Araç rampada duruyor, şoför bekliyor ve elinizde imzalanmayı bekleyen bir belge var. Kolileri saydınız, sayı tutmuyor; ya da bir palet ezilmiş. Bundan sonraki birkaç dakika, o farkın ay sonunda kimin sorunu olacağını belirliyor. Bu yazı gelen malı karşılamanın genel prosedürünü değil, tam olarak şunu anlatıyor: fark bulundu, ne yapılır. İmzalamadan önce ne yazılır, farkı nereye yazmak onu belge hâline getirir, hangi durumda mal geri çevrilir ve Türkiye'de e-İrsaliye tarafında sizi bekleyen bir süre var mıdır.
Belge bir iddiadır, kasadaki mal başka bir gerçektir
Malla birlikte gelen belge, gönderenin sevk anındaki niyetini anlatır: şu kalemden şu kadar yola çıktı. Sizin göreviniz o niyeti onaylamak değil, varış anındaki gerçeği kayda geçirmektir. İkisi çoğu gün aynıdır. Aynı olmadığı gün ise fark yalnızca o gün, mal hâlâ araçtayken ve şoför hâlâ oradayken ispatlanabilir. Ertesi sabah elinizde kalan şey fark değil, bir iddiadır. Yazının omurgası tek cümlede duruyor: imzanız, belgede yazanın geldiğini söyler. Kaşeyi bastığınız anda, gönderenin iddiası ikinizin de kabul ettiği bir olguya dönüşür; sonrasında farkı savunmak size düşer.
Şoför beklerken hangi sırayla kontrol edilir?
Her kutuyu açıp saymaya vaktiniz yok; bu bir eksiklik değil, sahanın gerçeği. Bu yüzden kontrolün sırası, kapsamından daha önemlidir. Sıra doğru kurulduğunda, sonraya bırakılabilecek tek şey en sondaki adımdır.
- Koli ve palet adedi. Belgedeki toplamla fiilen inen adedi karşılaştırın. Beş saniye sürer ve en sık rastlanan fark budur: bir koli araçta unutulmuş, bir palet başka adrese inmiştir.
- Doğru sevkiyat mı? Belgedeki alıcı adı, teslim adresi ve sipariş referansı sizin mi? Yanlış müşterinin malını indirip imzalamak, eksik mal almaktan daha pahalıya patlar.
- Dış fiziksel durum. Ezik köşe, yırtık streç, ıslaklık, açılmış ya da yeniden bantlanmış koli. Bunlar açmadan görülebilen tek hasar türüdür ve tam da bu yüzden şoför oradayken bakılmalıdır.
- Kalem ve miktar eşleşmesi. Kutuların üstündeki etiketle belgedeki satırları karşılaştırın. Bu adım, ilk üçü temizse ve zaman varsa burada yapılır; zaman yoksa şerhli imzayla korunarak sonraya bırakılabilir.
Kural cümlesi kısa: adet ve dış hasar şoför giderken, kalem doğrulaması gittikten sonra. Gönderen tarafın hazırladığı liste bu karşılaştırmanın kaynak belgesidir; o listenin ne taşıdığını yükleme listesinde ne bulunur yazısında ayrıntılı anlatmıştık.
İmzalamadan önce ne yazılır?
Fark bulduğunuzda ilk akla gelen şey imzalamamaktır. Çoğu durumda bu gerçek bir seçenek değildir: mal indirilmiştir, şoförün başka teslimatları vardır ve imzasız belge sizi değil karşı tarafı da korumaz. Asıl seçenek imzalamamak değil, şerh düşerek imzalamaktır. Yani belgeyi imzalarsınız, ama neyi kabul ettiğinizi kendi elinizle sınırlarsınız.
