Un cliente de España pide el albarán. El comprador de México pide una nota de remisión. El de Perú quiere una guía de remisión. Los tres se parecen al documento que usted ya emite y los tres no son lo mismo. Este artículo pone primero el nombre del documento país por país y después la diferencia que de verdad importa: en España es un papel comercial - la norma que regula las obligaciones de facturación ni siquiera lo nombra. En México, Perú y Chile lo ha sustituido un documento electrónico que la administración tributaria tiene que validar antes de que el camión se mueva. Argentina ha tomado un tercer camino: el documento sigue existiendo, pero ya no hay que imprimirlo. Al final volvemos a los tres registros que no cambian, se llame como se llame el papel.
¿Es el mismo documento o son documentos distintos?
Respuesta corta: la función es la misma, el peso legal no. Con seis nombres distintos en seis países, este papel cubre en todas partes el mismo hueco: el que va desde que la mercancía sale del almacén hasta que se emite la factura. Pero en un país ese hueco lo cubre una costumbre mercantil y en otro lo cubre un documento electrónico que la administración tributaria numera y valida. Por eso la respuesta a "cómo se llama" nunca es una sola palabra.
Los tres trabajos que hace el documento en todas partes
- Registra que la mercancía salió. Algo salió del almacén y ese momento quedó escrito en alguna parte. Es la contrapartida documental del movimiento de stock.
- Hace que la cantidad se confirme en la entrega. La otra parte cuenta lo que ha llegado y deja esa cuenta sobre el documento. Es el único momento realmente decisivo del papel.
- Muestra qué salió realmente cuando hay discusión. Meses después, cuando alguien diga que faltaba mercancía, la discusión girará sobre este documento; más exactamente, sobre lo que se anotó en él.
Lo que lo separa de la factura: no lleva importes
Esta distinción vale en los seis países y sirve en el muelle: el documento dice cuánto ha salido, no por cuánto. Quien recibe la mercancía no necesita ver precios unitarios, descuentos ni condiciones de pago, y casi siempre es mejor que no los vea. Cómo se recogió la mercancía de las estanterías es un paso anterior, y lo tratamos en otro artículo: lista de preparación de pedidos.
País por país: cómo se llama el documento
La tabla siguiente da solo nombres. Las afirmaciones sobre peso legal se hacen en este artículo únicamente para cinco países - España, México, Perú, Chile y Argentina - porque son los cinco en los que podemos señalar una fuente oficial. Los demás aparecen en la tabla por su nombre y ahí se quedan.
| País | Nombre del documento |
|---|---|
| España | albarán |
| Argentina, Uruguay, Paraguay | remito |
| México | nota de remisión |
| Colombia | remisión / nota de remisión |
| Perú | guía de remisión |
| Chile | guía de despacho |
| Venezuela | nota de entrega |
| República Dominicana | conduce |
España: el albarán no es un documento fiscal
Cualquiera que investigue este documento en España acaba topándose con el mismo dato: la palabra albarán no aparece en el texto del RD 1619/2012, el reglamento que regula las obligaciones de facturación. Regula la factura, los documentos sustitutivos, la factura rectificativa, su contenido y su conservación; no regula el documento de entrega. El albarán no es un documento fiscal: existe por costumbre mercantil.
Esto tiene doble filo. Por un lado el formato es libre: no hay lista de campos obligatorios y la numeración la establece usted. Por otro, ningún texto oficial le respalda: que el documento sirva o no depende por completo de lo que usted anote y de lo que firme la otra parte.
¿Y hay que conservarlo?
La norma fiscal puede no definir el albarán, pero el derecho mercantil sí alcanza a la documentación en general. El artículo 30 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar ordenadamente libros, correspondencia, documentación y justificantes durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros. El contador no arranca en la fecha del documento, sino en el cierre de los registros contables.
Hay otra frase que repiten los artículos de asesoría: si la factura remite al documento de entrega, ese documento pasa a formar parte de los justificantes de la factura y se conserva con ella. Es una recomendación asentada en la práctica, no una regla que figure en la ley con número de artículo, y así la presentamos. Para su caso concreto, consulte con su asesor.
México: el papel que le piden no tiene peso legal
Cuando su cliente mexicano pide una "nota de remisión", lo más probable es que hable de un documento de control interno. Se usa mucho entre empresas, pero no tiene validez fiscal ante el SAT. El documento que ampara el traslado de la mercancía dentro de México es otro.
