El albarán de entrega es el documento que viaja con la mercancía y acredita que un envío salió del vendedor camino del comprador. Se confunde a menudo con la lista de embalaje, pero responden a preguntas distintas: la lista dice qué va dentro, el albarán registra que la mercancía se movió. Esta guía mira el documento desde el muelle de carga y no desde la oficina de contabilidad: cuándo se emite, qué campos necesita, cuántas copias viajan y qué hacer si algo cambia en la carga.
Nota: las obligaciones sobre albaranes y facturas dependen de la normativa local; consulte su caso con su asesor.
¿Cuándo se emite un albarán de entrega?
La regla general cabe en una frase: el albarán se emite antes de que la mercancía salga y viaja en el vehículo que la transporta. Un albarán completado en la oficina cuando el camión ya se fue ha perdido su sentido.
Otro error habitual es asociar el documento solo a las ventas. Si la mercancía se mueve físicamente, necesita papel: traslados entre sus propias sucursales o almacenes, muestras enviadas a un cliente, envíos en consignación y devoluciones que vuelven del comprador son los casos típicos. En ninguno hay factura, pero la mercancía está en ruta y algo debe viajar con ella.
Qué debe incluir un albarán de entrega
No existe un estándar internacional único, pero el núcleo siguiente aparece en casi todos los albaranes. La normativa local puede añadir requisitos, así que confirme el contenido mínimo que le aplica.
- Nombre, razón social, dirección y datos fiscales del remitente y del destinatario.
- El número del documento y la fecha de emisión. La numeración es correlativa y no se repite.
- La descripción y la cantidad de la mercancía.
- La fecha en la que la mercancía salió realmente.
- A dónde y a quién va la mercancía: la dirección de entrega.
En la práctica se añaden tres líneas más: transportista, matrícula y conductor; número total de bultos; y peso total. Son las que hacen que el documento sirva de verdad en el muelle. Un albarán sin matrícula no puede decir de qué vehículo se habla cuando una entrega se pone en duda.
¿Se ponen precios en el albarán?
Normalmente no. El albarán responde a "qué se movió", no a "cuánto cuesta"; el importe corresponde a la factura. En España se distingue precisamente por eso entre albarán valorado, que sí lleva precios e importes, y albarán sin valorar, que es el habitual: quien lee el documento en el muelle no necesita ver las condiciones comerciales.
¿Cuántas copias y quién se queda cada una?
No hay una regla mundial, pero el patrón de tres copias es la norma comercial y en algunos países es obligatorio, así que compruebe qué le aplica. La lógica es sencilla: una copia se queda con la mercancía, otra vuelve firmada y otra permanece en el archivo.
En la práctica: una copia se queda con el comprador, otra vuelve firmada por él y la archiva el remitente, y otra permanece en el expediente del remitente. La copia firmada que vuelve es su prueba de entrega. Archivarla sin vincularla al registro del envío convierte una consulta de cinco minutos en una búsqueda de dos horas meses después. Asegúrese de que el nombre de quien recibe y la fecha sean legibles.
El campo que más se rellena mal: la fecha de salida real
La fecha de emisión del documento y la fecha en la que la mercancía salió de verdad son cosas distintas, y un buen albarán lleva las dos. Aunque coincidan el mismo día, escriba ambas. Un campo de fecha en blanco es lo que hace discutible el documento más tarde.
Esta distinción responde a un problema muy concreto del almacén. Los albaranes se imprimen por lotes por la mañana, mientras que los vehículos salen por la tarde o por la noche. La fecha de emisión es la de la mañana; la fecha de salida real es el momento en que el vehículo arranca de verdad. Rellenar la fecha de salida en el momento de la carga, sobre un albarán impreso antes, es una práctica habitual.
Aquí se esconden dos trampas. La primera es el vehículo que no sale ese día: si la salida se pasa a mañana, la fecha debe moverse con ella. La segunda es no registrar la hora de salida. Aunque la hora no se exija en el documento, las empresas que la capturan cierran en minutos las discusiones de "cuándo salió, cuándo se entregó". Guarde la hora en su registro aunque nunca se imprima.
De la orden de carga al albarán: la secuencia correcta
Un envío no es un documento sino una cadena de documentos, y el orden no es casual. Recorrer la cadena al revés, emitir el albarán antes de terminar el embalaje, es el origen de la mayoría de los errores en el muelle.
