Atölyede süre kaydına geçmeye karar verdiniz ve ilk iş, herkese bir yaka kartı. “Personel yaka kartı” diye arayınca karşınıza kamu kurumlarının kimlik kartı yönergeleri ve kartlık satan siteler çıkar; bir atölyede kartın neye yaradığını, üzerine ne yazılacağını ve hangi kodun basılacağını anlatan bir rehber bulmak zordur. Bu yazı kartları hazırlayacak üretim ya da insan kaynakları sorumlusu için karar sorularını sırayla ele alıyor: kartta ne yazmalı, barkod mu QR mı, kod neyden kurulmalı, hangi boy, ve yeni gelen, kaybolan, işten ayrılan kart.
Kısa cevap: atölyede yaka kartı bir tanıtım kartı değil, terminalde “bu kim?” sorusunu cevaplayan anahtardır. Üzerinde işe yarayan kadar bilgi olur: ad soyad, sicil no, okutulacak kod ve kodun okunur hâli. Kod sicil numarasından türetilir, sembol elinizdeki okuyucuya göre seçilir; yeni gelen, kaybolan ve işten ayrılan kart için ne yapılacağı önceden yazılır.
Atölyede yaka kartı ne işe yarar: tanıtım değil, okutma anahtarı
Ofiste yaka kartı kapıdan geçmek ve tanınmak içindir. Atölyede süre kaydı yapıyorsanız kartın asıl işi başkadır: operatör işe başlarken kartını terminale okutur ve kayıt doğru kişiye yazılır. Adı elle yazmak ya da listeden seçmek yerine kod okutmanın neden hatayı bitirdiğini iş kaydında kim alanının neden kod olması gerektiği başlığında anlattık; burada tekrar etmiyoruz. Bu yazı, o kodun taşındığı kartın kendisini konu alıyor.
Bir ayrıntı kartın nasıl hazırlanacağını belirler: kartlara en çok kurulum haftasında ihtiyaç duyulur. Terminal o gün çalışmaya başlar ve kartı olmayan kişi işe kartla başlayamaz. Yani ilk baskı tek tek değil, toplu yapılır; sonraki baskılar ise yeni gelenler ve kaybolan kartlar için tek tek. Aşağıdaki kararların çoğu bu iki ana göre verilir.
Kartta ne yazmalı, ne yazmamalı?
Ölçüt basittir: kartın üzerindeki her bilginin bir işi olmalı. Kart gün boyu herkesin görebileceği yerde takılır; işe yaramayan bilgi yalnızca açıkta durur. Bir atölye kartında işe yarayanlar şunlardır:
- Ad soyad, büyük: kartı kimin taktığı uzaktan anlaşılsın, kartlar dağıtılırken karışmasın.
- Sicil no: ad aynı olan iki kişiyi ayırır; amir kayıtta bu numarayı görür.
- Okutulacak kod ve altında okunur hâli: okuyucu bozulduğunda ya da kart yıprandığında kod elle yazılabilsin.
- Şirket adı: bulunan kartın nereye ait olduğu anlaşılsın, geri gelsin.
Kimlik numarası, telefon, ev adresi, departman, vardiya ve yetkinlik ise karta yazılmaz. Hiçbiri okutmaya katkı sağlamaz. Kimlik numarası ve iletişim bilgileri gün boyu açıkta kalır; departman, vardiya ve yetkinlik ise değişir: kişi bölüm ya da vardiya değiştirdiğinde kart yanlış bilgi taşımaya başlar ve yeniden basılması gerekir. Kartta yalnızca değişmeyen şeyler kalırsa kart yıllarca geçerli kalır.
Bu, kişisel verilerle ilgili genel ilkeyle de örtüşür: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 4. maddesi, verilerin “işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü” olmasını ister. Kartın amacı okutmaksa, amaçla bağlantılı olan da okutmaya yarayan bilgidir. Bu bir hukuki görüş değildir; kendi durumunuz için danışmanınıza sorun.
Smartifie Başla Bitir bu ayrımı varsayılan olarak yapar: departman, vardiya ve yetkinlik karta hiç basılmaz. Şirket logosu, operatörün iş merkezi ve bir başlık satırı ise isteğe bağlıdır; şablonda varsayılan olarak kapalıdır ve bunlardan biri ilk kez açılırken ekran bir kez onay ister. Şirket adı kartın üstündeki renkli bantta yazar; ayarlardaki şirket adından gelir, “Kartta yazacak şirket adı” alanından yalnızca o baskı için değiştirilebilir.
