anlamı sabittir ama bağlamı sabit değildir. G.W. her belgede aynı şeyi ifade eder, fakat çeki listesindeki G.W. kolinin ağırlığıdır, taşıma belgesindeki G.W. ise gönderinin tamamının ağırlığıdır. İkisi de doğrudur, ikisi de farklı sayıdır ve ikisini yan yana koyduğunuzda "hangisi yanlış" diye sorarsanız yanlış soruyu sormuş olursunuz.

Doğru soru şudur: bu belgeyi kim okuyor ve okurken ne yapıyor? Aşağıdaki tablo kısaltmaları tanımlamıyor — hangi belgede durduklarını ve o belgenin karşısındaki kişinin onunla ne yaptığını gösteriyor. Yazının geri kalanı bu tablonun satırlarını tek tek açıyor.

Miktar: PCS, CTNS/CTN, PKGS ve beyannamedeki kap adedi

En sık gelen soru şu: "Faturada 240 yazıyor, çeki listesinde 20 yazıyor — hangisi doğru?" İkisi de doğru, çünkü iki farklı soruyu cevaplıyorlar. PCS (pieces) eşyanın adedidir: kaç tane ürün sattınız. CTNS (cartons) o eşyayı taşıyan kolinin adedidir: kaç tane kutu yüklediniz. Bir kolinin içine 12 adet giriyorsa 240 adet 20 koli eder ve iki belge birbirini tutar. Tutmadığı an, koli içi adedin bir yerde yanlış girildiği andır.

Üçüncü kısaltma PKGS (packages) daha geniştir ve tam da bu yüzden karışır: kap adedi demektir ve kapın koli olması gerekmez. Palet, sandık, çuval, bobin, varil — hepsi birer kaptır. Bir sevkiyatta 20 koli varsa ama bu 20 koli 2 palete streçlenmiş ve palet olarak teslim ediliyorsa, taşıyıcının saydığı PKGS 2 olabilir. "Kaç kap" sorusunun cevabı neyin kap sayıldığına bağlıdır ve bunu siz değil, teslim biçiminiz belirler.

Gümrük tarafında bu ayrım teknik bir öneme kavuşuyor, çünkü beyannamede sayılan şey eşya adedi değil kap adedidir. Dahası kap cinsi serbest metin değildir: Ticaret Bakanlığı beyanda kullanılacak Kap Kodları listesini yayımlar; listede her kap cinsinin bir açıklaması vardır ve beyan bu listeden seçilerek yapılır. Kodların temelinde uluslararası bir kod kümesi durur (Birleşmiş Milletler Avrupa Ekonomik Komisyonu'nun ambalaj tipi kodlarına ilişkin tavsiye kararı). Sizin için pratik sonuç şudur: müşavirinize "20 koli" demeniz yetmez, o 20 kolinin listedeki hangi kap cinsine karşılık geldiğini de bilmek gerekir.

Bu üç sayının çeki listesinde hangi sütunlara oturduğunu ve listenin geri kalanının nasıl kurulduğunu ayrı bir yazıda anlattık: çeki listesinde hangi alanlar bulunur.

CTN her zaman koli demek değildir

Türkçe aramada bu kısaltma iki bambaşka cevaba çıkıyor ve ikisini karşı karşıya koyan yok. Birincisi tanıdığınız anlam: CTN = carton, yani kolinin kendisi; çoğulu CTNS. İkincisi ise bir kutu değil, bir belge: Cargo Tracking Note, bazı varış ülkelerine yapılan sevkiyatlarda istenen yük takip notu (aynı belge ECTN, BESC, BSC kısaltmalarıyla da anılır).

Hangi ülkelerin bu belgeyi istediğini, ücretini ve nasıl alındığını burada yazmıyoruz; bu bilgiyi veren kaynakların hemen hepsi o hizmeti satan sitelerdir ve ülke listeleri sık değişir. Pratik kural şu kadar: bağlam "kaç adet" ise karton, "belge" ise yük takip notudur. Nakliyeciniz size "CTN gönder" yazdıysa ve cümlenin geri kalanında ambalaj konuşuluyorsa koli sayısını istiyor; evrak konuşuluyorsa bambaşka bir şey istiyor. Emin değilseniz tek bir soru yeter: adet mi, belge mi?