Ese documento es el CFDI, emitido junto con el Complemento Carta Porte cuando tiene que amparar el traslado. La propia página del SAT define un alcance amplio: lo emiten todas las personas físicas y morales que trasladen bienes en territorio nacional, incluso con sus propios medios. Si se presta un servicio de transporte se emite un CFDI de tipo Ingreso; si el propietario o su representante traslada mercancía propia, un CFDI de tipo Traslado con importes en cero. Además, desde el 17 de julio de 2024 solo es válida la versión 4.0 del CFDI con Carta Porte 3.1.
Este artículo no da importes de sanción ni número de campos obligatorios: las cifras que circulan por internet no pudieron rastrearse hasta una fuente primaria. Confirme si le aplica, y qué tipo de CFDI corresponde, en la página del SAT o con su contador en México.
Perú y Chile: visto bueno antes de que salga el camión
Estos dos países cambian el lugar que ocupa el documento en la secuencia del muelle. No hay un paso en el que se rellene un talonario a mano y se le entregue al conductor: el documento sale de un sistema y el camión no se mueve hasta que ese paso está hecho. La cadena siguiente muestra dónde entra el documento electrónico.
Chile. El SII lo dice sin rodeos: desde el 17 de enero de 2020 todas las guías de despacho solo pueden emitirse en formato electrónico. La consecuencia en el muelle cabe en una línea: ya no hay talonario de papel, el documento sale del sistema.
En Chile hay un expediente en movimiento
Mediante la Res. Ex. N° 154, de 5 de noviembre de 2025, el SII fijó exigencias adicionales sobre las facturas y guías de despacho que amparan el traslado de bienes corporales muebles. La entrada en vigencia se modificó una vez en 2026, por la Res. Ex. N° 52, de 10 de abril de 2026. Aquí no damos la nueva fecha en cifras porque no pudo verificarse de forma legible en el texto primario. Confirme la fecha vigente en los listados oficiales del SII: resoluciones 2025 y resoluciones 2026.
Perú: los dos documentos que todo el mundo confunde
En Perú la guía de remisión es electrónica (GRE) y son dos documentos distintos. La GRE-Remitente la emite el remitente; puede emitirse gratuitamente desde el portal de la SUNAT y su serie es un valor alfanumérico de cuatro caracteres que empieza por "EG". La GRE-Transportista la emite el transportista, y solo puede emitirla si antes ha recibido una GRE-Remitente. La consecuencia en el muelle: el transportista no puede generar su documento hasta que el remitente haya generado el suyo. Si se rompe el orden, el camión espera.
Hay un cambio reciente para quien opera en comercio exterior: la RS N° 000108-2026/SUNAT (publicada el 31 de mayo de 2026, vigente desde el 1 de junio de 2026) cambió quién emite la GRE-remitente en comercio exterior: el agente de aduana solo puede emitirla si el propietario o consignatario de la mercancía le ha otorgado mandato. Sin ese mandato, el obligado a emitir el documento es el propio importador o exportador. Es decir, dar por hecho que "ya lo hará el agente de aduana" ha dejado de ser automático.
Hemos dejado fuera las fechas que circulan por internet sobre cuándo desaparece definitivamente la guía en papel: no pudieron verificarse en el propio texto de la SUNAT. Confirme la situación vigente en las páginas de comprobantes electrónicos de la SUNAT.
Argentina: ya no hace falta imprimirlo
Argentina ha hecho el cambio más operativo de esta lista. Según la RG 5678/2025 (Boletín Oficial, 22 de abril de 2025), cuando el remito se genera con sistemas computarizados no es obligatorio imprimirlo; puede presentarse una representación gráfica digital del documento. Desaparece el paso de esperar junto a la impresora en el muelle.
Pero eso no significa que el documento haya desaparecido. Tres reglas de la misma norma reconstruyen el circuito documental:
- Una copia va al destinatario. Si el documento no se imprime, se remite una copia electrónica al destinatario y otra queda en poder del emisor.
- La obligación del CAI se mantiene. La representación digital no exime de obtener el código de autorización de impresión (CAI); el código debe constar en el documento.
- Dos años a disposición. La copia debe mantenerse a disposición de ARCA durante al menos dos años desde la fecha de emisión.
