Fiyat listeniz Türk lirası. Köln'deki bir otel teklifi euro olarak istiyor. Teklifteki kalemlerden biri, bir buz makinesi, sizin listenizde yok; onu tedarikçinizden alıyorsunuz ve tedarikçi dolarla fiyat veriyor. Müşterinin sorusu ise tek: toplam kaç euro? Üç kalemi hesap tablosunda alt alta yazıp toplattığınızda bir sayı çıkar, ama o sayı ne lira, ne euro, ne de dolardır. Bu yazı, o tek rakamı belgenin kendi içinde tutarlı kalacak şekilde nasıl kuracağınızı anlatıyor.
Kısa cevap: karma para birimli teklif bir hata değil, bir düzendir. Satırlar kendi para biriminde kalır, toplam tek bir para biriminde yaşar ve aradaki her çevrim belgenin üstünde bir kur satırı olarak yazılır. Böylece kimse hücreye “doğru bildiği” toplamı elle yazmak zorunda kalmaz.
Yarısı dolar, yarısı euro: müşteri tek bir rakam istiyor
Örneğimizdeki teklifte iki kalem sizin listenizden gelir: 2 adet endüstriyel bulaşık makinesi (120.000,00 TRY) ve 4 adet tezgâh altı buzdolabı (60.000,00 TRY). Üçüncüsü, buz makinesi, tedarikçinin fiyatıyla 3.000,00 USD'dir. Hesap tablosu bu üç hücreyi sorunsuz toplar ve 183.000,00 verir. Hücrelere para birimi biçimi vermiş olmanız bunu değiştirmez; toplama işlevi sayıları toplar, para birimlerini tanımaz. Ortaya çıkan sayı hiçbir para biriminde bir anlam taşımaz.
Bu noktada genellikle iki şeyden biri olur. Ya biri kafasından bir çevrim yapıp toplam hücresinin üstüne “doğru” sayıyı yazar, ya da müşteriye satırları gönderip toplamı ona bırakır. İlkinde belge kendi kendini doğrulayamaz hâle gelir: satırları toplayan kişi yazılı toplamı bulamaz. İkincisinde müşteri hangi kurla toplayacağını kendisi seçer. Bu yazı ikisinin de yerine geçecek düzeni anlatıyor. Hangi günün kurunun yazılacağı ise ayrı bir karardır ve onu dövizli teklifte hangi günün kuru yazılır yazısında ele aldık.
Toplamın tek bir para birimi olur: belge para birimi
Bir teklifin toplamı tek bir para biriminde yazılır; buna belge para birimi diyelim. Doğal seçim, müşterinin kabul edeceği ve ödeyeceği tutarın para birimidir: Köln'deki otel için euro. Satırların hangi parada fiyatlandığı bu kararı değiştirmez. Satırlar lira, dolar ya da euro olabilir; altta duran toplam yalnız euro olur.
Bunun bir alternatifi var ve dürüstçe söylemek gerekir: para birimi başına ayrı ara toplam yazmak (“180.000,00 TRY + 3.000,00 USD”). Yanlış değildir ama kararı müşteriye devreder. Müşteri iki toplamı kendisi birleştirmek zorunda kalır ve hangi kurla birleştireceğini o seçer; sizin hesabınızla onun hesabı iki farklı rakam verebilir. Burada seçim bir pazarlık sorusu değil, okunabilirlik sorusudur: müşterinin tek bir rakamı onaylayabilmesi için o rakamın belgede yazılı olması gerekir. Fiyatı kendi paranızla mı müşterinin parasıyla mı vereceğiniz, yani kur riskinin kimde kalacağı ise yukarıda andığımız yazının konusudur.
Smartifie Quote'ta belge para birimi teklif başlığındaki Para birimi alanıdır ve ISO para birimi listesinin tamamından seçilir. PDF'te her satırın birim fiyatı ve tutarı o satırın kendi para biriminde, toplamlar ise belge para biriminde basılır.
Satırı mı çevirirsiniz, fiyat listesini mi?
Tedarikçinin dolar fiyatını teklife iki yoldan taşıyabilirsiniz. Birincisi: satır kendi para biriminde, dolar olarak kalır ve çevrim belgenin üstünde görünür. İkincisi: fiyatı önceden belge parasına çevirir, ürün kartına ya da fiyat listesine euro olarak yazarsınız; kur bu durumda fiyatın içine gömülür.
İkinci yolun bedeli zamanla ortaya çıkar. Gömülü kuru kimse göremez: üç ay sonra o euro fiyatın hangi kurla hesaplandığını listeye bakan hiç kimse bilmez. Kur değiştikçe liste sessizce bayatlar ve bayatladığını söyleyen bir işaret yoktur. Birinci yolda ise çevrim denetlenebilir: satırın dolar tutarı, kur ve sonucun euro karşılığı yan yana durur, müşteri de siz de hesap makinesiyle kontrol edebilirsiniz. Ölçüt budur: çevrim belgede görünüyorsa sınanabilir, fiyata gömülüyse sınanamaz.
