Un cliente llama: «Le llamo por su presupuesto 42.» Si sus sucursales comparten un contador, solo hay un presupuesto 42, pero el número no dice qué sucursal lo hizo. Si cada sucursal lleva su propio contador, hay dos, y la única forma de distinguirlos es el código de sucursal. Toda empresa con varias sucursales, tiendas o delegaciones toma esta decisión en algún momento, a menudo sin darse cuenta, al marcar una casilla en una pantalla de ajustes. Este artículo trata de esa decisión: cuándo conviene un contador único y cuándo uno por sucursal, cómo elegir el código de sucursal, qué pasa con un presupuesto guardado sin sucursal y qué hacen el mes o un texto fijo con el contador.
La respuesta corta: añadir el código de sucursal al número no es una cuestión de aspecto, es una decisión sobre el contador. Cada sucursal lleva su propia serie, el «presupuesto 42» pasa a decirse siempre con el código de sucursal y ese código ya no cambia. El mes o un texto fijo, en cambio, son solo texto: no dividen el contador.
¿Un contador o uno por sucursal? Empiece por quién lee el número
Tres partes leen un número de presupuesto: el cliente que lo recibe, la sucursal que lo prepara y la dirección que suma las cifras. La que más pese decide cómo se monta el contador.
| Situación | Un contador | Uno por sucursal |
|---|---|---|
| ¿Quién prepara los presupuestos? | Un único equipo comercial central | Cada sucursal, para sus propios clientes |
| Clientes | Las sucursales venden a los mismos clientes | Cada sucursal tiene su propia cartera |
| Archivo y seguimiento | Se lleva en un solo sitio | El responsable de la sucursal sigue su propia serie |
| La pregunta de la dirección | «¿Cuántos presupuestos hemos hecho este año?» leído en un solo número | El total es la suma de las series de cada sucursal |
La mecánica, en una frase: con un contador compartido todas las sucursales toman números de la misma secuencia, así que una sucursal ve huecos entre sus propios presupuestos. Ya explicamos por qué los números saltan con un contador compartido en otro artículo.
En España, la norma que regula las facturas sí habla de series: el artículo 6.1.a del Real Decreto 1619/2012 permite expedir facturas en series separadas cuando existan razones que lo justifiquen, y uno de los casos que cita es que quien las emite cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones. Esa regla es para facturas y no obliga a nada con los presupuestos, que no son documentos fiscales. Pero el razonamiento sirve igual: si cada establecimiento tiene una actividad propia que conviene seguir por separado, un contador de presupuestos por sucursal sigue la misma lógica.
Con un contador por sucursal hay dos «presupuestos 42»
¿Pueden dos sucursales usar el mismo número de presupuesto? En cuanto a la secuencia final, sí: con un contador por sucursal, las dos llegan a su presupuesto 42 del año y las dos terminan en 0042. El número completo no coincide, porque el código de sucursal del medio es distinto: PRE-2026-VLC-0042 y PRE-2026-ALC-0042.
En la práctica todo se reduce a una costumbre: el número se dice siempre completo, por teléfono, en el correo y en el nombre del archivo. No «¿me envía el 42?», sino «el VLC 42». Si no se lo dice al equipo comercial desde el principio, se lo dirá la primera llamada en la que se abra el presupuesto equivocado.
En Smartifie Quote la única manera de dividir el contador por sucursal es imprimir el código de sucursal en el número: en Ajustes → Numeración, responda a ¿Algún otro grupo? con Código de sucursal. No existe un contador por sucursal oculto, sin código; por eso los números completos de dos sucursales no coinciden. Por eso también desaparece de la pantalla de ajustes la línea del último número emitido al añadir el grupo de sucursal: ya no hay un único último número, cada sucursal tiene el suyo.
