El cliente ya tiene el presupuesto, lo ha abierto y le pide un cambio antes de aceptarlo. Lo rápido parece evidente: abrir el archivo, cambiar las cifras y volver a enviarlo. Unas cuantas veces así y conviven «presupuesto_final.pdf», «presupuesto_final_v2.pdf» y «presupuesto_DEFINITIVO.pdf», con dos precios en la bandeja de entrada del cliente y nadie seguro de cuál aceptó. Si busca cómo modificar un presupuesto ya enviado, encontrará sobre todo foros y páginas de ayuda de programas, cada una explicando su propio botón. Lo que falta es lo importante: dónde está la frontera entre corregir y revisar, qué ocurre si el cliente ya lo aceptó y qué hacer con la versión que el cliente sigue teniendo.
La respuesta corta: un presupuesto que ya salió no se corrige, se revisa. El número sigue siendo el que conoce el cliente, el número de revisión sube uno y la versión anterior se conserva, pero ya no se puede aceptar. Y la pregunta «¿qué versión vio el cliente?» no se responde con un nombre de archivo, sino con el registro que se guarda en cada revisión: el documento enviado tal cual, cuándo salió, cuándo se abrió y qué respuesta hubo.
El cliente abrió el presupuesto y pidió un cambio
El caso del vídeo es de los que cualquier departamento comercial ve cada semana. Un distribuidor de equipamiento hostelero envió un presupuesto hace una semana. El cliente abrió el enlace, repasó las líneas y, antes de aceptar, pidió dos cosas: una freidora más y un mejor precio en las mesas de trabajo. Es decir, las freidoras pasan de dos a tres y las mesas llevan un 10 % de descuento.
El cambio en sí es sencillo. Lo difícil es que, después, cada versión quede en su sitio: el cliente tiene un PDF y un enlace abierto, y usted tiene el precio nuevo. Cada apartado de este artículo trata de no mezclar ambas cosas. En el vídeo puede ver la revisión paso a paso en pantalla; aquí explicamos por qué se hace así.
Véalo en vídeo
Pantallas reales, de principio a fin.
Cómo revisar un presupuesto y conservar cada versión | Smartifie Quote
Cómo cambiar un presupuesto que el cliente ya tiene: cree una nueva revisión en Smartifie Quote, conserve la versión anterior y retire el enlace antiguo.
El vídeo se carga desde YouTube al pulsar reproducir.
¿Corregir o revisar? Depende de si el documento ya salió
No todo cambio necesita una revisión. Guardó el presupuesto, vio una errata y todavía no ha salido nada: corríjala, nadie tiene por qué enterarse. La frontera no la marca la etiqueta de estado, sino si algún documento ha salido ya. ¿Se descargó el PDF, se emitió la proforma, se exportó a Excel, se entregó un enlace al cliente o el cliente lo abrió? Si no pasó nada de eso, el presupuesto vuelve a borrador y se corrige sin más. Si pasó cualquiera de esas cosas, el cliente puede tener ese documento, y el cambio va a una nueva revisión.
¿Por qué no basta el estado? Porque a veces se marca «Enviado» por error, sin que haya salido nada. Revisar un presupuesto así crea una revisión 1 innecesaria, y el cliente ve un número que sugiere una versión anterior que nunca recibió. El criterio no es lo que dice la etiqueta, sino lo que el cliente puede tener en la mano.
Modificar en el sitio un presupuesto enviado parece inofensivo porque el daño no se ve enseguida. Aparece meses después, cuando el PDF que tiene el cliente y el registro de su sistema llevan el mismo número y cifras distintas. Ese día no hay respuesta a «¿cuál es el bueno?», porque los dos dicen ser el mismo documento. La revisión lo evita por diseño: la versión enviada queda fija y lo nuevo lleva un número de revisión junto al mismo número de presupuesto.
Por qué el número no cambia y la revisión sí
El cliente conoce su presupuesto por el número. Es lo que busca en su correo, lo que anota en su registro de compras y lo que le dice cuando le llama. Si responde a una petición de cambio con un presupuesto con número nuevo, se rompe el hilo: el cliente tiene dos presupuestos distintos y debe deducir por su cuenta cuál sustituye a cuál. El número de revisión mantiene el hilo: el número no cambia y se le añade la revisión.
La primera versión es la revisión 0 y no lleva ningún añadido en el documento. Cuando el cliente pide cambios, junto al número aparece «Rev. 1», y en la siguiente ronda «Rev. 2». Así el cliente ve de un vistazo si tiene el presupuesto original o una revisión. No lo presentamos como una norma, sino como una costumbre con un motivo: el número que conoce el cliente no debería cambiar.
