Müşteri arıyor: “42 numaralı teklifinizle ilgili soracaktım.” Şubeleriniz tek bir sayacı paylaşıyorsa 42 numara tektir, ama hangi şubenin yazdığı numaradan anlaşılmaz. Her şube kendi sayacını tutuyorsa iki tane 42 vardır ve hangisi olduğu ancak şube koduyla söylenir. Birden fazla şubesi, mağazası ya da bölge ofisi olan her satış ekibi bir noktada bu kararı verir; çoğu zaman da farkına varmadan, ayar ekranında bir kutuyu işaretleyerek. Bu yazı o kararı anlatıyor: ne zaman tek sayaç, ne zaman şube başına sayaç; şube kodu nasıl seçilir; şubesiz kaydedilen teklif ne olur; numaraya ay ya da sabit metin eklemek sayaca ne yapar.
Kısa cevap: numaraya şube kodu eklemek bir görünüm kararı değil, bir sayaç kararıdır. Her şube kendi serisini tutar, “42 numaralı teklif” artık şube koduyla birlikte söylenir ve kod bir daha değişmez. Ay ve sabit metin ise yalnız yazıdır; sayacı bölmezler.
Tek sayaç mı, şube başına sayaç mı: önce numarayı kimin okuduğuna bakın
Teklif numarasını üç taraf okur: teklifi alan müşteri, teklifi hazırlayan şube ve rakamları toplayan yönetim. Hangisinin ihtiyacı ağır basıyorsa sayaç ona göre kurulur.
| Durum | Tek sayaç | Şube başına sayaç |
|---|---|---|
| Teklifleri kim hazırlıyor? | Tek bir satış masası | Her şube kendi müşterisine |
| Müşteriler | Şubeler aynı müşterilere satıyor | Her şubenin kendi müşteri çevresi var |
| Dosya ve takip | Tek yerde tutuluyor | Şube müdürü kendi serisini izliyor |
| Yönetimin sorusu | “Bu yıl kaç teklif verdik?” tek sayıdan okunsun | Toplam, şube serilerinin toplamıdır |
Mekanik tarafı tek cümleyle: ortak sayaçta şubelerin teklifleri aynı diziden numara alır, bu yüzden bir şubenin kendi teklifleri arasında atlamalar görünür. Bunun neden böyle olduğunu ortak sayaçta şubelerin numaraları neden zıplar yazısında anlattık.
Kanun bu kararı sizin yerinize vermez. Teklif mali bir belge değildir; numarasının biçimini ve kaç sayaçla verildiğini mevzuat değil sizin ihtiyacınız belirler. Teklif numarasının yasal bir zorunluluk olup olmadığını aynı yazıda ayrıca ele aldık.
Şube başına sayaçta “42 numaralı teklif” iki tane olur
İki şube aynı teklif numarasını kullanabilir mi? Sondaki sıra numarası açısından evet: şube başına sayaçta iki şube de yılın 42. teklifine ulaşır ve ikisinde de sıra 00042 olur. Tam numara ise çakışmaz, çünkü aradaki şube kodu farklıdır: TKL-2026-IZMIR-00042 ve TKL-2026-BURSA-00042.
Bunun pratik sonucu tek bir alışkanlıktır: numara telefonda, e-postada ve dosya adında her zaman tamamıyla söylenir. “42'yi gönderir misiniz” yerine “IZMIR 42”. Satış ekibine bunu baştan söylemezseniz yanlış teklifin açıldığı ilk telefon size söyletir.
Smartifie Quote'ta sayacı şubeye bölmenin tek yolu, şube kodunu numaraya basmaktır: Ayarlar → Numaralandırma'da Başka grup eklensin mi? sorusuna Şube kodu cevabı. Kodu görünmeyen bir şube sayacı yoktur; bu yüzden iki şubenin tam numarası çakışmaz. Şube grubu eklendiğinde ayar ekranındaki “Verilen son numara” satırının kaybolması da bundandır: artık tek bir son numara yoktur, her şubenin kendi son numarası vardır.
Şube kodu numaraya kalıcı olarak basılır: kodu nasıl seçmeli
Şube kodu kaç harf olmalı? Kısa: 2 ile 5 karakter arası, harf ve rakam, herkesin tanıdığı bir kısaltma. Şehir kısaltması, plaka kodu ya da şubenin bilinen adının ilk harfleri iyi çalışır. “SUBE1”, “BRN-0004” gibi sıra kodlarından kaçının; müşteri ve muhasebe numaraya bakıp hangi şube olduğunu anlayamaz, ilk şube kapandığında da “1” bir anlam taşımaz. Kod öneki tekrar etmesin (önek zaten numaranın başında). Türkçe karakter yerine düz harf kullanın (İZMİR yerine IZMIR): numara müşterinin sistemine, bir dosya adına ya da bir ödeme açıklamasına yazıldığında bozulmadan kalır.
