Köln'deki bir otel fiyatınızı beğendi ve sipariş vermeden önce şartları yazılı istiyor. Teklifinize iki satır eklersiniz: “%30 peşinat, %70 bakiye teslimde” ve “Teslim: 45 gün”. İki satır da doğru görünür. Ama siz “teslim” derken kamyonun İzmir'deki deponuzdan çıktığı günü düşünürken müşteriniz malın otelin kapısına geldiği günü düşünüyorsa, aynı teklif iki farklı ödeme gününü vaat eder ve bunu kimse imza anında fark etmez.
Kısa cevap: ödeme planının her satırı bir olaya bağlıdır ve teklifteki teslim şekli o olayın yeridir. Incoterm ödemenin zamanını söylemez, ödeme planı da teslimin yerini söylemez. İkisini aynı noktaya bağlamazsanız “bakiye teslimde” iki ayrı gün, çoğu zaman da iki ayrı ayın nakdi demektir.
“Bakiye teslimde”: hangi teslim?
Satış masasında “teslim” kelimesinin iki doğal anlamı vardır. Satıcı için teslim, malın elinden çıktığı andır: yükleme yapıldı, irsaliye kesildi, kamyon kapıdan çıktı. Alıcı için teslim, malın eline geçtiği andır: kamyon geldi, mal sayıldı, otelin deposuna girdi. Aradaki yol, gümrük ve boşaltma günler, bazen haftalar sürer. Teklif bu iki anlamdan hangisini kastettiğini söylemiyorsa, iki taraf da kendi anlamını doğru sayar.
Bunun parayla ilgisi bakiyenin vadesinde ortaya çıkar. Mal 24 Kasım'da İzmir'de yüklenip 3 Aralık'ta Köln'e varırsa “teslimden itibaren 30 gün” sizin hesabınızda 24 Aralık, müşterinin hesabında 2 Ocak'tır. Aynı bakiye iki ayrı ayın nakit tahminine yazılır; tahsilat günü geldiğinde iki taraf da haklı olduğunu düşünür. Bu belirsizlik tahsilatta değil, teklif yazılırken çözülür: o an tek bir cümle yeterlidir, sonradan ise bir yazışma zinciri gerekir.
Incoterm ödemeyi, ödeme planı teslim yerini söylemez
İhracat teklifinde bu boşluğu Incoterm'in kapattığı düşünülür: “DAP Köln yazdım, teslim yeri belli.” Teslim yeri belli olur, ama ödeme belli olmaz. ABD Ticaret Bakanlığı'na bağlı Uluslararası Ticaret İdaresi'nin özeti açıktır: Incoterms kuralları ödemenin yöntemine ve zamanına atıf yapmaz, malın mülkiyetinin ne zaman geçtiğini de söylemez (trade.gov, Know Your Incoterms). Her kural ise adı yazılan bir yere bağlı olarak yazılır: bir teslim yeri, bir yükleme limanı ya da bir varış limanı.
Yani teklifte iki ayrı satır, iki ayrı soruya cevap verir. Teslim şekli nerede sorusunu, ödeme planı ne zaman ve nasıl sorusunu. Biri ötekinin sorusunu cevaplamadığı için, ikisinin birbirine atıf yapması gerekir: ödeme satırındaki “teslim”, teslim şekli satırındaki yeri göstermelidir. Bu yazı size Incoterm kurallarını öğretmeyecek; hangi kuralın masrafı ve riski nereden nereye taşıdığı ICC'nin yayınındadır. Burada kullandığımız tek bilgi, her kuralda teslimin nerede gerçekleştiğidir. EXW, FOB, CIF gibi kısaltmaların açılımı için ihracat evrakındaki kısaltmalar yazısına bakın.
Ödeme satırının beşinci parçası: olay
Bir ödeme satırı genellikle dört parçayla yazılır: aşama (peşinat, ara ödeme, bakiye), ödeme şekli (havale, akreditif, çek…), pay (%30) ve vade (30 gün). Dördü de doğru doldurulduğunda bile satır eksiktir, çünkü “30 gün” bir başlangıç noktası olmadan hiçbir tarihi göstermez. Beşinci parça, vadenin neyden sayıldığıdır.
Satıcı tarafında seçebileceğiniz olaylar kabaca şunlardır: siparişin onaylanması, üretimin bitip malın hazır bildirilmesi, yükleme, faturanın düzenlenmesi, teslim (teslim şeklinde yazdığınız yerde) ve malın alıcıya varması. Bunların her biri farklı bir tarihtir ve aralarındaki fark yukarıdaki örnekte olduğu gibi bir ayı değiştirebilir. Olayı seçmek ticari bir karardır; onu yazmak ise bir cümledir.