Cómo se construye el propio número (prefijo, año, contador) es otro tema: cómo se numeran los presupuestos.
La fecha de la nueva versión: la trampa de copiar la anterior
La forma más fácil de preparar una revisión es copiar el presupuesto anterior, y el campo que más se olvida en esa copia es la fecha. Si la negociación duró tres semanas y el presupuesto vale 30 días, la revisión copiada con la fecha antigua llega al cliente con casi toda su validez consumida. Si el ir y venir se alarga un poco más, la nueva versión nace caducada: el cliente dice que sí al precio nuevo y la fecha de validez impresa era ayer.
Lo correcto: la nueva revisión lleva la fecha de hoy y el mismo plazo de validez. La revisión de un presupuesto válido 30 días vale 30 días a partir de hoy. Un presupuesto sin fecha de validez genera una revisión sin fecha de validez; la revisión no inventa condiciones nuevas.
La versión anterior se conserva, pero no debe poder aceptarse
Al abrir una revisión surgen dos necesidades sobre la versión anterior que, a primera vista, tiran en sentidos opuestos. La primera es conservarla: la versión anterior es la prueba de lo que se ofreció al cliente. Si se borra o se sobrescribe, en una discrepancia nadie puede responder «¿qué decía el primer presupuesto?». La segunda es impedir que se acepte: si la versión anterior todavía puede responderse, el cliente puede aceptar el precio antiguo cuando el nuevo ya ha salido. Casi nunca por mala fe, sino porque pulsó el primer enlace que encontró en su correo.
Las dos se cumplen así: la versión anterior no se borra; se marca como sustituida y pasa a ser de solo lectura. Ya no se puede cambiar, enviar ni responder, y los enlaces que tenía el cliente se retiran en ese mismo momento. «En ese mismo momento» importa: entre abrir la revisión y cerrar el enlace antiguo no debe quedar ningún hueco en el que el precio anterior todavía pueda aceptarse.
Qué ve el cliente en el enlace antiguo
En la versión en la nube, el cliente abre el presupuesto desde un enlace y lo acepta o lo rechaza ahí. Una vez abierta la revisión, el cliente que pulsa el enlace antiguo no ve el presupuesto, sino el mensaje «El remitente ha retirado este enlace.», en el idioma del presupuesto: un cliente español lo lee en español. Bajo el precio antiguo ya no queda ningún botón de aceptar; el cliente usa el enlace nuevo o le pregunta a usted. La versión de escritorio no tiene enlace para el cliente; allí la versión anterior queda bloqueada en solo lectura, y el documento que tiene el cliente se distingue del nuevo por la revisión que figura junto al número.
«¿Qué versión vio el cliente?» Un nombre de archivo no lo responde
La pregunta suele llegar meses después: cuando entra el pedido, cuando se emite la factura o cuando alguien discute un importe. Un nombre de archivo no la responde. «final_v2» dice qué lugar ocupa el archivo en su carpeta, no si llegó al cliente, cuándo llegó ni si lo abrió. Lo que sí la responde son cuatro registros guardados en cada revisión:
- El documento enviado. No una copia generada hoy, sino el archivo producido aquel día.
- Cuándo se envió y quién lo envió.
- Cuándo se abrió. Cuando el cliente abre el enlace, queda anotado en el registro de esa revisión.
- La respuesta. Aceptado o rechazado, y en qué revisión.
El primero es el que más se salta, porque se piensa «si hace falta, lo volvemos a generar desde el sistema». Un documento generado de nuevo no es una prueba. Desde aquel día pueden haber cambiado la plantilla, el logotipo, los datos bancarios o un párrafo de las condiciones; la copia de hoy puede no coincidir con la que salió, y nadie puede demostrar en qué difieren. La prueba es el archivo producido aquel día; por eso cada PDF enviado debe guardarse junto a la revisión a la que pertenece.
Una revisión cambia algo más que el precio: tipo, aprobación del descuento, nº de proforma
Tipo de cambio. En un presupuesto en divisa, el tipo queda fijado en el presupuesto. La nueva revisión hereda el tipo fijado de la revisión anterior, de modo que los precios no se mueven en silencio a otro tipo solo porque el cliente pidió una freidora más. Volver a valorar con un tipo nuevo es posible, pero es una decisión consciente que se toma en el borrador y un cambio que conviene comunicar al cliente. Más sobre fijar el tipo de cambio en el presupuesto.