Neden bu kadar özen? Çünkü kod geri alınamaz. Smartifie Quote'ta Şubeler ekranında kod alanının altında şu yazar: “Kısa ve okunur olsun — bu şubenin kestiği belgelerde görünür. Sonradan değiştirilemez.” Şube kaydedildikten sonra kod alanı kilitlenir. Bir şubeyi kapattığınızda şube pasife alınır, silinmez; kodu da eski tekliflerin numarasında olduğu gibi kalır. Bu yüzden kod şubenin ilk teklifinden önce düşünülür, sonra değil.
Uzun koddan da kaçının. Numara yalnız sizin ekranınızda durmaz; müşterinin satın alma sistemine, bir dosya adına, bir ödeme açıklamasına yazılır. Her fazladan harf, bu yerlerden birinde kesilme ya da yanlış yazılma ihtimalidir.
Şubesiz kaydedilen teklif hangi seriye düşer?
Şube başına sayaca geçtiniz, ama biri teklifi şube seçmeden kaydetti. Smartifie Quote'ta bu teklif şube kodu olmadan numaralanır (numarada boşta kalan bir ayraç da olmaz) ve şube ayrımından önce kullanılan ortak sayaçtan devam eder. Sonuç: aynı yıl içinde iki tür numara yan yana durur, şube kodlu olanlar ve şubesiz olanlar. Şubesiz numara hiçbir şubenin serisine ait değildir; şube müdürü onu kendi listesinde aramaz.
Öneri basit: şube başına sayaca geçtiyseniz her teklif şubesiyle kaydedilir; ekipte bunu kural yapın. Yalnız tek bir şubeye bağlı çalışan kullanıcının teklif ekranında şube zaten kendiliğinden seçilir, bu durumda unutulacak bir alan kalmaz.
Bir uyarı: numara ilk kayıtta verilir ve sonra değişmez. Kaydedilmiş bir teklifin şubesini sonradan değiştirirseniz numara ilk şubenin kodunu taşımaya devam eder; teklif yeniden numaralanmaz. Şubeyi kaydetmeden önce seçin.
Ay eklemek sayacı her ay sıfırlamaz
Numarada ay olursa sayaç her ay baştan mı başlar? Bu soru iki yönden sorulur: kimi her ayın ilk teklifinin 1 olmasını ister, kimi ayın numarada görünmesini ama sayacın sıfırlanmamasını. Hangisini istediğinizi bilmeden ayı eklemek, ikinci ayın ilk teklifinde sürprize yol açar.
Smartifie Quote'ta ay yalnız yazıdır: numaraya iki hane olarak basılır, sayaca girmez. Sayaç yıl damgası varsa yıllıktır, yoksa sürekli devam eder. Yani TKL-2026-11-00137 “Kasım'ın 137. teklifi” değil, “yılın 137. teklifi, Kasım'da kesildi” demektir.
Öneri: ayı yıl olmadan kullanmayın. Ay her yıl tekrar eder; yılı olmayan “11” tek başına okunduğunda hangi Kasım olduğunu söylemez. Aylık teklif sayısını görmek istiyorsanız onu numaradan değil, teklif tarihinden okuyun: teklif listesini tarih aralığına göre süzmek yeterlidir.
Sabit metin ayrı bir seri açmaz
İhracat tekliflerine “EXP” yazarsam ayrı numaralanırlar mı? Hayır. Smartifie Quote'ta sabit metin, o belge tipinin her numarasına aynı şekilde basılır ve sayaca girmez. Ürün metin kutusunu “EXP” ile açar, ama bu yalnız bir örnektir: EXP yazmak ihracat tekliflerini iç piyasa tekliflerinden ayırmaz, bütün tekliflerinize EXP yazar.
Sabit metin, numaranızı başka bir kaynağın numaralarından ayırmak istediğinizde anlamlıdır; çoğu zaman önek bu işi zaten görür. Teklifin türünü (ihracat mı, iç piyasa mı) numaradan değil, teklifin kendisinden okuyun: carisi, para birimi ve koşulları bunu zaten söyler.
