Ay sonu geliyor ve yönetim tek bir soru soruyor: “Elimizde ne kadar bekleyen teklif var?” Teklif listesini Excel'e almak işin kolay kısmı. Zor olan, dosyadaki Tutar sütununu toplayınca çıkan rakamın gerçekten bekleyen teklifleri anlatıp anlatmadığı. Çoğu zaman anlatmaz: revize edilen teklif iki kez sayılır, geçerliliği bitmiş teklif hâlâ “gönderildi” görünür, dolar ile euro aynı sütunda toplanır ve KDV dahil rakam, KDV hariç tutulan satış hedefinin yanına konur. Bu yazı, o rakamı vermeden önce uygulanacak dört kuralı anlatıyor.
Kısa cevap: süzülen listeyi Excel'e almak tek tıktır; doğru “bekleyen teklif” rakamı ise dört kurala bağlıdır: her teklif bir kez (son revizyonuyla) sayılır, süresi dolan teklif bekleyen değildir, para birimleri ayrı toplanır ve rakamın KDV dahil olduğu raporun üstüne yazılır.
Önce “bekleyen”i tanımlayın: hangi durumlar sayılır
Bekleyen teklif, müşteride olan ve cevabı henüz gelmemiş tekliftir. Smartifie Quote'un durumlarıyla bu iki durum demektir: Gönderildi ve Görüldü. Görüldü “kabul” anlamına gelmez; müşteri yalnız teklifi açmıştır. Geri kalan durumlar ya henüz müşteriye gitmemiştir ya da karara bağlanmıştır.
| Durum | Bekleyen mi? | Neden |
|---|---|---|
| Taslak | Hayır | Henüz kimseye gönderilmedi. |
| Onay bekliyor | Hayır | Şirket içi onayda; müşteri teklifi görmedi. |
| Gönderildi | Evet | Müşteride, cevap bekleniyor. |
| Görüldü | Evet | Müşteri açtı, henüz cevap vermedi. |
| Kabul edildi | Hayır | Karar verildi; artık sipariş tarafında. |
| Reddedildi | Hayır | Karar verildi. |
| Süresi doldu | Hayır | Geçerlilik tarihi geçti; fiyat artık bağlamaz. |
| Revize edildi | Hayır | Yerini yeni bir revizyon aldı. |
Taslak ve Onay bekliyor'u toplama katmak rakamı şişirir: ikisi de müşteriye henüz gitmemiş tekliflerdir. Videodaki dosyada en büyük tutarlardan biri Onay bekliyor durumunda: müşteri o teklifi henüz görmedi bile. Şirket içi onay sırasının nasıl izleneceğini onay bekleyen teklif nasıl fark edilir yazısında anlattık.
Smartifie Quote'ta teklif listesinin Durum filtresi bu durumların her birini ayrı süzer. Filtre tek seçimlidir: Gönderildi ile Görüldü'yü aynı anda seçemezsiniz. Bu yüzden iki durumun toplamını Excel'de kurmak daha pratiktir; nasıl yapılacağı aşağıda.
Süresi dolan teklif bekleyen değildir
Geçerliliği bitmiş teklif hâlâ açık mı sayılır? Hayır. Geçerlilik tarihi geçtiğinde teklifteki fiyat sizi artık bağlamaz; müşteri o tarihten sonra “evet” derse genellikle yeni fiyatla yeni bir revizyon gerekir. Bekleyen rakamında yeri yoktur.
Elle tutulan tablodaki sorun şudur: satırın durumu biri değiştirene kadar “Gönderildi” kalır. Geçerlilik tarihi geçen teklif, kimse fark etmediği için haftalarca bekleyen toplamında durur.
Smartifie Quote'ta gönderilmiş ya da görülmüş bir teklifin geçerlilik tarihi geçince liste onu kendiliğinden Süresi doldu gösterir. Kimsenin işaretlemesi gerekmez; durum tarihten hesaplanır ve Excel dosyasına da aynı durum yazılır. Sonuç: Gönderildi ve Görüldü süzgeci zaten yalnız süresi içindeki teklifleri verir. Videoda Durum = Gönderildi 4 teklif gösteriyor; eylülde gönderilen teklif bu dörde girmiyor, Süresi doldu filtresinde tek başına çıkıyor.
Bir ayrıntı: dosya, aktarıldığı günün fotoğrafıdır; durumlar o gün nasılsa öyle yazılır. Geçen haftanın dosyasını bu hafta toplarsanız, arada süresi dolan teklifler hâlâ “Gönderildi” görünür. Rakamı verdiğiniz gün dosyayı yeniden alın. Süresi dolan teklifin takibi (hatırlatma, yeniden teklif) ise ayrı bir konu; burada yalnız sayım kuralını konuşuyoruz.
