El comprador está preparando el pago y le pide una cosa más en el presupuesto: el importe en letra. Si lo busca, encontrará conversores de números a letras, foros y sentencias sobre pagarés de otros países. Falta una respuesta pensada para quien prepara presupuestos en España: si hace falta el importe en letra, qué pasa si la letra y la cifra no coinciden y, si decide ponerlo, cómo hacerlo. De eso trata este artículo.
La respuesta corta: en un presupuesto, el importe en letra es una costumbre heredada de la letra de cambio, el cheque y el pagaré, no una obligación. Si lo pone, hay una sola regla: la letra debe salir de la cifra. Una letra tecleada a mano convierte cualquier descuadre en un documento en el que nadie sabe qué prevalece.
12.450 € en cifra, «doce mil cuatrocientos cinco» en letra: ¿qué aceptó el cliente?
Un caso inventado pero conocido. La primera versión del presupuesto suma 12.405,00 €, y el comercial escribe debajo a mano «Son: doce mil cuatrocientos cinco euros». El cliente cambia una cantidad y en la revisión el total pasa a 12.450,00 €. La línea de debajo se queda tal como se copió de la plantilla. El cliente acepta. ¿Qué aceptó? Quien vende lee la cifra; el departamento de pagos del cliente, la letra. Aquí la diferencia es de 45 €, pero un cero de más o de menos (124.500 frente a 12.450) llega por el mismo camino y con la misma facilidad.
Bien escrita, la línea queda así: 1.234,50 EUR → «Mil doscientos treinta y cuatro euros con cincuenta céntimos». Si está bien, nadie la mira dos veces. El problema aparece cuando la línea no se actualiza a la vez que la cifra, y el resto del artículo trata de ese momento.
De dónde viene la costumbre: letra de cambio, cheque, pagaré y factura
Letra de cambio, cheque y pagaré. La Ley 19/1985, Cambiaria y del Cheque, lo resuelve de forma expresa. Art. 7: «Cuando en una letra de cambio figure escrito el importe de la misma en letra y en números será valida la cantidad escrita en letra, en caso de diferencia.» Si el importe aparece varias veces por sumas distintas, vale la menor. El art. 115 dice lo mismo para el cheque, y el art. 96 aplica al pagaré las reglas de la letra sobre «las diferencias de enunciación relativas a la cantidad pagadera (art. 7)» (BOE, texto consolidado). De ahí viene la costumbre de escribir el importe en letra.
Factura. El Reglamento de facturación no exige el importe en letra: no figura entre los datos obligatorios del art. 6.1 del RD 1619/2012, y los importes que pide (base imponible, precio unitario, tipo, cuota) se expresan en cifras (BOE, RD 1619/2012). Si su factura lo lleva, es por costumbre, no por obligación.
Un presupuesto no es una letra de cambio: la regla no se traslada sola
La Ley Cambiaria regula la letra de cambio, el cheque y el pagaré. Un presupuesto no es un título cambiario, y no hemos encontrado fuente alguna que aplique a un presupuesto comercial la regla de que «vale la cantidad escrita en letra». Si en un presupuesto la letra y la cifra no coinciden, la cuestión pasa a ser qué quisieron decir las partes, y no se puede saber de antemano hacia qué lado se resolverá. Tan equivocado es fiarse de la letra como garantía como despreciarla por decorativa.
Las licitaciones públicas son otro mundo: manda lo que digan el pliego y el modelo de oferta. Este artículo trata del presupuesto comercial.
Este artículo no es asesoramiento jurídico; ante un conflicto concreto, consulte a su abogado.
El riesgo real no es que falte la letra, sino que no cuadre
Un presupuesto sin letra tiene una sola cifra, y todo el que lo lee ve el mismo número. El riesgo aparece cuando la letra vive en un sitio distinto de la cifra. Hay tres momentos en los que una letra tecleada a mano se separa de ella:
- La revisión. Cambia un precio o una cantidad, el total se recalcula y nadie se acuerda de la letra de debajo. Cómo seguir las revisiones es otro tema; lo tratamos en modificar un presupuesto ya enviado.
- Copiar y pegar. Un presupuesto nuevo parte de uno anterior o de una plantilla; las líneas cambian y la letra sigue con el importe del cliente anterior.
- El redondeo. Si la letra se escribe a partir de la cifra sin redondear de la calculadora (por ejemplo 1.234,495), puede diferir en un céntimo de la cifra redondeada que imprime el documento. Cómo el redondeo descuadra el total tiene su propio artículo.
Los tres tienen la misma raíz: la letra y la cifra salen de dos fuentes distintas. Si la fuente es una sola, el descuadre no tiene de dónde salir.
Si lo pone en letra: tres reglas
- Que la letra salga de la cifra. Nada de un campo aparte escrito a mano: si cambia la cifra, cambia la letra.
- Sobre el total y con el redondeo impreso. No la base, sino lo que paga el cliente: el total con descuento e IVA, con los céntimos que imprime el documento. El documento también debe decir qué incluye ese total: si el total lleva el IVA incluido.