Yazdığınız şeyin üç bilgiyi birden taşıması gerekir: ne (hangi kalem, kaç adet eksik ya da hasarlı), ne zaman (tarih ve saat) ve kim (teslim eden ve teslim alan, okunur ad artı imza). Üçünden biri eksikse şerh, sonradan "bunu kim yazmış, ne zaman yazmış" sorusuna takılır. İkinci ve daha çok atlanan kural şudur: aynı şerh şoförün götürdüğü nüshaya da düşmelidir. Yalnız sizde kalan nüshaya yazılan not, iki tarafın iki farklı belge taşıması demektir; bu da farkı kapatmaz, ikiye katlar.
Buradaki sınır önemli: siz alıcısınız. Belgeyi yeniden düzenlemek, iptal edip yenisini kesmek ya da üstünde düzeltme yapmak gönderenin işidir ve kendi kurallarına tabidir; nasıl yapıldığını sevk irsaliyesi nasıl düzenlenir yazısında ele aldık. Alıcı olarak sizin elinizdeki araç belgeyi değiştirmek değil, belgenin üstüne kendi gözlemini eklemektir.
Ambalaj sağlam ama içerideki mal hasarlıysa
Dışarıdan hiçbir şey görünmüyordu; kutuyu açtınız, ürün kırık. Bu durumda elinizdeki tek savunma zamandır. Kutuyu açtığınız anda fotoğraf çekin ve tek karede üç şeyi birden alın: kutunun kendisi, üzerindeki etiket ve hasarın kendisi. Ambalajı atmayın, hasarlı ürünle birlikte bir kenarda bekletin. Aynı gün, yazılı olarak gönderene bildirin ve bildirimi belge numarasıyla ilişkilendirin. Bir gün sonra çekilen fotoğraf, pratikte hiç çekilmemiş fotoğraf kadar iş görür: karşı taraf hasarın sizin deponuzda oluşmadığını gösteren hiçbir şey göremez. İhbar süreleri ve sorumluluk taşıma sözleşmenize ve ülkenizin kurallarına göre değişir; kendi durumunuz için mali müşavirinize ya da hukuk danışmanınıza sorun.
Üç karar: kabul, kısmi kabul, red
Kararı belge vermez, mal verir. Rampada üç yol vardır ve hangisine gireceğinizi belirleyen tek soru şudur: elinizdeki mal işinize yarıyor mu?
- Kabul. Sayı ve durum belgeyle örtüşüyor, fark yok. İmzalarsınız, mal depoya girer, konu kapanır.
- Kısmi kabul. Bir kısmı eksik ya da hasarlı, ama gelen mal işinize yarıyor. Malı alın ve farkı yazın. Mal deponuza girer, fark gönderenden alacağınız olur. Sahada en sık ihtiyaç duyulan yol budur ve doğru yapıldığında üretimi durdurmaz.
- Red. Mal tamamen yanlış ya da kullanılamaz durumda. Almazsınız - ama almamak da bir belge işidir. Geri dönen mal boş bir araçla değil, kendi belgesiyle döner; bir sonraki başlık tam olarak bunu anlatıyor.
Bir uyarı: kısmi kabul ile kısmi sevkiyat aynı şey değildir. Kısmi sevkiyat gönderenin bir kararıdır (siparişin yarısı bugün çıkar); kısmi kabul alıcının kararıdır (gelenin bir kısmı kabul edilir). İkisinin karıştığı yerde "zaten kısmi gelecekti" denip fark hiç yazılmaz. Operasyon tarafındaki asıl kural ise şudur: bu kararı depo görevlisi tek başına vermemelidir. Hangi durumda kimin aranacağı - satın alma, sevkiyat sorumlusu, üretim planlama - rampada asılı bir listede yazılı olmalı. Kimsenin reddetmeye yetkisi yoksa, herkes her şeyi kabul eder.
Türkiye'de e-İrsaliye yanıtı: 7 günlük pencere
Türkiye'de e-İrsaliye kullanan taraflar arasında, rampadaki şerhin bir de sistem tarafındaki karşılığı vardır: irsaliye yanıtı. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu bu mekanizmayı dört noktada tarif ediyor ve bu bölümdeki bilgilerin tamamı o kılavuzdandır.
