La FORMA del número de un presupuesto —prefijo, año, ancho, separador— la elige usted, y puede cambiarla cuando quiera. Pero el CONTADOR es otra cosa: cambiar el formato nunca renumera los presupuestos anteriores ni reinicia el contador. Además, añadir un código de sucursal al número divide el propio contador, y añadir una marca de año lo convierte en un contador que se reinicia cada enero. Este artículo explica por qué Smartifie Quote mantiene separadas estas dos capas —forma y contador— y qué decisión dispara qué comportamiento.
Qué significa la "forma" de un número de presupuesto: prefijo, año, ancho, separador
En Quote, un número de presupuesto tiene cinco partes: un prefijo (p. ej. QUO), una marca de año (ninguna / 2 dígitos / 4 dígitos), cuántos dígitos tiene el número correlativo (de 3 a 12), un paso (cuánto avanza el número cada vez: 1, 2, 5, 10 o 100), y un separador (guion, barra, punto, guion bajo o ninguno). La forma por defecto es algo así: QUO-2026-000001. Cada campo de la pantalla de ajustes tiene uno de TRES estados, no dos: "usar el valor por defecto" (aún no se ha elegido nada, la recomendación del producto aparece como marcador), "ninguno" (p. ej. sin prefijo) o un valor elegido por usted. Esa distinción importa: un formulario rellenado con el valor recomendado se ve igual que uno sin tocar, pero SIGNIFICA algo distinto: uno dice "la empresa eligió deliberadamente QUO-2026-000001", el otro dice "la empresa aún no ha decidido, se aplica la recomendación del producto". No se escribe nada en la base de datos hasta que pulsa Guardar.
Formato y contador son dos cosas distintas: cambiar uno no reinicia el otro
Esta es la tesis central de este artículo. El propio comentario del código de Quote lo dice sin rodeos: mantener separadas la forma (NumberScheme) y el contador (DocumentNumberSequence) es una decisión de diseño deliberada. Cambie el prefijo, el separador o el número de dígitos, y sus presupuestos anteriores conservan sus números antiguos —ninguno se renumera— y el contador tampoco retrocede; los nuevos presupuestos simplemente continúan desde donde iba el contador, solo que con la forma nueva. La misma lógica se aplica al botón "Borrar": reinicia la forma al valor por defecto pero deja el contador DELIBERADAMENTE intacto, porque reiniciarlo también lo haría arrancar desde un número que ya choca con documentos existentes, y cada guardado posterior fallaría por clave duplicada.
Añadir una marca de año hace el contador ANUAL
Una marca de año parece un ajuste cosmético, pero en realidad decide el COMPORTAMIENTO del contador. Si elige no poner año (0 dígitos), el contador simplemente sigue subiendo, año tras año, sin detenerse nunca. Si añade un año de 2 o 4 dígitos, el contador pasa a ser propio de ese año y se reinicia en 1 cada enero. Este es el valor exacto que se escribe en una columna de la tabla del contador en la base de datos, no una elección cosmética, sino una decisión sobre en qué columna vive el contador. En la práctica la diferencia se nota así: una empresa con la marca de año activada obtiene QUO-2027-000001 como su primer presupuesto de 2027, sin importar en qué número terminó 2026; una empresa sin ella simplemente continúa el contador desde donde lo dejó 2026 (digamos, 000847).
Añadir una sucursal divide el propio contador, no solo el texto
Cuando añade un grupo de sucursal al número, no solo está imprimiendo un código de sucursal encima: está dando a cada sucursal su propio contador independiente. Sin un grupo de sucursal, un único contador compartido a nivel de empresa se usa entre todas las sucursales. Esto es lo que significa en la práctica: si las oficinas de Madrid y Barcelona comparten el mismo contador y Madrid toma QUO-2026-000010, el siguiente presupuesto de Barcelona será QUO-2026-000011; no parecerá secuencial dentro del propio historial de Barcelona, porque el contador se comparte entre sucursales. Al añadir el grupo de sucursal ese "salto" desaparece: cada sucursal ve su propia secuencia 1, 2, 3… La pantalla de ajustes lo señala aparte como aviso, porque no hay otra forma de mostrar ese comportamiento en el propio formulario.
¿Es obligatoria la numeración de un presupuesto?