Bir istisna var: dış pazar için bilinçli olarak euro fiyat listesi tutuyorsanız, o fiyatlar bir çevrim değil, ticari bir karardır. O zaman satır zaten euro'dur ve çevrilecek bir şey yoktur. Sorun, çevrilmiş bir fiyatın kendi başına bir fiyatmış gibi davranmasıdır.
Smartifie Quote'ta ürün kartı fiyatın para birimini de taşır. Ürünü teklife seçtiğinizde satır, fiyatıyla birlikte o para birimini de getirir; elle yazdığınız bir kalemde ise satırın para birimini satırın kendisinde seçersiniz.
Çevrim satır satır yapılır, sonra toplanır
Toplamı almak için iki sıra mümkündür. Satırları önce para birimine göre toplayıp her ara toplamı bir kez çevirebilirsiniz, ya da her satırı ayrı ayrı çevirip belge parasında kuruşa yuvarlar, sonra bu yuvarlanmış tutarları toplarsınız. Kâğıt üstünde ikisi aynı sonucu vermeli gibi görünür, ama her zaman vermez.
Örnek: tedarikçiden üç ayrı yedek parça, her biri 100,00 USD; kur 1 EUR = 1,20 USD. Satır satır çevirirseniz her satır 83,33 EUR olur ve üç satırın toplamı 249,99 EUR'dur. Önce toplayıp sonra çevirirseniz 300,00 USD = 250,00 EUR bulursunuz. Bir sentlik fark küçüktür, ama belgeyi satır satır kontrol eden biri yazılı toplamı bulamaz ve o andan sonra tartışılan şey fiyat değil, belgenin güvenilirliğidir.
Satır satır çevirip yuvarlamak, yazılı satırların yazılı toplamı vermesini sağlar; toplu çevirmek ise kuruş farkı üretebilir. Smartifie Quote birinci yolu izler: her satır kendi kuruyla çevrilir, belge parasında yuvarlanır ve toplamlar bu yuvarlanmış değerlerin toplamıdır. Teklifi Excel'e aktardığınızda karma bir teklifte belge para birimi sütunu da gelir ve o sütunun satırları genel toplamı kuruşu kuruşuna verir. Aynı ilkenin KDV tarafını KDV'de kuruş farkı neden oluşur yazısında anlattık. Bir ayrıntı daha: Japon yeni gibi kuruşu olmayan para birimlerinde tutarlar ondalıksız yazılır, diğerlerinde iki ondalıkla.
| Kalem | Satır tutarı (kendi parasında) | Kur | Belge parasında (EUR) |
|---|---|---|---|
| Endüstriyel bulaşık makinesi, 2 × 60.000,00 | 120.000,00 TRY | 1 EUR = 50,00 TRY | 2.400,00 |
| Tezgâh altı buzdolabı, 4 × 15.000,00 | 60.000,00 TRY | 1 EUR = 50,00 TRY | 1.200,00 |
| Buz makinesi (tedarikçi fiyatı), 1 × 3.000,00 | 3.000,00 USD | 1 EUR = 1,20 USD | 2.500,00 |
| Toplam (KDV hariç) | 6.100,00 EUR | ||
Rakamlar ve kurlar örnektir, gerçek bir günün kuru değildir. Vergi, örneği sade tutmak için dışarıda bırakıldı.
Her yabancı para birimi için bir kur satırı, hepsi aynı tarihte
Belgede kaç kur yazılmalı? Satır sayısı kadar değil, belge parasından farklı para birimi sayısı kadar. Örneğimizde iki yabancı para birimi var, lira ve dolar; belgede de iki kur satırı durur: 1 EUR = 50,00 TRY ve 1 EUR = 1,20 USD. Aynı para birimindeki ikinci, üçüncü satır yeni bir kur getirmez; ilk satırın kurunu kullanır.
Kurları okunaklı yönde yazın: “1 TRY = 0,02 EUR” yerine “1 EUR = 50,00 TRY”. Sıfırlarla dolu küçük bir sayı hem okunması hem kontrol edilmesi en zor sayıdır; bir basamak kayması o satırı on kat yanlış çevirir. Okunaklı yön, ondalık noktadan önce anlamlı rakam olan yöndür.
Bütün kurlar tek bir tarihe aittir. Lira kuru bir günden, dolar kuru başka bir günden alınmışsa toplam hiçbir güne ait değildir ve “hangi günün fiyatı bu?” sorusunun cevabı kalmaz. Bir ayrıntı daha: örneğimizde dolar satırı liraya değil, doğrudan euroya çevrilir. Şirketinizin parası lira olsa bile belgede USD ile EUR arasında doğrudan bir kur satırı durur; iki yabancı para arasındaki bu tür kura çapraz kur denir.