- Yanıt vermek bir zorunluluk değil, sunulan bir imkândır. Kılavuz bunu açıkça söylüyor; yani sistem üzerinden hiçbir şey yapmadan da süreç işler - ama nasıl işlediği aşağıdaki son maddede yazıyor.
- Fiili sevk tarihinden itibaren 7 gün. Bu süre içinde malların tamamı kabul edilebilir ya da kısmi kabul ile bir kısmı kabul edilip bir kısmı reddedilebilir. Rampada verdiğiniz kısmi kabul kararının sistemdeki karşılığı budur.
- Red'in kapısı dardır. Belgenin tamamı red yanıtıyla reddedilebilir, ancak bu yalnızca fiili sevkten önce ve mal muhteviyatının ya da alıcının hatalı olması hâlinde mümkündür. Kılavuz, bu durum ve süreler dışında verilen retlerin hükümsüz olduğunu belirtiyor. Yani "mal geldi, beğenmedim, sistemden reddederim" diye bir yol yoktur.
- Hiç yanıt vermezseniz ne olur? Yazının en pahalı bilgisi burada: 7 gün içinde hiçbir yanıt dönülmemiş e-İrsaliyelere konu malların alıcı tarafından tam olarak teslim alındığı kabul edilir ve satıcı tamamı için fatura düzenler. Yani sessizlik bir tercih değil, bir kabuldür.
Bu bölüm Türkiye'de e-İrsaliye kullanan taraflar içindir ve GİB'in e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu'na dayanır. Kendi yükümlülüğünüz için mali müşavirinize danışın.
Yanıt vermediyseniz farkı nasıl ispatlarsınız?
Kılavuz bu soruyu boşta bırakmıyor ve cevabı doğrudan rampaya geri gönderiyor. Yanıt dönülmediği durumlarda fiilen teslim alınan miktarın harici belgelerle ispatlanması ve saklanması gerekir: teslim tesellüm belgesi, tutanak, makbuz - ve açıkça sayılan bir yol olarak, e-İrsaliyenin kâğıt çıktısı üzerine alınacak notlar ve imzalar. Dikkat edin: bu tam olarak yukarıda anlatılan şerhli imzadır. Yani rampada elle yazdığınız iki satır, mevzuatın kendisinin işaret ettiği ispat yoludur; sistemin yerine geçen bir kolaylık değil, sistemin dayandığı zemindir.
Kabul etmediğiniz mal hangi belgeyle geri gider?
Malı geri çevirdiniz. Araç boş mu dönecek? Hayır - ve bu ayrıntı sahada en çok atlanan şeydir. Kabul edilmeyen mallar işletmeye geri getirilirken ya da başka bir alıcıya sevk edilirken, malı taşıyan ya da taşıttıran tarafından yeni bir e-İrsaliye düzenlenmesi zorunludur. Sahadaki karşılığı şu: bu sizin değil, gönderenin ya da taşıyanın işidir - ama araç hâlâ rampanızdayken çözülür, sonra değil. Şoförü "sen git, biz yarın konuşuruz" diyerek yollamak, malın belgesiz yola çıkması demektir ve o yolda bir kontrol olursa açıklaması size değil, taşıyana kalır. Doğru refleks basit: reddi telefonda değil rampada tutanaklayın, hangi kalemin hangi gerekçeyle geri döndüğünü yazın, tutanağı gönderene aynı gün iletin.
Fatura hangi miktara göre kesilir?