Aprobación del descuento. Si el cliente pidió mejor precio, la revisión sube el descuento, y un descuento mayor puede superar el umbral de aprobación de su empresa. La primera versión pudo salir directamente porque quedaba por debajo del límite; la revisión, en cambio, puede quedar a la espera de un responsable. El umbral se aplica de nuevo en cada revisión; no se salta porque «este presupuesto ya había salido». Cómo funciona el umbral lo explicamos en un presupuesto pendiente de aprobación interna.
Número de proforma. El número de proforma pertenece a una revisión. Si se emitió una proforma para la Rev. 0, la Rev. 1 no la hereda; si la nueva revisión necesita proforma, recibe un número nuevo. De lo contrario, el banco del cliente acabaría archivando dos documentos distintos bajo una misma referencia.
¿Se puede revisar un presupuesto ya aceptado?
Sí, siempre que sepa lo que implica. Esta es la pregunta que de verdad importa cuando el presupuesto «ya está enviado»: el cliente lo aceptó y después quiso cambiar una línea. La aceptación queda en el registro de la revisión en la que se dio: «Rev. 0 aceptada» es un hecho y no se borra. La nueva revisión empieza como borrador y vuelve a esperar respuesta; esta vez el cliente tiene que aceptar la Rev. 1.
Esto tiene un efecto en los informes. Cifras como la tasa de éxito cuentan solo la última revisión de cada presupuesto, para que un presupuesto muy negociado no parezca cinco oportunidades distintas. Si revisa un presupuesto aceptado, sale de «ganados» y aparece como abierto hasta que se responda la nueva revisión. No es un fallo, es el reflejo fiel de la situación: el acuerdo vuelve a estar sobre la mesa.
Un límite más: si ya se emitió una proforma contra la aceptación, esa aceptación no puede retirarse. Si el pedido se anuló, el presupuesto se marca como rechazado; si el contenido tiene que cambiar, se abre una nueva revisión.
No entramos en qué precio es jurídicamente vinculante; eso depende del país y del contrato con su cliente. Lo que trata este artículo es operativo: asegurarse de que la versión anterior no pueda aceptarse por error.
Qué hace Smartifie Quote aquí y qué no
En Smartifie Quote, las reglas anteriores forman parte del propio producto:
- «Nueva revisión» abre una revisión nueva con el mismo número, con la fecha de hoy y el mismo plazo de validez. Antes, una confirmación le explica qué va a pasar, porque una revisión no se puede deshacer. Una revisión cuyo documento aún no se ha generado puede, en cambio, reabrirse como borrador y corregirse.
- La revisión anterior pasa a solo lectura en el mismo paso; en la versión en la nube, sus enlaces de cliente se retiran en ese mismo momento.
- Cuando hay más de una revisión, aparece encima del editor la franja «Revisiones»: cada revisión con su estado; al pasar el ratón se ven el total, quién la preparó y la fecha; al hacer clic se abre.
- El historial del presupuesto muestra en orden los eventos de cada revisión: creado, enviado, enlace emitido, abierto por el cliente, aceptado o rechazado, nueva revisión, cada uno con quién lo hizo. Cada vez que se descarga el PDF del presupuesto, se guarda junto a su revisión, y desde el historial se descarga ese mismo archivo sin volver a generarlo. Si su cuota de almacenamiento está llena, la copia no se guarda y la pantalla se lo indica.
- Por defecto, la lista muestra cada presupuesto una sola vez, en su última revisión («Solo la última revisión»); al desactivarlo se listan todas. Los informes cuentan la última revisión de cada presupuesto, y el indicador de revisiones por presupuesto del panel muestra cuántas veces se reescribe un presupuesto hasta que se responde.
Y, con la misma claridad, lo que no hace:
- No hay una vista de comparación que marque qué cambió entre revisiones. Cada revisión se abre por separado; la franja muestra el estado y el total de cada una.
- No hay un campo para anotar el motivo de una revisión. Por ahora, el porqué queda en su correspondencia con el cliente.
- No se puede volver a una revisión antigua con un clic. La nueva revisión siempre se crea a partir de la última; si el cliente quiere recuperar el precio anterior, introduce esos valores a mano en la nueva revisión.
- Una revisión no se puede borrar. Es deliberado: lo enviado tiene que seguir siendo demostrable.
- El producto no emite facturas. Un presupuesto y una proforma no son documentos fiscales; la facturación es otro mundo.
Para cerrar, en una línea: un presupuesto enviado no se edita, se revisa, y la prueba está en el registro de la revisión, no en el nombre del archivo. Puede probarlo con uno de sus presupuestos en la prueba gratuita de 15 días de la versión en la nube.