İhracat proforması, yurt içi bir teklifte hiç görmediğiniz birkaç alan ister: GTİP kodu, menşe ülke, teslim şekli (Incoterm), banka hesabı. Bu yazının haber verdiği şey şu — bu alanlar Smartifie Quote'ta zaten var, ama yurt içi bir teklifte boş sütun basmasın diye varsayılan olarak kapalı. İhracat teklifini proformaya çevirirken yapılacak iş yeni bir program öğrenmek değil, doğru birkaç ayarı bir kez açmaktır.
Teklifi proformaya çevirmek Quote'ta ne demek?
Quote'ta "teklif" ve "proforma" aynı belgenin iki ayrı çıktı düğmesidir; ayrı ayrı indirilir. Proforma ilk kez indirildiğinde kendi numara serisinden kalıcı bir proforma numarası alır — bu numara teklif numarasından bağımsızdır ve bir daha değişmez. Belgenin başlığı da değişir: çıktı "PROFORMA FATURA" başlığıyla basılır. Teklif ile proforma arasındaki genel farkı burada tartışmıyoruz; bu yazının konusu, ihracat proformasına özgü hangi alanların eklendiği ve bunların nasıl açıldığıdır.
Aynı belge dövizle hazırlanıyorsa, kurun hangi güne dondurulduğu ayrı bir konudur ve ayrı bir yazıda ele aldık: dövizli teklifte hangi günün kuru yazılır.
Aşağıdaki dört başlık, ihracat proformasına özgü alanları — hangisinin satırda hangisinin belgede durduğunu, hangisinin varsayılan açık hangisinin kapalı olduğunu — tek tek açıyor.
Malın gümrük kimliği: HS/GTİP kodu ve menşe ülke
Quote'un satır modelinde bir HS/GTİP kodu alanı ve bir menşe ülke alanı vardır. İkisi de yurt içi bir teklifte varsayılan olarak kapalıdır; açtığınızda hem editörde hem de PDF ve önizlemede ayrı birer sütun olarak belirirler. Kodun kendisinin ne anlama geldiğini burada anlatmıyoruz — o konuyu ayrı bir yazıda derinlemesine işledik, bu yazının sonunda link veriyoruz.
Aralarında bir fark var ve pratikte işe yarıyor. HS kodu ürün kartında da tutulur; bir teklif satırına ürün seçtiğinizde, satırın kendi HS kodu boşsa kart üzerindeki kod otomatik olarak satıra kopyalanır. Yani kodu bir kez ürün kartına yazarsanız, sonraki her teklifte elle girmenize gerek kalmaz. Menşe ülke için aynı kısayol yoktur: bu alan yalnızca satırdadır, ürün kartında bir karşılığı yoktur, dolayısıyla her ihracat teklifinde satır bazında girilmesi gerekir.
Teslim şekli bir alan mıdır, bir kural mıdır?
Quote'ta teslim şekli bir belge alanıdır: Incoterm kodu (EXW, FCA, FOB, CIF gibi ICC'nin on bir kodundan biri) ve teslim yeri, belge üzerinde doldurulacak iki alan olarak durur. Kodlar çevrilmez — hangi dilde basılırsa basılsın üç harf aynı kalır, yalnız seçim ekranındaki açıklayıcı cümle o dile göre değişir. Bu ikisi de varsayılan olarak kapalıdır; açtığınızda editörde bir seçici ve bir teslim yeri kutusu belirir, belgede ise "Incoterm Teslim Yeri" tek satır olarak basılır.
Bu yazı Incoterm kurallarını, yani hangi tarafın masrafı ve riski nereden nereye taşıdığını anlatmayacak — o, Milletlerarası Ticaret Odası'nın telifli metnidir ve bu sitenin konusu değil. Burada anlattığımız yalnızca alanın kendisi: doldurulacak bir kutu, öğrenilecek bir kural değil.