- En el idioma del documento y con el nombre de la moneda. «… euros con … céntimos» en un documento en español, «… US dollars and … cents» en uno en inglés. Para una moneda sin nombre, sirve la costumbre del cheque: el código y los céntimos como fracción («Diez AED con 25/100»).
¿«Son:» o «Importe en letra:»?
En los documentos comerciales en español es frecuente encabezar la línea con «Son:» («Son: mil doscientos treinta y cuatro euros con cincuenta céntimos»); también se ve «Importe en letra:» o «Total en letra:». Hasta donde hemos podido comprobar, ninguna fórmula es obligatoria en un presupuesto. Lo que sí conviene cuidar es la concordancia: «veintiún mil euros», «doscientas una libras esterlinas», «un millón de dólares». Son los detalles que un lector nativo detecta enseguida en una proforma.
Si el presupuesto puede acabar siendo el contrato: diga cuál prevalece
Si la ley no fija qué prevalece en un presupuesto, puede fijarlo el propio documento. Una frase en las condiciones del presupuesto dice de antemano qué vale si alguna vez no coinciden. Por ejemplo:
«Si el importe en letra y el importe en cifra de este presupuesto no coincidieran, prevalecerá el total expresado en cifra.»
Cuál elige es decisión suya; si la letra se genera a partir de la cifra, lo natural es que prevalezca la cifra, porque de ahí sale la letra. Esta frase es una sugerencia, no asesoramiento jurídico ni una «cláusula estándar»; en una operación grande o larga, pida a su abogado que la revise.
Cuándo activarlo y cuándo sobra
- Buenos motivos para activarlo: proformas y operaciones de exportación (el banco del comprador lee los documentos línea a línea), clientes que pagan con pagaré o cheque, ofertas a organismos cuyo pliego pide el importe en letra y compradores que sencillamente lo piden.
- Donde sobra: presupuestos pequeños de una línea, venta al por menor y consultas rápidas de precio. Ahí la línea solo estorba.
Para el resto de esa decisión en una proforma de exportación, vea qué debe incluir una factura proforma de exportación. En Smartifie Quote es un ajuste de la empresa, así que la decisión se toma una vez según su clientela, no en cada presupuesto.
En Smartifie Quote: «Importe en letras» es un solo ajuste
El vídeo lo muestra en pantalla: un presupuesto ficticio para una cadena hotelera, dos líneas y la letra que aparece sola bajo el total. Los pasos:
Véalo en vídeo
Pantallas reales, de principio a fin.
¿Importe en letra en el presupuesto? Cuándo ponerlo | Smartifie Quote
¿Importe en letra en el presupuesto? Es más costumbre que obligación, y el riesgo real es que la letra no cuadre con la cifra. Cómo Smartifie Quote escribe el total en letra a partir de la propia cifra, en el idioma del documento.
El vídeo se carga desde YouTube al pulsar reproducir.
- El ajuste: Ajustes → grupo Documento → Importe en letras. Por defecto está en Desactivado; al elegir Activado se guarda al momento (no hay botón de guardar) y la fila muestra la etiqueta modificado. Es un ajuste de la empresa, no se activa presupuesto a presupuesto.
- Dónde se imprime: en la vista previa, justo debajo del Total y antes de la nota del IVA: «Son: …». En el PDF es la primera línea del texto pequeño bajo los totales. En el presupuesto del vídeo: 5.198,16 EUR → «Son: Cinco mil ciento noventa y ocho euros con dieciséis céntimos».
- El origen: la letra se genera a partir del total, con descuento e IVA, en la moneda del presupuesto y con el mismo redondeo que la cifra impresa. Si cambia la cantidad de una línea, la cifra y la letra cambian a la vez; no pueden descuadrarse.
- Idioma: la etiqueta y las palabras siguen el idioma del documento, no el de la pantalla. Con el Idioma del documento en English, la línea pasa a «Amount in words: …»; en Türkçe, a «Yalnız: …», y la pantalla sigue en español.
- La misma línea en todas partes: en el presupuesto, en la proforma y en la página de aprobación del cliente. Si cambió el ajuste en otra pestaña, actualice la vista previa del editor con ↻ Aplicar los últimos cambios.
Y los límites. Cuatro monedas se escriben por su nombre: euros, dólares estadounidenses, libras esterlinas y liras turcas. El resto se escribe con su código y los céntimos como fracción («Diez AED con 25/100»); en las monedas sin decimales, como el JPY, no se imprime fracción. En los idiomas de documento distintos del español, el inglés y el turco, la letra se escribe en inglés. Y Smartifie Quote no emite facturas: un presupuesto y una proforma no son documentos con efectos fiscales; lo que hace el producto es asegurarse de que la cifra y la letra del presupuesto digan lo mismo.
Para cerrar, en una línea: el presupuesto no necesita el importe en letra; si lo lleva, que salga de la cifra.