Ağırlık ve hacim: N.W., G.W., MEAS ve CBM

N.W. net ağırlık, G.W. brüt ağırlık, MEAS ise kolinin ölçüsüdür; bu üçünün kolinin üzerinde nasıl basıldığını ve neden çeki listesiyle birebir tutması gerektiğini ayrı bir yazıda anlattık — bu üç değerin koli üzerindeki karşılığı. Burada asıl açılması gereken ayrım başka: MEAS ile CBM aynı şey değildir ve belgeye hangisini yazacağınız sorusu sık sorulur.

MEAS bir ölçüdür: boy × en × yükseklik, yani üç sayı. CBM ise o ölçüden türeyen hacimdir, tek sayı ve birimi metreküptür. Aritmetiği tartışmasızdır: santimetre cinsinden boy × en × yükseklik ÷ 1.000.000 size metreküp verir. 60 × 40 × 30 cm bir koli 72.000 santimetreküp eder, bu da 0,072 m³'tür. Belgede ikisi birden bulunabilir — MEAS ölçüyü, CBM toplamı taşır — ama biri diğerinin yerine geçmez: ölçü olmadan hacmi doğrulayamazsınız, hacim olmadan yükleme planı yapamazsınız.

Bu ikisi neden bu kadar önemli? Çünkü navlun genellikle brüt ağırlık ile hacimden türeyen ağırlığın büyüğünden hesaplanır — hafif ama hacimli bir yük, kantarda az gelse de yeri doldurduğu için hacim üzerinden fiyatlanır. Ancak bu dönüşümde kullanılan katsayı taşıma moduna ve taşıyıcının kendi tarifesine göre değişir. İnternette dolaşan sabit katsayıları buraya kopyalamıyoruz; sizin için bağlayıcı olan tek sayı taşıma sözleşmenizde ya da taşıyıcınızın tarifesinde yazan sayıdır. Teklifi alırken sorulacak soru da budur: hangi katsayıyla hesapladınız?

VGM bir ağırlık kısaltması değil, bir yükümlülüktür

"G.W.'yi yazdım, VGM'yi de o karşılar mı?" Hayır. G.W. sizin ticari belgede beyan ettiğiniz brüt ağırlıktır. VGM (verified gross mass, doğrulanmış brüt kütle) ise Denizde Can Güvenliği Sözleşmesi'nin (SOLAS) getirdiği ayrı bir yükümlülüktür: dolu bir konteynerin brüt kütlesi doğrulanır ve bu değer gemiye yüklemenin şartıdır — doğrulanmış kütle bildirilmemişse konteyner gemiye yüklenmez.

Uluslararası Denizcilik Örgütü'nün kendi açıklamasına göre bu doğrulama gönderenin sorumluluğundadır, değer taşıma belgesinde beyan edilir ve gemi kaptanı ile terminal işletmecisine iletilir; doğrulama iki yöntemden biriyle yapılabilir — dolu konteynerin tartılması ya da içindeki kalemlerin toplanıp konteynerin darasının eklenmesi. Kural 1 Temmuz 2016'da yürürlüğe girdi (IMO). Ülkenizdeki uygulama ayrıntısı — hangi tartının kabul edildiği, bildirimin nereye yapıldığı — millî düzenlemeye bağlıdır ve taşıyıcınızdan teyit edilir. Buradaki asıl ders şu: aynı ağırlığı anlatan iki kısaltma, iki ayrı rejime tabi olabilir. Kısaltmanın anlamını bilmek yetmediğinin en somut örneği budur.

Kimlik kısaltmaları: P/O NO, INV NO, C/NO, ITEM NO

Bu dört alan bir miktarı ya da bir ağırlığı anlatmaz; belgeleri birbirine bağlar. Her biri iki ayrı kâğıdı aynı sevkiyata çiviler ve biri eksik olduğunda zincir tam o halkada kopar. Sırayla:

• P/O NO — purchase order number. Bu numara alıcının kendi sistemindeki anahtardır ve sizin sipariş numaranızla aynı olmak zorunda değildir; çoğu zaman değildir de. Alıcının satın alma birimi malı bu numarayla karşılar. Belgeye kendi numaranızı yazıp alıcınınkini atlarsanız, mal gümrükten çıksa bile alıcının sisteminde eşleşmeden bekler.
• INV NO — invoice number. Ticari faturayı işaretler ve ödeme tarafının tutunduğu numaradır. Çeki listesine de yazılır, çünkü listenin hangi faturaya ait olduğu ancak böyle bilinir.
• C/NO — carton number, kolinin sıra numarası. Fiziksel kutuyu işaretler ve belgedeki satırla eldeki kutuyu buluşturan tek alandır. Neden bu kadar kritik olduğunu ve hangi biçimde yazıldığını ayrı bir yazıda ele aldık: koli numarası neden en kritik alandır.
• ITEM NO — kalem numarası. Faturadaki satır ile çeki listesindeki satırı eşler. Aynı sevkiyatta üç farklı ürün varsa, hangi kolinin hangi kalemi taşıdığı ancak bu numarayla anlaşılır.