Leídas juntas, el cuadro es este: se fue el papel, no la obligación. Una empresa que deja de imprimir ya no tiene que responder "dónde está la copia", sino "quién guarda ese registro durante los próximos dos años".
Tres registros que no cambian, se llame como se llame
Hasta aquí, el nombre y el peso legal. Ahora la pregunta de la que trata realmente el artículo: ¿y usted qué hace? Entre seis documentos de seis países hay tres registros que permanecen, y ninguno viene de una norma: vienen del propio momento de la entrega. En papel, en XML o como una imagen en la pantalla de un móvil, esos tres no cambian.
1. Quién recibió
Un nombre y en calidad de qué. El sello por sí solo no identifica a una persona: identifica a una empresa, y la pregunta que se hará meses después es "quién estaba en la puerta aquel día". Una firma ilegible acaba en el mismo sitio. Con nombre, cargo y hora, ese momento queda unido a una persona; sin ellos queda unido a una organización, y las organizaciones no recuerdan.
2. Cuánto recibió
No la cantidad impresa en el documento, sino la <strong>realmente recibida, línea a línea</strong>. Casi siempre coinciden; los casos que acaban en discusión son justo aquellos en los que no. Sellar "recibido" en un documento que dice dieciséis bultos no cambia el hecho de que bajaron quince: solo hace invisible ese hecho.
3. Si se anotó una reserva
Cuando se detecta una diferencia, la anotación hecha sobre el documento antes de firmar es lo único que no se puede añadir después. Lo tratamos en otro artículo y aquí lo dejamos en una línea: qué anotar antes de firmar.
Si el documento es electrónico, los tres registros se mueven, no desaparecen
Que el documento sea electrónico no resuelve estos tres por sí solo. El XML que llega a la administración acredita que la mercancía salió; no acredita lo que el receptor vio en el muelle. Si bajaron quince bultos, un documento presentado con dieciséis no corrige ese hecho. El registro de la entrega tiene que seguir estando en su poder, y su forma más concreta suele ser una fotografía: cuándo una foto de la carga sirve como prueba.
Si envía desde otro país: dos documentos, dos países
Es la pregunta más frecuente: "¿me sirve allí el documento electrónico que emito aquí?". La respuesta es corta. Un documento de entrega electrónico emitido bajo la norma de su país es el documento de su país y ampara el trayecto nacional; no ampara el traslado dentro de México, Perú o Chile. El documento que cubre el tramo interno en el país de destino lo emite la parte que está allí - el comprador, el transportista o el agente de aduana - según su propia norma. Un mismo envío puede implicar dos documentos y dos obligados distintos.
Este artículo no da asesoramiento aduanero ni de exportación; quién emite cada documento depende del acuerdo con el comprador y de las normas del país de destino. Cómo se prepara el documento en su propio lado lo explicamos paso a paso en otro artículo: cómo se emite el albarán, paso a paso.
¿Qué cambia si el documento sale del registro?
Pongamos el límite por delante, porque este artículo no vende ninguna solución: Smartifie Logistic no genera Carta Porte, ni CFDI, ni GRE, ni guía de despacho, ni remito. No presenta documentos ante ninguna administración tributaria, no elige el tipo de documento según el país y no existe una función de soporte de documentos electrónicos extranjeros. Nada del trabajo normativo descrito arriba se hace con la aplicación: eso corresponde al sistema local del país de destino.
Lo que sí hace es el paso anterior: generar el documento desde el registro. El albarán no se escribe como documento aparte; se deriva de la orden de carga y queda congelado una vez emitido: si la orden de carga cambia después, el documento no cambia. Las expediciones parciales y las consolidaciones se siguen línea a línea: de una carga pueden salir varios documentos y de varias cargas uno solo. Del mismo registro sale un formulario A4 en PDF, la lista de bultos y las etiquetas de caja salen de los mismos datos, y el transportista, la matrícula y el conductor quedan unidos al documento.
La interfaz funciona en español y llama al documento por su nombre, <em>albarán</em>. Funciona en el escritorio de Windows y en el navegador web, y la interfaz es adaptable a móvil. Lo que devuelve el artículo a su punto de partida: el nombre del documento cambia según el país, y su peso legal también, pero el registro de quién recibió cuánto se queda de su lado en todos ellos.