Revize edilen teklif toplamda iki kez sayılır
Elle tutulan listede her sürüm ayrı bir satırdır. 120.000 TL'lik bir teklif 110.000 TL'ye revize edildiğinde iki satır kalır ve toplam 230.000 TL görünür; oysa müşteride tek bir teklif vardır, 110.000 TL'lik olanı. Kural: her teklif numarası bir kez, son revizyonuyla sayılır.
Smartifie Quote'ta Yalnız son revizyon kutusu varsayılan olarak açıktır. Kapatırsanız eski sürümler Revize edildi durumuyla listeye ve Excel dosyasına girer; videoda kutu kapatılınca önceki revizyon tam böyle beliriyor. Rapor için kutuyu açık bırakın.
Dosyada kontrol etmek isterseniz: Teklif No A sütunu, Revizyon B sütunudur. Aynı numara iki kez geçiyorsa toplama iki sürüm girmiştir. Boş bir sütuna =EĞERSAY(A:A;A2)>1 yazıp aşağı çekin; DOĞRU çıkan satırın numarası tekrar ediyordur.
Revizyonun kendisini, yani numaranın neden aynı kaldığını ve eski sürüme ne olduğunu revizyonda teklif numarası neden değişmez yazısında anlattık.
Silinen teklifler ve “(Pasif)” satırları
Silinmiş teklif dosyaya girer mi? Varsayılan olarak hayır. Smartifie Quote'ta silinen teklif kayıt olarak saklanır ama listede görünmez. Pasifleri de göster açıksa listede Pasif etiketiyle görünür, Excel dosyasına da girer ve Durum hücresinde “Gönderildi (Pasif)” gibi bir ek taşır.
Kural: rapor için kutuyu kapalı tutun. Açık unutsanız bile aşağıdaki formül durumu tam metniyle aradığı için “Gönderildi (Pasif)” satırını saymaz; yine de toplamadan önce Durum sütununda “(Pasif)” geçen satır var mı, bir göz atın.
Dolar ile euro aynı sütunda toplanmaz
Dosyadaki Tutar sütunu her teklifin kendi para birimindedir; yanında Para birimi sütunu durur ve tutar çevrilmez. Bu doğru bir tercih, çünkü müşterinin kabul edeceği tutar teklifin verildiği para birimindeki tutardır. Ama Tutar sütununun düz toplamı anlamını yitirir: TOPLA, 10.000 USD ile 10.000 EUR'u 20.000 “hiçbir şey” yapar.
Yöntem: para birimine göre ayrı toplam. Dosyada Para birimi G, Tutar H, Durum I sütunundadır. TL cinsinden bekleyen tutar için:
=ÇOKETOPLA(H:H;G:G;"TRY";I:I;"Gönderildi")+ÇOKETOPLA(H:H;G:G;"TRY";I:I;"Görüldü")Aynı formülü diğer para birimi için tekrarlayın. Önce Durum'a göre süzdüyseniz tek koşul yeter ve ETOPLA da iş görür. Daha rahat bir yol: dosyadan bir Özet Tablo kurup Para birimi'ni satırlara, Durum'u filtreye koymak.
Videodaki dosyada 12 teklif var. Tutar sütununun düz toplamı 2.613.100,41; içinde TL ile euro karışık, taslak, reddedilen ve kabul edilen teklifler de var. Formülün verdiği bekleyen rakam ise iki satırdır: üç teklifte 692.440,20 TRY ve iki teklifte 11.324,44 EUR. Dosya 15 Eylül–31 Ekim süzmesiyle alındı; aralık dışında kalan iki teklif (süresi dolan eylül teklifi ve 2 Kasım taslağı) bekleyen olmadığından sonuç değişmiyor. Veriler kurgusaldır.
Tek bir rakam şartsa, tutarları çevirdiğiniz kuru ve kurun tarihini raporun başına yazın. Hangi kuru kullanacağınız sizin kararınızdır; önemli olan, rakamı okuyanın bunu bilmesidir. Ekranda para birimine göre filtre yoktur; ayırma Excel'de yapılır. Tek teklifin içindeki farklı para birimli satırlar ise ayrı bir konu: tek teklifin içinde farklı para birimli satırlar.
Tutar KDV dahildir: raporun başlığına yazın
Dosyadaki Tutar, teklifin genel toplamıdır: matrah artı KDV, teklifin para biriminde. Ayrı bir KDV hariç tutar sütunu yoktur.
Bunun önemi karşılaştırmada ortaya çıkar. Muhasebenin net cirosu ve çoğu satış hedefi KDV hariç tutulur. KDV dahil bekleyen rakamı bunların yanına konduğunda, aradaki fark KDV kadar, olduğundan büyük görünür.
Kural: rapor başlığına “KDV dahil, teklif para biriminde” yazın. KDV'yi rakamdan bir formülle çıkarmaya çalışmayın: satırlarda farklı oranlar olabilir ve dosyada oran sütunu yoktur. Teklifin üzerinde KDV'nin dahil mi hariç mi olduğunu belirtmek ise ayrı bir konu: teklifte KDV'nin dahil mi hariç mi olduğunu yazmak.