Fotoğraf koymalı mı?
Bu soruyu “kartı kim kontrol ediyor?” sorusu cevaplar. Kart terminalde okutuluyorsa fotoğraf terminale bir şey katmaz; terminal kişiyi koddan tanır. Kart kapıda bir güvenlik görevlisi tarafından da kontrol ediliyorsa, ya da sahada kimin kim olduğunu bilmeyen ziyaretçiler ve taşeronlar çoksa, fotoğraf işe yarayabilir. O durumda fotoğrafın neden istendiğini personele açıklayın ve fotoğrafı kartla sınırlı tutun.
Smartifie Başla Bitir'de fotoğraf varsayılan olarak kapalıdır. Fotoğraflı kart yerleşimleri, Ayarlar'da personel fotoğrafı açılmadan seçilemez; açılmadıkça kart “Minimal” yerleşimle basılır: yalnız ad, kod ve okutulabilir kod.
Kartın ön ve arka yüzü: arkaya ne yazılır?
Ön yüz kişiye özeldir; arka yüz herkeste aynı olur. Arka yüze kişisel bilgi taşınmaz, bunun yerine kartı takan ya da bulan için kısa talimat yazılır: “Bulunursa üretim ofisine teslim edin.”, “Kartı katlamayın, kodun üstüne yazmayın.” Arka yüzün en yararlı satırı genellikle ilkidir; kaybolan kartın geri gelmesini sağlar.
Smartifie Başla Bitir'in kart şablonunda “Arka yüz bas” açıldığında yazdığınız metin her kartın arkasına aynı şekilde basılır; ekrandaki not da bunu hatırlatır: kartı takan kişi için kullanım talimatıdır, kişisel veri değildir. Tek kartta arka yüz PDF'in ikinci sayfasıdır; toplu baskıda ön yüz sayfalarının ardından arka yüz sayfaları gelir.
Barkod mu QR mı? Elinizdeki okuyucuya göre seçin
Bu soruya “hangisi daha modern?” diye değil, “terminalde kartı ne okuyacak?” diye bakın. Kartın tek işi okutulmaksa, doğru sembol okuyucunuzun okuduğu semboldür.
Üç okuyucu, üç cevap
- Tek boyutlu (lazer) okuyucu: yalnızca barkod okur, QR kodu okumaz. Elinizde bu varsa cevap barkoddur.
- 2D görüntüleyici (imager): hem barkodu hem QR kodu okur. Seçim kartın düzenine kalır.
- Tablet ya da telefon kamerası: ikisini de okur; ayrı bir okuyucu almadan başlamanın yolu budur.
İki sembolün kart üzerindeki davranışı da farklıdır. Barkod kodun uzunluğuyla genişler; uzun bir kod kartın genişliğine sığmak için incelir ve okunması zorlaşır, bu yüzden barkodlu kartta kod kısa tutulur. QR küçük bir karedir ve kartın ortasına sığar. Elinizde zaten barkodlu kartlar varsa ve okuyucunuz onları okuyorsa, sırf yenilik için QR'a geçmeyin. Kod türünü değiştirmek kart kodunun kendisini değiştirmez: aynı kod bu kez başka bir sembolle basılır.
Genel barkod tipi seçimini, tiplerin farkını ve bir barkodun neden okunmadığını burada tekrar etmiyoruz; barkod tipleri ve okunmayan barkodun nedenleri ücretsiz barkod oluşturucu sayfamızda anlatılıyor.
Smartifie Başla Bitir'in kart şablonunda “Kod türü” iki seçenektir: Barkod (Code 128, varsayılan) ya da QR kod. Terminalin kamerası ikisini de okur; terminale bağlı bir okuyucu kullanıyorsanız onun okuduğunu seçin. Barkod seçiliyken Code 128'in basamayacağı karakterler taşıyan bir kod varsa, o kişinin satırında “Kod basılamıyor” yazar ve kart seçilemez; sorun kâğıtta değil ekranda görünür.