Smartifie Quote'ta ödeme planının satırları aşamayı, ödeme şeklini, payı ve vade gününü ayrı kolonlarda tutar; olayı ayrı bir alanda tutmaz. Olayı, belgede teslim süresinin yanına basılan teslim notuna bir cümleyle yazmanızı öneririz. Örnek cümle:
“Teslim süresi peşinatın hesabımıza geçmesinden itibaren 45 gündür. Bakiye, malın Köln'de teslimini izleyen 30 gün içinde ödenir.”
İki olay, iki cümle: teslim süresi peşinattan, bakiye teslimden sayılır ve teslim, teslim şeklinde yazılı şehirde olur. Ödeme satırında vadeyi 0 bırakırsanız belgede gün yazılmaz; satır yalnız aşamayı ve ödeme şeklini söyler. Bu durumda da “teslimde”nin hangi teslim olduğunu yine nottaki cümle belirler.
Peşinat neyi, bakiye neyi bekler
Peşinatın işi, teslimden önce sizin harcayacağınız parayı karşılamaktır: hammadde, üretim sırası, size özel yapılan bir parça. Bakiyenin işi ise malın elinizden çıkmasıyla ilgilidir ve burada üç temel seçenek vardır: yüklemeden önce (mal bakiye gelmeden yola çıkmaz), belge karşılığı (yükleme belgesi ya da banka üzerinden gelen evrak karşılığında) ve teslimden ya da varıştan sonra (mal alıcıya ulaşır, para vadesinde gelir). Bu sıralamanın her adımı satıcı için biraz daha fazla risk demektir.
Aynı mantık ihracattaki ödeme yöntemlerinin genel sıralamasında da görülür. Uluslararası Ticaret İdaresi beş temel yöntemi ihracatçının riskine göre sıralar: peşin ödeme, akreditif, vesaik mukabili tahsil, açık hesap ve konsinye (trade.gov, Methods of Payment). Akreditifin teklif ve proformada neler istediğini ihracat proformasında hangi bilgiler bulunmalı yazısında ayrıca anlattık.
Bir oran tavsiyesi vermiyoruz. Videodaki %30 peşinat ve %70 bakiye yalnızca bir örnektir; doğru oran sizin maliyet yapınıza, müşteriyle geçmişinize ve pazarlık gücünüze bağlıdır. Bu yazının söylediği tek şey, oran ne olursa olsun bakiyenin <strong>hangi olayı</strong> beklediğinin yazılması gerektiğidir.
Bakiyenin noktası ile teslim noktasını eşlemek
Hangi Incoterm'le hangi bakiye cümlesinin tutarlı olduğunu görmek için kuralları bilmeniz gerekmez; yalnız teslimin nerede gerçekleştiğine bakmanız yeter. Bu eksende üç durum vardır.
- Teslim sizin tarafınızda (EXW, FCA, FOB gibi). Teslim, yükleme ülkesinde, çoğu zaman sizin deponuzda ya da yükleme limanında olur. “Bakiye yüklemeden önce” ya da “bakiye yükleme belgesi karşılığında” cümlesi, teslimle aynı yeri gösterir. “Bakiye varıştan 30 gün sonra” ise teslimden sonra başka bir olayı bekler; bu da yazılabilir, ama artık “teslimde” denmemelidir.
- C kuralları (CPT, CIP; deniz yolunda CFR, CIF). Kodun yanına yazılan şehir varış yeridir, ama teslim yükleme tarafında olur; ICC Academy'nin anlatımıyla bu kurallarda risk varışta geçmez (ICC Academy, C or D rules). Belgede “CPT Köln” yazıp ödeme planında “bakiye teslimde” diyen satıcı, farkında olmadan iki ayrı yeri kastedebilir: kod yüklemeyi, şehir adı varışı çağrıştırır. Bu durumda hangi olayın kastedildiğini açıkça yazmak (yükleme mi, varış mı) en çok burada işe yarar.
- Teslim müşterinin şehrinde (DAP, DPU, DDP). Teslim, adı yazılan varış yerinde olur. “Bakiye teslimde” burada müşterinin şehri demektir ve vade orada başlar. Videodaki örnek budur: DAP Köln, %70 bakiye, teslimden itibaren 30 gün.
Videoda Köln'deki otel için aynı teklifi baştan kuruyoruz: ödeme planı iki satır (%30 peşinat, %70 bakiye, 30 gün), teslim süresi 45 gün ve “peşinatın alınmasından itibaren” notu, satış şekli İhracat, Incoterms DAP ve teslim yeri Köln:
Videoda izleyin
Gerçek ekranlarla, baştan sona.
Teklifte Ödeme Planı ve Teslim Şekli (Incoterms) | Smartifie Teklif
Smartifie Teklif'te teklife ödeme planı (peşinat ve bakiye), teslim süresi, satış şekli ve teslim yeriyle Incoterms teslim şekli eklemek.