- Se confirma el pedido: qué se vendió y qué líneas se enviarán.
- Se abre la orden de carga: qué pedidos entran en este envío y cuándo sale el vehículo.
- Se embalan y numeran las cajas, y cada una recibe una etiqueta con código de barras - imprimir etiquetas de caja con código de barras se explica en otro artículo.
- Se prepara la lista de embalaje: qué artículo va en qué caja, número total de bultos y peso. Cómo Preparar una Lista de Embalaje
- Se emite el albarán: partes, mercancía, transportista y matrícula, total de bultos y fecha de salida real, y el vehículo arranca.
La secuencia explica por qué el albarán va al final: el número total de bultos y el peso solo quedan fijados cuando termina el embalaje. Si emite el albarán antes, está adivinando esas dos líneas, y cuando la estimación falla el documento y la carga dejan de coincidir.
¿Y si la cantidad cambia en el muelle?
El albarán está emitido y entonces una caja no cabe en el vehículo, o se añade una más en el último segundo. No es raro, es rutina. La respuesta depende de dónde esté el vehículo.
Si el vehículo no ha salido, corrija el documento antes de que salga. Lo más limpio es reemitir el albarán y conservar el anulado en el archivo. Si en su lugar corrige el documento, la corrección debe aparecer igual en el original y en todas las copias, con el valor antiguo aún legible, firmada o sellada, y las normas locales varían, así que confirme las suyas. El punto operativo no cambia: el total de bultos y el peso del albarán deben coincidir exactamente con lo que se cargó.
Si el vehículo ya salió, no intente corregir el albarán a posteriori. Una entrega incompleta o excedente se documenta con la otra parte en el momento de la entrega: el receptor anota la diferencia en la copia que firma, de modo que ambas partes vean el mismo número. La diferencia se cierra luego con una devolución o un envío adicional. Vimos por qué este rastro desaparece en una hoja llevada a mano en Por Qué Excel Deja de Servir para el Seguimiento de Envíos.
La relación entre el albarán y la factura
El albarán registra que la mercancía se movió; la factura reclama el importe de ese movimiento. Ambos se enlazan anotando en la factura el número y la fecha del albarán, que es el campo que más trabajo hace cuando las dos partes concilian cuentas. El plazo para facturar tras la entrega lo fija la normativa local, así que confirme el que le aplica.
Algunos regímenes admiten además un documento combinado que sirve de albarán y de factura, de modo que la mercancía y la facturación viajan juntas. Elimina un documento cuando se envía a un cliente habitual con precio fijo, y no sirve cuando el precio no se conoce al expedir. Comparamos qué responde cada uno de los tres documentos - lista de embalaje, albarán y factura - en Cómo Preparar una Lista de Embalaje.
¿Albarán en papel o electrónico?
Varios países están pasando los documentos de expedición del papel a un formato electrónico obligatorio, normalmente por tramos de facturación anual y por sector. Dos cosas deciden si le afecta: si la facturación electrónica ya le aplica y si su cifra de negocio ha superado el umbral vigente. Los umbrales y las fechas cambian, así que confírmelos con su asesor y no con un blog. Si queda fuera del alcance, el albarán en papel sigue siendo válido, y en cualquier caso los datos deberían salir del mismo registro.
La parte de integración - formatos, proveedores, conexión con el ERP - la trataremos en otro artículo.
Si el umbral le afecta, ¿qué hacer?
- Pregunte a su asesor si está en el alcance y desde qué fecha.
- Compruebe su alta en facturación electrónica; es el requisito previo.
- Prepare su flujo documental: defina ya de dónde salen los datos del albarán y quién los rellena.
¿Qué cambia si el albarán se genera desde el registro?
En Smartifie Logistic el albarán no se escribe como documento aparte; se genera desde la orden de carga. El número de bultos, el peso neto y bruto, el transportista, la matrícula y el conductor salen del mismo registro. La fecha de emisión y la fecha y hora de salida real son campos distintos, así que un vehículo que se retrasa al día siguiente no obliga a rehacer el documento. Desde ese mismo registro puede imprimir un PDF, exportar a Excel y exportar un XML de aviso de expedición en formato UBL.
Funciona en el escritorio de Windows y en el navegador web; la interfaz es adaptable a móvil, así que puede usarla desde el teléfono en el muelle.