“Bu ay verilen teklifler” ile “hâlâ geçerli teklifler” ayrı sorulardır
Smartifie Quote'ta Başlangıç tarihi ve Bitiş tarihi alanları teklif tarihine göre süzer; geçerlilik ya da gönderim tarihine göre değil. İki uç da aralığa dahildir. Başlangıç bitişten sonraysa ekran uyarır: “Başlangıç tarihi bitiş tarihinden sonra.”
Bu, iki farklı soruya iki farklı süzme demektir. “Ekim'de kaç teklif verdik?” için Başlangıç 1 Ekim, Bitiş 31 Ekim, Durum Hepsi. “Bugün elimizde ne var?” için tarih alanları boş, durumlar Gönderildi ve Görüldü; geçerliliği geçenler zaten Süresi doldu'ya düşmüştür. İkinci soruda tarih aralığını daraltırsanız, eylülde verilip hâlâ geçerli olan bir teklifi kaçırırsınız.
Bu ay süresi dolacak teklifleri görmek isterseniz dosyayı Excel'de Geçerlilik sütununa göre sıralayın; onların takibi ayrı bir iş.
Ekranda süzün, Excel'de toplayın: biz bu tarafta ne yapıyoruz, ne yapmıyoruz
Videoda izleyin
Gerçek ekranlarla, baştan sona.
Teklifleri Excel'e Aktarma: Duruma Göre Filtre | Smartifie Teklif
Smartifie Teklif'te teklifleri Excel'e aktarma: duruma, cariye ve tarihe göre süzün; "Excel'e aktar" ekrandaki sayfayı değil, süzdüğünüz her teklifi yazar ve tutar toplanabilir bir sayıdır.
Oynat'a bastığınızda video YouTube'dan yüklenir.
Videoda Kuzey Ege Makina'nın 14 teklifi var. Tablo görünümüne geçip sayfada 10 satır seçiyoruz; liste iki sayfa. Durum = Gönderildi 4 teklif veriyor, Süresi doldu ise eylülde gönderilen tek teklifi. Cari alanına “Mavi” yazıp öneriden MAVIKOY'u seçince 4 teklif kalıyor. Başlangıç 15 Eylül, Bitiş 31 Ekim: 12 teklif, sayfada 10, yine iki sayfa. Yalnız son revizyon kapatılınca önceki revizyon Revize edildi olarak beliriyor; Pasifleri de göster açılınca silinen teklif Pasif etiketiyle görünüyor. Sonra Excel'e aktar: ekranda 10 satır var, inen dosyada 12 teklif ve 12 sütun. Videodaki şirketler ve veriler kurgusaldır.
Yani Excel'e aktar ekrandaki sayfayı değil, filtrelerin seçtiği her teklifi yazar (tek dosyada en çok 50.000 satır). Dosyanın adı her dilde aynıdır, quotes_20261102.xlsx gibi; sütun başlıkları arayüz dilinizdedir. Rolünüzün göremediği teklif dosyada da yoktur.
Cari sütununda cari kodu yazar, ad yazmaz. Ad gerekiyorsa Cariler listesini de aynı düğmeyle aktarın ve kodla eşleştirin: DÜŞEYARA ya da ÇAPRAZARA (ÇAPRAZARA, Excel 2021 ya da Microsoft 365 ister).
Smartifie Quote'ta bu tarafta yaptıklarımız:
- Durum filtresi (tarihten hesaplanan Süresi doldu dahil), cari (kod ya da adla), teklif tarihine göre tarih aralığı ve teklif numarasında arama.
- Yalnız son revizyon (varsayılan açık) ve Pasifleri de göster seçenekleri.
- Süzülen her teklifi yazan Excel dosyası: toplanabilir bir sayı olarak Tutar, ayrı Para birimi sütunu, hazırlayanın adı, telefonu ve e-postası.
Yapmadıklarımızı da açıkça yazalım:
- Toplu işlem, kayıtlı filtre ve sütun seçimi yok; sütun başlığına tıklayıp sıralama yok, liste yeniden eskiye sabit sırayla gelir.
- Para birimine göre filtre ya da tek para birimine çevrilmiş toplam yok; KDV hariç tutar sütunu yok.
- Otomatik ya da zamanlanmış rapor, CRM ya da muhasebe programına aktarım yok.
- Fatura üretmez: teklif ve proforma mali belge değildir.
Kapanış tek cümlede: ekranda son revizyonla ve pasifler kapalıyken süzün, Excel'de yalnız Gönderildi ile Görüldü'yü para birimine göre ayrı toplayın ve rakamın KDV dahil olduğunu başlığa yazın.
Kendi teklif listenizle denemek isterseniz: süzdüğünüz her teklifi Excel'e yazan bir teklif aracı; bulut sürümünü 15 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.