Bu sorunun cevabı, rampadaki iki satırın neden muhasebe için de çalıştığını açıklar. GİB kılavuzunun dökme ve tartılamayan mal başlığında verdiği kural nettir: sevkiyat sonunda fiilen teslim edilen miktar irsaliye yanıtıyla ya da makbuz, tutanak ve teslim tesellüm belgeleriyle bildirilebilir ve fatura fiili teslim edilen mal miktarı baz alınarak düzenlenir. Kılavuz bunu dökme mal bağlamında söylüyor, ama mantığı her sevkiyatta aynı yere çıkar: faturanın dayanacağı miktar, belgede yazan değil teslim edilen miktardır - yeter ki teslim edilen miktar bir yerde yazılı olsun.
Pratik sonuç tek cümle: rampada yazılmayan fark, ay sonunda mutabakat toplantısında tartışılır ve orada tartışmayı hafızası daha iyi olan değil, kaydı olan taraf kazanır. İrsaliye ile fatura arasındaki bağın kendisi ayrı bir konu; sevk irsaliyesi nasıl düzenlenir yazısında ele alınıyor.
Mal kabulde en sık yapılan beş hata
- Kaşeyi basıp geçmek. Kaşe bir sayım değildir. Kaşeli ve imzalı belge, belgede yazan miktarın geldiğini söyler; kimse "kaşe bastım ama saymadım" diye bir ayrım tanımaz.
- Şoförü bekletmemek için "sonra sayarız" demek. Sayım sonraya kalabilir; şerh kalamaz. Sayımı erteleyen şerh yazın: "kalem bazında sayım yapılmadı, adet ve dış durum kontrol edildi" cümlesi iki saniye sürer ve farkı açık tutar.
- Farkı yalnız telefonla ya da mesajla bildirmek. Karşı taraftaki kişi iyi niyetli olabilir, ama o kişi işten ayrıldığında bildiriminiz de ayrılır. Mesaj bir hatırlatmadır, kayıt değildir.
- Hasarlı ambalajı atmak ya da fotoğrafı ertesi gün çekmek. Hasar iddiasının tek fiziksel dayanağı ambalajdır; fotoğrafın tek değeri ise ne zaman çekildiğidir.
- Kabul eden ile karar verenin belirsiz olması. Reddetme yetkisi kimsede yoksa, herkes kabul eder. Depo görevlisinin sorumluluğu kararı vermek değil, kimi arayacağını bilmektir.
Beşinin ortak yanı, hiçbirinin depo düzeniyle ilgili olmaması. Beşi de aynı iki şeyle ilgili: farkın imzadan önce fark edilip edilmediği ve fark edildiğinde nereye yazıldığı.
Aynı olay ters yönden: siz gönderen taraf olduğunuzda
Bu yazı boyunca alıcı taraftaydınız ve karşı taraftan kanıt istediniz. Yarın müşteriniz sizi arayıp "eksik geldi" dediğinde, aynı kanıtı üretmek zorunda olan taraf siz olacaksınız. Aradaki fark şu: alıcı olarak elinizde yalnızca teslim anı vardır, gönderen olarak ise yükleme anı da vardır - ve yükleme anı kayıt altına alınabilen bir andır.
Burada açık olalım: Smartifie Logistic gelen malı kaydetmez - uygulamada mal kabul, depo girişi ya da iade modülü yoktur. Gelen bir e-İrsaliyeyi almaz, irsaliye yanıtı üretmez. Bu yazıdaki giriş tarafı işlerini uygulamayla yapamazsınız. Çözdüğü taraf çıkıştır: sevk emri okutularak yüklenir, her paketin hangi kullanıcı tarafından ne zaman okutulduğu kaydın altında durur, rampada çekilen fotoğraf sevk emri ya da yükleme emri numarasına bağlanır ve irsaliye aynı kayıttan üretilir. Yani müşteriniz bir gün "eksik geldi" dediğinde, elinizde tartışılacak bir tablo değil, bir kayıt olur.
Windows masaüstünde ve web tarayıcıda çalışır, arayüz mobil uyumludur. Çıkış tarafındaki bu kontrolün rampada nasıl işlediğini yüklerken barkod okutarak kontrol yazısında anlatmıştık.