Dikkat edilecek nokta şu: bu dört alan hem belgede hem kolinin üzerinde bulunur ve iki yerde birebir aynı olmak zorundadır. Kolinin üstüne bu alanları basmanız gerekiyorsa, tek tek yazmak yerine koli etiketi oluşturucu ile bu alanları tek seferde bastırın — araç sayfası hangi alanın etikette neden bulunduğunu da tek tek anlatıyor.

Sınıflandırma: HS ve GTİP

Bu iki kısaltma sık sık aynı şeymiş gibi kullanılıyor, oysa biri diğerinin içinde duruyor. HS (Armonize Sistem) Dünya Gümrük Örgütü'nün nomanklatürüdür ve her eşya grubu altı haneli bir kodla tanımlanır; sistem beş binden fazla eşya grubu içerir (WCO). Bu altı hane dünyanın her yerinde aynıdır — Çin'deki tedarikçinizle konuştuğunuz ortak dil budur.

GTİP (Gümrük Tarife İstatistik Pozisyonu) Türkiye'de kullanılan koddur ve on iki hanelidir. Ticaret Bakanlığı'nın kendi açıklamasına göre hanelerin dağılımı şöyledir: ilk altı hane Dünya Gümrük Örgütü'nün HS kodudur, 7-8 Avrupa Birliği Kombine Nomanklatür kodu, 9-10 millî alt açılım, 11-12 ise istatistik kodudur (Ticaret Bakanlığı). Yani GTİP bir HS kodunun uzatılmış hâlidir; ilk altı hanesi kesilirse elinizde geçerli bir HS kodu kalır.

Rampa açısından işe yarayan kısım şu: karşı tarafın istediği hane sayısı ile sizin belgeye yazdığınız hane sayısı farklı olabilir ve bu bir hata değildir. Proformada ve çeki listesinde altı hane çoğu zaman yeterlidir — alıcı eşyanın ne olduğunu anlamak ister. Beyannamede ise millî kodun tamamı gerekir. Sorun, aynı sevkiyatın belgelerinde farklı altı hane görünmesidir; hane sayısının değişmesi değil, ilk altı hanenin değişmesi alarm sebebidir. Son bir not: HS kodu bir barkod değildir ve ürününüzün kimliği yerine geçmez — o tamamen ayrı bir konudur ve ürün numarasını kim tahsis eder.

Zaman ve yer: ETD/ETA, ATD/ATA, POL/POD

Bu grubun kuralı tek harfte saklı. Baştaki E = estimated, yani tahmini; A = actual, yani gerçekleşen. ETD tahmini kalkış, ETA tahmini varış; ATD gerçekleşen kalkış, ATA gerçekleşen varıştır. Aradaki fark bir yazım ayrıntısı değil, bir taahhüt farkıdır: ETA bir söz değil, bir tahmindir ve taşıyıcı onu kendi operasyonuna göre günceller.

Pratik sonucu şudur: üretim ve sevkiyat planınızı ETA'ya değil, kendi kaydınızdaki gerçekleşen tarihlere bağlayın. "ETA geçti, mal gelmedi, kimin hatası" sorusu genellikle kimsenin hatası değildir; tahmini bir tarihi kesin bir tarih gibi kullanmanın sonucudur. Aynı rota üzerinde biriken ATA kayıtları ise size gerçek bir teslim süresi verir — tahminden çok daha değerlidir.

POL (port of loading) yükleme limanı, POD (port of discharge) tahliye limanıdır. Burada en sık yapılan hata bu iki yeri teslim yeriyle karıştırmaktır: POD malın gemiden indiği limandır, malı alıcıya teslim ettiğiniz yer değildir. İkisi arasında bir kara nakliyesi, bir gümrük işlemi ve çoğu zaman bir masraf kalemi vardır. Bu ayrım sizi doğrudan bir sonraki gruba götürüyor — çünkü masrafın ve riskin nerede el değiştirdiğini belirleyen kısaltmalar bambaşka bir türden.