Smartifie Quote'ta bir satırın para birimi belgeninkinden farklı olduğu anda satırların altında Döviz kurları kartı açılır. Kartta her yabancı para birimi için bir satır vardır ve kur okunaklı yönde gösterilir. Kartın notu kuralı tek cümlede söyler: kur teklife sabitlenir, toplamların altına yazılır ve teklif taslakken değiştirilebilir. Videoda Köln'deki otel için euro teklifi baştan sona kuruyoruz:
Videoda izleyin
Gerçek ekranlarla, baştan sona.
Dövizli Teklif Hazırlama: Kur Teklife Sabitlenir | Smartifie Quote
Smartifie Teklif'te dövizli teklif hazırlamak: teklif müşterinin para biriminde, her satır kendi para biriminde, kur da teklife sabitlenir.
Oynat'a bastığınızda video YouTube'dan yüklenir.
Adımları kendi tekliflerinizde denemek isterseniz: satırları kendi para biriminde tutup toplamı tek para biriminde veren bir teklif aracı.
Kuru olmayan satır “1” sayılmamalı
Karma tekliflerin en pahalı hatası gürültüsüz olanıdır. Kur satırı boş kalan bir yabancı satır “1” kabul edilirse 5.000,00 TRY'lik bir kalem euro teklife 5.000,00 EUR olarak girer; örnek kurumuzla doğrusu 100,00 EUR'dur. Hesap tablosunda boş kur hücresi ya satırı sıfırlar ya da biri formül hata vermesin diye boşluğu 1 saydırdıysa satırı olduğu gibi taşır. İkisi de ekranda bir uyarı üretmez; hata ancak müşteri ya da muhasebe fark ettiğinde ortaya çıkar.
Doğru davranış katıdır: kuru eksik bir yabancı satır varken teklif kaydedilmemelidir. Smartifie Quote böyle çalışır; kaydı reddeder ve hangi para biriminin kurunun eksik olduğunu adıyla söyler. Kur yerinde olmadan teklif kaydedilmediği için yanlış toplamlı bir teklif de kayda geçmez.
Belgenin para birimini sonradan değiştirirseniz
Müşteri teklifi gördükten sonra “aslında dolarla verin” diyebilir. Taslak aşamasındaki bir teklifte bu, satırlara dokunmayı gerektirmez. Satırlar kendi para biriminde kalır; değişen yalnız toplam ve kur satırlarıdır. Yeni belge parası teklifte zaten varsa kurlar baştan kurulmaz, eldeki kurlardan yeniden ifade edilir: 1 EUR = 50,00 TRY ve 1 EUR = 1,20 USD iken belge dolara geçince lira satırlarının kuru 1 USD ≈ 41,67 TRY olur (50 ÷ 1,20); dolar satırı ise artık belge parasında olduğu için kur istemez.
Yeni para birimi teklifte hiç yoksa (örneğin müşteri birden İsviçre frangı isterse) kurlar o para birimine göre yeniden belirlenir. Smartifie Quote iki durumu da bu şekilde ele alır. Teklif gönderilmişse belge kilitlidir, para birimi de değişmez; değişiklik o teklifin yeni bir revizyonunda yapılır ve yeni revizyon taslak olarak açıldığı için kuru da taslakken değişebilir.
Gönderildikten sonra: karma teklif de tek bir kur tarihiyle donar
Teklif Gönderildi yapıldığında kur kutuları kilitlenir ve toplam artık kıpırdamaz; kur piyasada ne yaparsa yapsın, müşterinin elindeki belge ile ekrandaki aynı rakamı gösterir. Kurlar PDF'te toplamların altına tarihleriyle basılır, ekrandaki önizleme de aynı listeden beslenir. Müşteri her çevrimi belgenin kendisinden kontrol edebilir.
Kuru neden dondurmak gerektiği, anlık kurun neden yanlış cevap olduğu ve geçerlilik süresinin bu işteki rolü ayrı bir yazının omurgası; burada tekrar etmiyoruz: dövizli teklifte hangi günün kuru yazılır.
Sınırı da açıkça yazalım: Smartifie Quote fatura üretmez. Teklif ve proforma mali belge değildir; teklif kabul edildikten sonra faturadaki kur ve olası kur farkı fatura aşamasının sorusudur ve mali müşavirinize sorulmalıdır.
Kapanış tek cümlede: satırları kendi parasında bırakın, toplamı tek bir parada yazın, aradaki her çevrimi aynı tarihli bir kur satırıyla belgeye koyun. Kurun hangi gün alınacağı ise ayrı bir karardır: dövizli teklifte hangi günün kuru yazılır.
Satırları kendi para biriminde tutup toplamı tek para biriminde veren bir teklif aracı