El código de sucursal queda impreso para siempre: cómo elegirlo
¿Cuántas letras debe tener el código de sucursal? Pocas: de 2 a 5 caracteres, letras y cifras, una abreviatura que todos reconozcan. Funcionan bien la abreviatura de la ciudad, la de la provincia o las primeras letras del nombre con el que se conoce la sucursal. Evite códigos de orden como «SUC1» o «BRN-0004»: ni el cliente ni contabilidad saben de qué sucursal se trata al ver el número, y cuando cierra la primera sucursal, el «1» ya no significa nada. No repita el prefijo en el código (el prefijo ya va al principio del número). Use letras sin tildes ni eñes (por ejemplo, CORUNA y no CORUÑA): así el número llega intacto al sistema del cliente, a un nombre de archivo o al concepto de una transferencia.
¿Por qué tanto cuidado? Porque el código no tiene vuelta atrás. En Smartifie Quote, bajo el campo del código en la pantalla Sucursales, se lee: «Corto y legible: aparece en los documentos que emite esta sucursal. No se puede cambiar después.» Una vez guardada la sucursal, el campo del código queda bloqueado. Si cierra una sucursal, pasa a inactiva, no se borra, y su código sigue en los números de sus presupuestos antiguos. Por eso el código se piensa antes del primer presupuesto de la sucursal, no después.
Evite también los códigos largos. El número no se queda en su pantalla: se escribe en el sistema de compras del cliente, en un nombre de archivo, en el concepto de un pago. Cada letra de más es una ocasión más de que se corte o se escriba mal por el camino.
¿A qué serie va un presupuesto guardado sin sucursal?
Ha pasado a un contador por sucursal, pero alguien guarda un presupuesto sin elegir sucursal. En Smartifie Quote ese presupuesto se numera sin código de sucursal (sin dejar un separador colgando en el número) y continúa el contador común que se usaba antes de dividir por sucursal. Resultado: en el mismo año conviven dos tipos de número, los que llevan código de sucursal y los que no. Un número sin sucursal no pertenece a la serie de ninguna, y ningún responsable de sucursal lo buscará en su lista.
El consejo es sencillo: si ha pasado a un contador por sucursal, cada presupuesto se guarda con su sucursal; conviértalo en norma del equipo. Para un usuario que trabaja en una sola sucursal, la pantalla del presupuesto ya la elige sola, así que no hay campo que olvidar.
Una advertencia: el número se asigna al guardar por primera vez y después no cambia. Si más tarde cambia la sucursal de un presupuesto guardado, el número conserva el código de la primera sucursal; el presupuesto no se vuelve a numerar. Elija la sucursal antes de guardar.
Añadir el mes no reinicia el contador cada mes
Si el número lleva el mes, ¿el contador vuelve a empezar cada mes? La pregunta se hace en los dos sentidos: hay quien quiere reiniciar la numeración cada mes, y hay quien quiere ver el mes en el número sin que el contador se reinicie. Añadir el mes sin saber cuál de las dos quiere lleva a una sorpresa en el primer presupuesto del segundo mes.
En Smartifie Quote el mes es solo texto: se imprime en el número con dos cifras y no interviene en el contador. Con marca de año el contador es anual; sin ella, sigue sin parar. Así, PRE-2026-11-0137 no significa «el presupuesto 137 de noviembre», sino «el presupuesto 137 del año, hecho en noviembre».
El consejo: no use el mes sin el año. El mes se repite cada año, y un «11» sin año no dice de qué noviembre se trata. Si quiere saber cuántos presupuestos salieron cada mes, léalo en la fecha del presupuesto, no en el número: basta con filtrar la lista de presupuestos por un intervalo de fechas.
Un texto fijo no abre una serie aparte
Si escribo «EXP» en los presupuestos de exportación, ¿se numeran aparte? No. En Smartifie Quote el texto fijo se imprime igual en todos los números de ese tipo de documento y no interviene en el contador. El producto abre la casilla con «EXP», pero es solo un ejemplo: escribir EXP no separa los presupuestos de exportación de los nacionales, pone EXP en todos sus presupuestos.
El texto fijo tiene sentido cuando quiere distinguir su numeración de la de otra procedencia; casi siempre el prefijo ya cumple esa función. El tipo de presupuesto (exportación o nacional) se lee en el propio presupuesto, no en su número: el cliente, la moneda y las condiciones ya lo dicen.