Kart kodu neyden kurulur: sicil numarasından, elle değil
Kart kodlarını bir tabloya elle yazmak kolay görünür; ama elle yazılan kod zamanla kayar: bir kartta “1042”, başkasında “P-1042”, bir yerde başına boşluk girmiş “ 1042”, bir yerde arkadaşın numarası yanlışlıkla kopyalanmış. Okutma ya kimseyi bulamaz ya da yanlış kişiyi bulur ve kayıt başkasının adına yazılır. Çözüm, kodu kimsenin yazmaması, bir kuraldan üretilmesidir.
- Sicil numarasından başlayın. Sicil no herkeste farklıdır ve kişi işte kaldıkça değişmez; kod ondan türerse benzersizliği de ondan gelir.
- Kısa bir önek ekleyebilirsiniz. “K-1042” gibi bir önek, kodun bir yaka kartına ait olduğunu söyler ve başka etiketlerdeki numaralarla karışmasını önler.
- Koda ad ya da iş merkezi koymayın. İki kişi aynı adı taşıyabilir; kişi iş merkezi değiştirdiğinde kod, dolayısıyla kart da değişir.
- Kısa tutun. Okutma başarısız olduğunda kod elle yazılacak; 20 karakteri geçen bir kodu doğru yazmak zordur.
- Yalnızca Latin harf, rakam ve tire kullanın. Okuyucular kodu klavye gibi gönderir; “Ş”, “Ğ” ya da “İ” okuyucunun klavye düzeninde başka bir karaktere dönüşebilir.
Kendi iç kodunuz için GS1'den numara almanız gerekmez; ayrıntısını iç kod için GS1 numarası gerekir mi yazısında ele aldık.
Smartifie Başla Bitir'de kart kodu elle yazılmaz; Ayarlar'daki “Kart kodu üreticisi” kuralından üretilir. Kural parçalardan kurulur (sicil no, sabit karakter, ad soyad, iş merkezleri, operasyonlar) ve varsayılanı yalnızca sicil numarasıdır. Kuralda sicil no yoksa ekran iki kişinin aynı kodu alabileceğini söyler; kod 20 karakteri geçerse okumanın ve elle yazmanın zorlaşacağını hatırlatır. Kural sabit karakterlerde yalnız harf, rakam ve birkaç işarete izin verir, adı da Türkçe harfsiz büyük harfe çevirir. Operatör kartında, kaydetmeden önce kuralın üreteceği kod görünür; bir değişiklik kodu değiştirecekse form bunu ve eski kartın artık okutulamayacağını söyler. Tek uyarı: kuralı değiştirip “Tüm operatörlere uygula” derseniz, kodu değişen herkesin basılı kartı artık okutulmaz ve onlara yeni kart basmanız gerekir.
Kart boyu ve baskı: banka kartı mı, boyunluk mu?
Üç boy işin çoğunu görür. Banka kartı boyu (85,6 × 54 mm) piyasadaki standart kartlıklara girer ve cüzdanda taşınır. Dikey boyunluk kartı (60 × 90 mm) ipte düz durur. Büyük kart (100 × 70 mm) adı uzaktan okutur; ziyaretçinin ya da yeni gelenin çok olduğu yerde işe yarar.
Baskı için iki yol var: kartları ofis yazıcısında kâğıda basıp kesmek ve kartlığa koymak ya da lamine etmek, veya PDF'i bir kart basım hizmetine vermek. Karar ölçütü kartın ne kadar yıprandığıdır. Yağ, toz, eldiven ve sık okutma kâğıdı çabuk eskitir; böyle bir atölyede laminasyon ya da kart basım hizmeti kendini öder. Temiz bir montaj hattında kartlıktaki kâğıt kart uzun süre dayanır ve yeniden basmak dakikalar sürer.
Smartifie Başla Bitir bu üç boyu sunar ve kartları PDF olarak hazırlar; bir kart yazıcısını doğrudan sürmez. Tek kart PDF'i kartı sayfanın sol üst köşesine yerleştirir. Toplu baskıda kartlar A4 sayfaya seçtiğiniz boya göre dizilir; sayfa dolunca yeni sayfaya geçilir.
Kurulum günü toplu sayfa, yeni gelen için tek kart
Kurulum günü soru “kime kart lazım?” değil, “herkese”dir. Kartları tek bir PDF'te basın ve sayfadaki sıranın listedeki sırayla aynı olmasını sağlayın: kartları dağıtan kişi listeden aşağı inerek kimin kartını verdiğini işaretleyebilir. Sonraki haftalarda iş tek tek gelir: yeni başlayan biri, kaybolan bir kart. O zaman yalnız o kişinin kartı basılır.