Şube başına sayaçta kaç hane yeter, artış neden 1 kalmalı
Şube başına ve yıl başına sayaçta her serinin hacmi küçülür. Yılda bin teklifin altında kalan bir şube için 4 hane yeterlidir. Smartifie Quote'ta numara uzunluğu 3, 4, 5, 6, 7, 8 ya da 10 hane olabilir. Kural basit: bir şubenin yıllık teklif sayısının hane sayısına bir hane ekleyin. Yılda 300 teklif yazan şube için 4 hane, yılda 3.000 yazan için 5 hane.
Artış 2, 5, 10 ya da 100 seçilebilir, ama ilk numara her zaman 1'dir: artış 10 ise sıra 1, 11, 21 diye gider. Bilinçli bırakılan her boşluk, bir gün birinin “aradaki teklifler nerede, kayıp mı?” diye sormasına yol açar. Öneri: artış 1. Smartifie Quote'ta numara yalnız teklif kaydedilirken verilir; yarım bırakılan taslak numara harcamaz.
Karar verdikten sonra: biçim değişir, eski teklifler değişmez
Videoda Kuzey Ege Makina'nın tek bir teklifi var: önerilen biçimle numaralanmış QUO-2026-000001. Ayarlar → Numaralandırma'da önce şube kodu grubunu ekliyoruz, sonra kendi önekimiz TKL'yi, dört haneli yılı ve 5 haneli sıra numarasını seçiyoruz; ay grubunu ekleyip kaldırıyoruz ve kaydediyoruz. İkinci şubeyi BURSA koduyla açıyoruz. Sonra üç teklif: İzmir şubesi TKL-2026-IZMIR-00001, Bursa kendi sayacıyla TKL-2026-BURSA-00001, İzmir'in sıradaki teklifi TKL-2026-IZMIR-00002. Videodaki şirketler ve veriler kurgusaldır.
Videoda izleyin
Gerçek ekranlarla, baştan sona.
Teklif Numarası Ayarlama: Önek, Yıl ve Şube Kodu | Smartifie Teklif
Smartifie Teklif'te teklif numarası ayarlama: kaydedene kadar hiçbir şey değişmez, şube kodu eklenince her şube kendi sayacını tutar, eski teklifler numarasını korur.
Oynat'a bastığınızda video YouTube'dan yüklenir.
Videonun sonundaki teklif listesi bu yazının asıl kanıtı: biçim değişti, ama ilk teklif hâlâ eski numarasını taşıyor.
Biçimi değiştirmek eski numaraları değiştirmez; yeni şube serileri 1'den başlar. Bu yüzden geçişin en temiz anı yıl başıdır: yıl damgası sayacı zaten sıfırlar ve yılın bütün teklifleri tek biçimde kalır. Mekanik tarafı için: biçimi değiştirmek sayacı neden sıfırlamaz.
Smartifie Quote'ta bu tarafta yaptıklarımız:
- Önek (önerilen, kendi öneğiniz ya da öneksiz), 2 ya da 4 haneli yıl, numara uzunluğu, artış ve ayraç seçimi.
- Şube kodu (her şubeye ayrı sayaç), ay ve sabit metin grupları.
- Kaydedene kadar canlı önizleme; kaydedilmemiş seçim hiçbir numarayı etkilemez.
- Teklif ve proforma için ayrı biçim ve ayrı sayaç.
- Numara yalnız kayıtta verilir; “Önerilen biçime dön” düğmesi biçimi geri alır, sayacı sıfırlamaz.
Yapmadıklarımızı da açıkça yazalım:
- Numarayı elle yazmak ya da sonradan düzeltmek yok; sayacı sıfırlama ya da başlangıç numarası seçme yok, ilk numara her zaman 1'dir.
- Aylık sayaç ve sabit metinle ayrı seri yok.
- Kaydedilmiş şubenin kodu değiştirilemez.
- Sipariş numarası vermez; sipariş biçimi Numaralandırma ekranında yalnız hazır tutulur.
- Fatura üretmez: teklif ve proforma mali belge değildir, numaraları da fatura numarası değildir.
Kapanış tek cümlede: önce numarayı kimin okuduğuna karar verin; şube başına sayaca geçecekseniz kısa ve kalıcı bir kod seçin, her teklifi şubesiyle kaydedin, ayı ve sabit metni yalnız yazı olarak kullanın.
Kendi şubelerinizle denemek isterseniz: her şubeye ayrı sayaç tutabilen bir teklif aracı; bulut sürümünü 15 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.