Cuántas cifras necesita un contador por sucursal y por qué el incremento debe ser 1
Con un contador por sucursal y por año, cada serie es más pequeña. Para una sucursal que hace menos de mil presupuestos al año, 4 cifras bastan. En Smartifie Quote la longitud del número puede ser de 3, 4, 5, 6, 7, 8 o 10 cifras. La regla es sencilla: tome las cifras de los presupuestos anuales de una sucursal y súmele una. Una sucursal con 300 presupuestos al año, 4 cifras; una con 3.000, 5.
El incremento puede ser 2, 5, 10 o 100, pero el primer número siempre es el 1: con incremento 10, la secuencia va 1, 11, 21. Cada hueco deliberado acaba haciendo que alguien pregunte «¿dónde están los presupuestos de en medio?, ¿se han perdido?». El consejo: incremento 1. En Smartifie Quote el número solo se asigna al guardar el presupuesto, así que un borrador abandonado no gasta ninguno.
Después de decidir: el formato cambia, los presupuestos antiguos no
En el vídeo, Equipamientos Hosteleros Levante tiene por ahora un presupuesto: el QUO-2026-000001, numerado con el formato recomendado. En Ajustes → Numeración añadimos primero el grupo de código de sucursal, después elegimos nuestro prefijo PRE, el año completo y un número de 4 cifras; añadimos el grupo del mes, lo quitamos y guardamos. Abrimos una segunda sucursal con el código ALC. Luego, tres presupuestos: Valencia recibe PRE-2026-VLC-0001, Alicante empieza su propia cuenta con PRE-2026-ALC-0001 y el siguiente de Valencia es PRE-2026-VLC-0002. Las empresas y los datos del vídeo son ficticios.
Véalo en vídeo
Pantallas reales, de principio a fin.
Numeración de presupuestos: prefijo, año y sucursal | Smartifie Quote
Cómo configurar la numeración de presupuestos en Smartifie Quote: nada cambia hasta que guarde, el código de sucursal da a cada sucursal su propio contador y los presupuestos existentes conservan su número.
El vídeo se carga desde YouTube al pulsar reproducir.
La lista de presupuestos del final del vídeo es la prueba que importa: el formato cambió, pero el primer presupuesto conserva su número antiguo.
Cambiar el formato no cambia los números antiguos, y las nuevas series de sucursal empiezan en 1. Por eso el momento más limpio para el cambio es el inicio del año: la marca de año reinicia el contador de todos modos y todos los presupuestos del año quedan con un mismo formato. Sobre la mecánica, vea por qué cambiar el formato no reinicia el contador.
Lo que hace Smartifie Quote en este terreno:
- Prefijo (el predeterminado, el suyo o ninguno), año de 2 o 4 cifras, longitud del número, incremento y separador.
- Grupos de código de sucursal (un contador por sucursal), mes y texto fijo.
- Vista previa en directo hasta que guarde; una elección sin guardar no afecta a ningún número.
- Formato y contador separados para presupuestos y proformas.
- El número se asigna solo al guardar; el botón «Volver al formato recomendado» recupera el formato sin reiniciar el contador.
Y, con la misma claridad, lo que no hace:
- No se puede escribir el número a mano ni corregirlo después; tampoco reiniciar el contador ni elegir un número inicial: el primero siempre es el 1.
- No hay contador mensual ni series aparte mediante texto fijo.
- El código de una sucursal guardada no se puede cambiar.
- No asigna números de pedido; el formato de pedido solo se deja preparado en la pantalla Numeración.
- No emite facturas: un presupuesto y una proforma no son documentos fiscales, y sus números no son números de factura.
Para cerrar, en una línea: decida primero quién lee el número; si pasa a un contador por sucursal, elija un código corto y fijo, guarde cada presupuesto con su sucursal y use el mes y el texto fijo solo como texto.
Si quiere probarlo con sus propias sucursales: una herramienta de presupuestos que puede llevar un contador por sucursal; puede probar gratis la versión en la nube durante 15 días.