Esta pregunta tiene una respuesta distinta según el país, y conviene dar las tres por separado sin mezclarlas.
Para España la fuente primaria es clara: el artículo 6.1.a del RD 1619/2012 exige numeración correlativa dentro de cada serie solo para la "factura" — dice "la numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa". La palabra "presupuesto" o "factura proforma" no aparece nunca en ese artículo; así que el presupuesto y la proforma quedan FUERA del alcance de ese reglamento. Aun así, fuentes contables españolas (faconia.com, pymesyautonomos.com) siguen recomendando dar a la proforma su propia serie aunque no sea obligación legal: el razonamiento es que, de lo contrario, la trazabilidad de las facturas reales puede confundirse.
Los mercados de habla inglesa muestran un patrón similar: a diferencia de una factura real, la proforma no tiene un régimen de numeración oficial propio, pero el consejo práctico —de guías contables como tinytax.co.uk, que es una fuente secundaria, no una norma— sigue apuntando a usar una serie separada, con el argumento de que de lo contrario una auditoría puede encontrar un hueco o un número duplicado en la serie de facturas reales.
Para Turquía este artículo NO cita un número de artículo de una ley concreta. Un presupuesto no es una factura, así que es su propia necesidad —y no una ley— la que da forma al número que lleva, pero aquí no afirmamos qué artículo de qué normativa vincula a qué documento, porque no pudimos verificar una fuente primaria sobre esto en esta sesión de investigación.
Por qué el presupuesto y la proforma no se numeran desde el mismo contador
En Quote, el presupuesto y la proforma tienen cada uno su propia clave de tipo de documento y, por tanto, su propio contador; sus prefijos por defecto son QUO y PI, y ambos permanecen IGUALES en todos los idiomas de la interfaz (deliberadamente no se traducen: una empresa turca que exporta a España no quiere una abreviatura turca en el documento). Ya explicamos, en otro artículo, cómo la proforma obtiene su propio número fijo la primera vez que se exporta; no lo repetimos aquí: cómo obtiene la proforma su propio número al exportarla. Conviene añadir: esta separación ya coincide con el consejo de "usar una serie aparte" tratado antes; en este producto, presupuesto y proforma ya usan contadores separados, así que no hay ningún ajuste extra que activar para esto.
¿Qué le pasa al contador cuando los datos se trasladan de un sitio a otro?
Cuando los datos se trasladan de un dispositivo a la nube, o a una instalación nueva, la fila del contador NO viaja en ese traslado, solo lo hacen los documentos. En el primer guardado posterior, el producto busca entre los documentos existentes el número más alto que coincida con la forma ACTUAL (mismo prefijo, mismo ancho total) y arranca el contador DESDE ahí. Esa búsqueda tiene un límite importante: los números producidos bajo una forma antigua distinta nunca ENTRAN en esa búsqueda; solo cuentan los números que coinciden con la forma de hoy, tanto en prefijo como en ancho. El propio comentario del código del producto explica por qué importa: sin este reseed, un contador que se quedara atrás arrancaría desde un número que choca con documentos existentes, y cada guardado nuevo posterior fallaría con un error permanente de clave duplicada; este ecosistema ya ha vivido eso una vez.
Qué hacemos aquí, y qué no hacemos
Un número se emite SOLO en el momento de guardar (al pulsar Guardar), no mientras el formulario está abierto o se está escribiendo un borrador. La razón es sencilla: un borrador abandonado no "quema" un número, así que un presupuesto cancelado nunca abre un hueco en el contador. El paso (Step) puede ser 1, 2, 5, 10 o 100, pero el PRIMER número siempre es 1, nunca el propio paso; eso evita que una empresa que elige un paso de 100 vea su primer presupuesto salir como "número 100". El número de vista previa en la pantalla de ajustes se calcula al vuelo pero NUNCA se guarda: es solo una previsión; si otro usuario guarda antes, el número mostrado cambia.
Hay un límite que conviene decir con claridad: también existe un tipo de número para pedidos en este sistema, y su formato se puede configurar de antemano, pero el producto HOY no emite ningún documento de pedido: ese tipo está listo para un uso futuro, pero todavía no asigna número a nada. Esto no debe leerse como "el producto gestiona pedidos".
Una herramienta que asigna los números de presupuesto y proforma