Akreditife giden IBAN satırı
Akreditifli bir satışta proformada bir banka hesabı bulunması beklenir. Quote'ta bu, belge düzeyinde serbest metin bir alandır ve varsayılan olarak kapalıdır. Açtığınızda, önceden yazdığınız şirket banka bilgisi (IBAN, banka adı, SWIFT gibi) varsayılan metin olarak gelir ve en az bir satır girildiğinde PDF'e basılır. Yani banka bilgisini her teklifte yeniden yazmanız gerekmez — bir kez ayarlarda yazarsınız, her yeni ihracat proformasında hazır gelir.
Ödeme yöntemi olarak akreditif
Ödeme planı satırlarında yöntem seçenekleri arasında "Akreditif (Letter of credit)" de vardır. Önceki üç başlığın aksine, bu bölümü ayrıca açmanız gerekmez — ödeme planı bölümü Quote'ta zaten varsayılan olarak açıktır, akreditifi yalnızca bir seçenek olarak seçersiniz. Akreditifin kendi işleyişini — ibraz şartlarını, bankanın rolünü, UCP 600 kurallarını — burada anlatmıyoruz; Quote bu süreci yönetmez, yalnızca ödeme yöntemi olarak seçilebilmesini sağlar.
"İhracat" satış tipini seçmek neyi değiştirir?
Quote'ta satış tipi listesinde sekiz seçenekten biri "Export"tur ve belgeye müşterinin diline çevrilerek basılır. Bu bölüm de zaten varsayılan olarak açıktır — önceki dört başlığın aksine burada ekstra bir ayar açmanıza gerek yoktur, yalnızca doğru satış tipini seçersiniz.
Hangi alanları açacağınıza nasıl karar verirsiniz
Buraya kadar sayılan dört alanın üçü (GTİP/menşe, Incoterm/teslim yeri, banka hesabı) neden varsayılan kapalı? Çünkü yurt içi bir teklifte bu sütunlar boş gelir ve boş bir sütun belgeyi kirletir — alıcı neden orada bir boşluk olduğunu sormaz ama gözü orada takılır. Quote bu alanları silmemiş, yalnızca varsayılan olarak gizlemiştir; ihtiyaç anında bir düğmeyle geri gelirler.
Pratikte iş şuna iner: ihracat siparişi geldiğinde, teklifi proformaya çevirmeden önce dört ayarı (GTİP satırı, menşe satırı, Incoterm/teslim yeri, banka hesabı) bir kez açın. Aynı hesapla ya da aynı şablonla çalışıyorsanız bu tek seferlik bir iştir — bir daha her ihracat teklifinde bu ayarları aramanıza gerek kalmaz.
Ürünün bugün yapmadığı şey: ölçü, ağırlık, koli adedi
Burada dürüst olmak gerekiyor. Satır düzeyinde ölçü, ağırlık ve koli adedi gibi alanlar (genişlik, yükseklik, derinlik, hacim, net ve brüt ağırlık, koli adedi) veri modelinde vardır — ama hiçbir ekranda girilemez ve hiçbir belgeye basılmaz. Ne editörde bu alanlar için bir kutu, ne önizlemede bir sütun, ne PDF'te bir satır var. "Ayarlardan açabilirsiniz" diyemeyiz, çünkü bunlar HS kodu ya da Incoterm gibi bir düğmeyle açılıp kapanan görünürlük ayarları değil; kullanıcıya hiçbir yerden ulaşmayan alanlardır.
İhracat proformanızda net/brüt ağırlık, ölçü ya da koli adedi göstermeniz gerekiyorsa, bugün için bu bilgiyi Quote dışında (örneğin ayrı bir çeki listesinde) hazırlamanız gerekir.
GTİP ve N.W./G.W. gibi kısaltmaların anlamı burada değil
Bu yazı, GTİP kodunun, N.W./G.W./CTNS/PCS gibi kısaltmaların ne anlama geldiğini ya da hangi belgede hangi kısaltmanın durduğunu anlatmıyor — bunu ayrı ve derinlemesine ele aldığımız bir yazımız var: GTİP ve ağırlık kısaltmalarının ne anlama geldiği.