Oynat'a bastığınızda video YouTube'dan yüklenir.
Adımları kendi tekliflerinizde denemek isterseniz: ödeme planını ve teslim şeklini aynı belgede tutan bir teklif aracı.
Teslim süresi: gün, olay ve “bilahare”
Teslim süresi de bir olaydan sayılır ve satıcı tarafında bu olay çoğu zaman peşinatın tahsilidir: üretim, para hesaba geçmeden başlamaz. O hâlde “45 gün” tek başına, ödeme satırındaki “30 gün” gibi eksiktir. Peşinat bir hafta gecikirse teslim de bir hafta kayar; teklif bunu baştan söylemezse, gecikmenin sorumlusu belgede siz görünürsünüz. “Peşinatın hesabımıza geçmesinden itibaren 45 gün” cümlesi bu kaymayı önceden kayda geçirir.
Üretim sırası henüz belli değilse teslim süresini boş bırakmak meşru bir seçimdir. Smartifie Quote'ta teslim günü boş kalırsa belge bunu bir boşluk olarak değil, bir ifade olarak basar: Türkçe belgede “Bilahare bildirilecektir”, İngilizce belgede “To be advised”, İspanyolca belgede “Se comunicará más adelante”. Yazdığınız teslim notu da bu ifadenin yanına basılır.
Teslim süresi ile teklifin geçerlilik süresini karıştırmayın: biri malın ne zaman teslim edileceğini, öteki fiyatın ne zamana kadar geçerli olduğunu söyler. Geçerlilik süresinin işlevini teklifin geçerlilik süresi neyi sigortalar sorusuyla birlikte ayrı bir yazıda anlattık.
Müşteri hangi dili okur: kodlar çevrilir, Incoterm çevrilmez, not çevrilmez
Yabancı müşteriye giden teklifte bu satırlar üç farklı şekilde davranır. Listeden seçilen değerler (aşama, ödeme şekli, listedeki satış şekli) belgenin dilinde basılır: ekranınız Türkçe olsa da İngilizce bir belgede “Peşinat” Down payment, “Havale / EFT” Bank transfer, “İhracat” Export olarak çıkar. Incoterm kodu her dilde aynı üç harftir, DAP her belgede DAP'tır. Elle yazdığınız metin ise, yani teslim notu ve listede olmayan bir satış şekli, yazdığınız gibi basılır ve çevrilmez. Bu yüzden olayı anlatan cümleyi müşterinin okuyacağı dilde yazın; videoda Türkçe ekranda İngilizce not yazmamızın sebebi budur.
Incoterms alanının Smartifie Quote'ta varsayılan olarak kapalı olması, onu açtığınızda belgede nasıl tek satır olarak basıldığı ve ihracat proformasının geri kalan alanları ihracat proformasında hangi bilgiler bulunmalı yazısında.
Biz bu tarafta ne yapıyoruz, ne yapmıyoruz
Smartifie Quote'ta ödeme planı satırlardan oluşur ve toplamı %100 etmeyen plan kaydedilmez; ekranda “Ödeme planı toplamı %100 olmalı.” uyarısı çıkar. “Ödeme satırı ekle” ile açılan yeni satır, kalan yüzdeyi kendiliğinden alır: %30 peşinattan sonra eklenen satır %70 bakiye olarak gelir. Her satırın tutarı genel toplamdan hesaplanıp editörde gösterilir; belgeye ise tutar değil, pay, aşama, ödeme şekli ve vade günü basılır. Bir ayrıntı: ödeme planında artan kuruşu hangi satırın üstlendiği sorusunu ayrı bir yazıda anlattık. Şartlar bloğu belgede müşteri bilgisi ile kalemler arasına basılır; müşteri fiyatlara gelmeden önce koşulları okur.
Yapmadıklarımızı da açıkça yazalım. Smartifie Quote vade takibi yapmaz, tahsilat izlemez, ödeme hatırlatması göndermez ve fatura üretmez: teklif ve proforma mali belge değildir, vade belgeye yazılan bir koşuldur, takip edilen bir tarih değil. Incoterm'i seçmek sizin ve alıcınızın kararıdır; ürün bir kural önermez, seçicide yalnız kodun kısa açıklaması görünür. Son olarak: teklif sözleşmenin yerine geçmez. Ödeme ve teslim maddesini bir satış sözleşmesine taşırken metni hukukçunuza okutun.
Kapanış tek cümlede: her ödeme satırına vadenin hangi olaydan sayıldığını yazın ve o olayın yerini teslim şekliyle aynı noktaya bağlayın. Aynı teklifi ihracat proformasına çevirirken eklenecek alanlar için ihracat proformasında hangi bilgiler bulunmalı yazısına bakın.
Ödeme planını ve teslim şeklini aynı belgede tutan bir teklif aracı