Teslim ve ödeme: FOB, CIF, EXW, FCA, B/L, L/C

Bu kısaltmalar da üç harflidir ama diğerleriyle aynı türden şeyler değildir ve bu yüzden ayrı tutulur. Şimdiye kadar konuştuğumuz kısaltmalar bir alanın adıydı — bir sayının ya da bir tarihin etiketi. FOB, CIF, EXW, FCA ise bir alanın adı değil, bir rejimin adıdır: belgeye yazdığınız üç harf, masrafın ve riskin kimde olduğunu değiştirir. PCS'yi yanlış yazarsanız sayı düzeltilir; teslim kuralını yanlış yazarsanız sözleşmenin içeriği değişir.

Bu yazı size Incoterms öğretmeyecek — masraf ve risk dağılımı kural kural yazılmış, telifli bir metindir ve doğru adres Milletlerarası Ticaret Odası'nın kendi yayınıdır, üçüncü elden bir tablo değil. Burada çizdiğimiz şey bir sınır: bir teslim kuralını çeki listesindeki bir sütun gibi "doldurulacak alan" saymayın. B/L (bill of lading, konşimento) ve L/C (letter of credit, akreditif) için de aynı sınır geçerlidir; ikisi de bir alan değil, kendi kuralları olan birer belgedir ve bu yazının konusu değildir.

Konteyner sevkiyatında FOB sık kullanılan yanlış kısaltmadır

Bu bölümde doğrulanabilir tek somut "yanlış kısaltma" örneği budur, o yüzden ağırlığı buraya koyuyoruz. Milletlerarası Ticaret Odası'nın kendi eğitim yayınına göre FOB yalnız deniz ve iç su yolu taşımasında, yani liman-limana sevkiyatlarda kullanılır. Konteyner gibi çok modlu taşımalarda uygun kural FCA'dır (ICC Academy).

Uygulamada FOB konteyner sevkiyatlarında alışkanlıktan yazılmaya devam ediyor ve genellikle bir şey olmuyor — ta ki bir şey olana kadar. Konteyneri terminale teslim ettikten sonra geminin yüklemesine kadar geçen sürede riskin kimde olduğu, tam olarak bu kural seçimiyle belirlenir. Sözleşmenizdeki üç harfi bu gözle bir kez okuyun; değiştirilmesi gerekiyorsa, değiştirilecek yer belge değil sözleşmedir.

Kısaltmalar birbirini tutmadığında ne olur

Yazının ödeme noktası burası. Bir kısaltmayı yanlış anlamak nadiren pahalıya patlar; pahalıya patlayan şey, aynı kısaltmanın iki belgede farklı sayı göstermesidir. Aşağıdaki dört uyuşmazlık, belgeler arasındaki en sık kopma noktalarıdır ve her birinin ne yapılacağı bellidir.

• PCS toplamı, CTNS × koli içi adet ile tutmuyor. Genellikle son kolinin eksik dolmasından ya da koli içi adedin sonradan değişmesinden kaynaklanır. Yapılacak şey: fiziksel sayımı esas alın, çeki listesini ona göre düzeltin ve faturayı listeyle hizalayın. Fatura ile liste ayrı ayrı düzeltilirse iki hata yerine üç hata olur.
• G.W. toplamı çeki listesi ile taşıma belgesinde farklı. Çoğu zaman palet, ahşap kasa ya da streç gibi taşıma ambalajının listede sayılmamış olmasındandır. Yapılacak şey: brüt ağırlığın neyi kapsadığını netleştirin (taşıma ambalajı dâhil mi?), tek bir tanımı iki belgede de kullanın ve kantar fişini saklayın.
• MEAS yuvarlamasından doğan CBM farkı. Her koli tek başına birkaç milimetre yuvarlandığında, yüz kolide toplam hacim gözle görülür biçimde kayar. Yapılacak şey: yuvarlamayı koli hacminde değil toplamda yapın ve ölçüyü hangi birimle aldığınızı belgede belirtin. Taşıyıcı kendi ölçümünü yapacaktır; sizin sayınızın nereden geldiğini gösterebilmeniz gerekir.
• Sınıflandırma kodu belgeler arasında değişiyor. Proformada bir kod, beyannamede başka bir kod. Hane sayısının farklı olması normaldir; ilk altı hanenin farklı olması değildir. Yapılacak şey: kodu tek bir yerde, ürün kartında tutun ve her belgeye oradan yazın. Kodun doğruluğu ayrı bir uzmanlık işidir ve gümrük müşavirinize aittir; sizin sorumluluğunuz aynı kodun her belgeye gitmesidir.