Yeni gelen için atlanmaması gereken bir adım var: önce kodu oluşmalı. Kart kodu olmayan kişiye kart basılamaz ve kartla tanıyan bir terminalde işe başlayamaz. İlk gün kimin kodu eksik, bunu kart basmadan önce görmek gerekir.
Smartifie Başla Bitir'de Tanımlar altındaki “Yaka kartları” ekranı açıldığında basılabilecek herkes baştan seçili gelir. Kart kodu olmayan operatörün kutusu işaretlenemez, kodunun yerinde kırmızı “Kart yok” yazar ve listenin üstündeki satır kaç kişinin basılamayacağını söyler. Operatörler ekranında o kişinin kartını açıp kaydettiğinizde kod kuraldan oluşur; Yaka kartları'na döndüğünüzde kişi seçili gelir. Her satırdaki “Tek kart” yalnız o kişinin PDF'ini hazırlar; üstteki “6 kart bas” gibi düğme ise seçilenlerin tümünü, ekrandaki sırayla tek bir A4 PDF'te toplar. Bulutta PDF tarayıcınıza iner; masaüstü uygulamasında dosya kaydedilir ve ekran yerini söyler.
Yeni gelen bir operatörün kodunun oluşmasını, kart şablonunu ve tek kart ile toplu A4 baskısını aşağıdaki videoda birkaç dakikada izleyebilirsiniz. Videodaki kişiler, şirket ve kart kodları kurgusal test verisidir.
Videoda izleyin
Gerçek ekranlarla, baştan sona.
Personel Yaka Kartı Basmak: Barkodlu ya da QR | Smartifie Start Stop
Smartifie Başla Bitir'de personel yaka kartı basmak: sicil numarasından üretilen kart kodu, kartta barkod ya da QR kod, ardından tek kart ya da tüm ekip tek A4 PDF.
Oynat'a bastığınızda video YouTube'dan yüklenir.
Videodaki uygulama, yaka kartını kendisi basan atölye terminali uygulaması Smartifie Başla Bitir. Ekran ekran anlatım için kılavuzda yaka kartları ekranının adımları var.
Kaybolan ve işten ayrılan kart
İşten ayrılan: kişiyi silmeyin, pasife alın. Geçmiş süre kayıtları sicil numarasına bağlıdır; silmek o geçmişi sahipsiz bırakır. Pasife almanın asıl faydası kartadır: kart iade edilmese bile terminal o kartla artık kimseyi işe başlatmaz.
Kaybolan: yenisini basın. Kod sicil numarasından türüyorsa yeni kart aynı kodu taşır; bu, kaybolan kartın da okutmaya devam edeceği anlamına gelir. Bu bir atölyede çoğu zaman yeterlidir; kartın tek başına yetmemesini istiyorsanız kartın yanında PIN isteyin.
Smartifie Başla Bitir'de operatörü “Pasife al” ile pasife aldığınızda kartı anında okutulmaz olur; kayıtları yerinde kalır. Ayarlar'daki “Kartın yanında PIN de iste” seçeneği varsayılan olarak kapalıdır; açıldığında terminal, PIN'i tanımlı olan operatöre kartını okuttuktan sonra PIN'ini de sorar. Dürüst olmak gerekirse: Smartifie Başla Bitir'te tek bir kaybolan kartı geçersiz kılıp aynı kişiye yeni bir kod veren ayrı bir düğme yoktur. Kural yalnız sicil numarasıysa kaybolan kart okumaya devam eder; bunu istemiyorsanız PIN seçeneği bu boşluğu kapatır.
Özetle: kartta yalnız ad, sicil no, okutulacak kod ve okunur hâli olsun; kodu sicil numarasından bir kuralla üretin; sembolü okuyucunuza göre seçin; kurulum günü herkesi tek PDF'te, sonra yeni geleni tek kart olarak basın; ayrılanı pasife alın ve kaybolan kart için PIN'e ihtiyacınız olup olmadığına baştan karar verin.
Yaka kartlarınızı kendi atölyenizde hazırlamak isterseniz Smartifie Başla Bitir'i 15 gün ücretsiz deneyebilirsiniz; kredi kartı istenmez. Deneme bulutta, tarayıcıda çalışır; yaka kartı basmak denemede açıktır.