Dördünde de ortak olan bir davranış var: uyuşmazlığı bulan taraf, düzeltmeden önce hangi belgenin esas alınacağına karar vermeli ve bunu karşı tarafa yazılı olarak bildirmelidir. Sessizce tek bir belgeyi düzeltmek, en sık yapılan ve en pahalıya mal olan tercihtir; çünkü karşı tarafın elinde hâlâ eski nüsha durur. Buraya kadar anlatılan her şey gönderen tarafın yapacaklarıydı. Malı teslim alan taraftaysanız ve sayım tutmuyorsa, tutanak ve kabul süreci bambaşka işler — o tarafı ayrı bir yazıda ele aldık: malı teslim alan taraf farkı bulduğunda ne yapar.

Kısaltmaları kayıttan üretmek ne değiştirir

Yukarıdaki dört uyuşmazlığın ortak kaynağı tek bir şeydir: aynı sayı birden fazla yerde, birbirinden bağımsız olarak yazılmıştır. Fatura bir dosyada, çeki listesi başka bir dosyada, etiket üçüncü bir yerde hazırlandığında, sayıları hizada tutan tek mekanizma insan dikkatidir — ve insan dikkati elli kolide bir kere yorulur. Çözüm kısaltmaları daha iyi ezberlemek değil, hepsinin tek bir kayıttan türemesidir: adet bir kez girilir, koli sayısı ondan hesaplanır, ağırlık ve ölçü ürün kartından gelir, belge de etiket de aynı satırı okur.

Burada dürüst olmamız gereken bir ayrım var. Smartifie Logistic'in ürettiği çeki ve yükleme listeleri kısaltma basmaz — sütun başlıklarını açık yazar: Net Weight, Gross Weight, Volume, Case, Pack No, HS Code, PO No (uygulamanın dili Türkçeyse Net Ağırlık, Brüt Ağırlık olarak). Kısaltmayı basan taraf uygulama değil, bu sitedeki ücretsiz koli etiketi aracıdır: etikete C/NO, N.W., G.W., MEAS, P/O NO yazar, çünkü koli üzerinde yerleşik olan biçim budur. İkisi arasındaki mesafe kasıtlıdır — belge okunmak, etiket bir metre öteden görülmek içindir.

Uygulamanın gerçekten yaptığı iş şu: hacim elle yazılan bir alan değil, ürün kartındaki ölçüden otomatik hesaplanan bir değerdir — santimetre ölçüsü metreküpe çevrilir ve alan salt-okunur durur, yani iki farklı yerde iki farklı hacim oluşamaz. Miktar birimi de kayıttan gelir; listede miktar hücresi "240 PCS" biçiminde, sayı ve birim birlikte yazılır. Buna karşılık uygulamada olmayan şeyleri de söyleyelim: liman ve tarih alanları (POL, POD, ETD, ETA) yoktur, doğrulanmış brüt kütle ile ilgili bir akış yoktur, sınıflandırma kodu serbest metindir ve biçim denetimi yapılmaz, teslim şekli de serbest metin bir alandır. Bunlar sevkiyat kaydının değil, taşıma ve gümrük tarafının işidir.

Bunu bir tablo hesabında da kurabilirsiniz — formülle, referansla, dikkatle. Neden bir yerden sonra yetmediğini ayrı bir yazıda tartıştık: Excel ile sevkiyat takibi neden yetmez. Tek seferlik bir iş için — birkaç koli, bir deneme sevkiyatı — bu sitedeki ücretsiz koli etiketi oluşturucu yeter; kısaltmaları doğru biçimde, doğru sırayla basar ve tarayıcınızdan çıkmaz.

Kapanış cümlesi baştaki teze dönüyor: kısaltma sözlüğü sizi kurtarmaz; kısaltmaların tek bir kayıttan türemesi kurtarır.

Smartifie Logistic'i inceleyin