Una proforma de exportación pide algunos campos que un presupuesto nacional nunca muestra: un código arancelario, un país de origen, una condición de entrega (Incoterm), una cuenta bancaria. Esto es lo que cuenta este artículo: esos campos ya existen en Smartifie Quote, solo que ocultos por defecto para que un presupuesto nacional no imprima columnas vacías. Convertir un presupuesto de exportación en proforma no es aprender un programa nuevo, es activar unos pocos ajustes una sola vez.
¿Qué significa convertir un presupuesto en proforma en Quote?
En Quote, "presupuesto" y "proforma" son dos botones de exportación distintos sobre el mismo documento, y se descargan por separado. La primera vez que se exporta la proforma recibe un número de proforma fijo de su propia serie, independiente del número de presupuesto, y ya no cambia después. También cambia el encabezado del documento: la salida se imprime con el título "FACTURA PROFORMA". Aquí no discutimos la diferencia general entre presupuesto y proforma; este artículo trata sobre qué campos añade una proforma de exportación y cómo se activan.
Si ese mismo documento se prepara en moneda extranjera, a qué día se congela el tipo de cambio es otro asunto, tratado aparte: qué tipo de cambio se pone en un presupuesto en moneda extranjera.
Los cuatro apartados siguientes recorren uno a uno los campos propios de una proforma de exportación: cuál va en la línea y cuál en el documento, y cuál se muestra por defecto y cuál está oculto.
La identidad aduanera de la mercancía: código arancelario y país de origen
El modelo de línea de Quote tiene un campo de código arancelario (HS) y un campo de país de origen. Los dos están ocultos por defecto en un presupuesto nacional; al activarlos aparecen como columnas propias en el editor, en el PDF y en la vista previa. Aquí no explicamos qué significa el código en sí: eso se trata en profundidad en otro artículo, enlazado al final de este.
Hay una diferencia entre ambos y es práctica. El código HS también se guarda en la ficha del producto; al elegir un producto para una línea del presupuesto, el código de la ficha se copia automáticamente en la línea si la línea aún no tiene uno propio. Así que, una vez escrito el código en la ficha del producto, no hace falta volver a teclearlo en cada presupuesto. Para el país de origen no existe ese atajo: ese campo solo vive en la línea, no tiene equivalente en la ficha del producto, así que hay que escribirlo línea a línea en cada presupuesto de exportación.
¿La condición de entrega es un campo, o es una regla?
En Quote la condición de entrega es un campo del documento: el código Incoterm (uno de los once códigos de la ICC, como EXW, FCA, FOB o CIF) y el lugar de entrega son dos campos que hay que rellenar en el documento. Los códigos no se traducen: las tres letras son iguales en cualquier idioma, solo cambia la frase explicativa del selector. Los dos están ocultos por defecto; al activarlos aparece un selector y una casilla de lugar de entrega en el editor, y el documento imprime "Incoterm Lugar de Entrega" en una sola línea.
Este artículo no explica las reglas de los Incoterms en sí —quién asume el coste y el riesgo, de dónde a dónde—; ese es un texto con derechos de autor de la Cámara de Comercio Internacional y no es materia de este sitio. Aquí solo tratamos el campo en sí: una casilla que rellenar, no una regla que aprender.
La línea de IBAN que pide una carta de crédito
En una venta contra carta de crédito se espera que la proforma muestre una cuenta bancaria. En Quote es un campo de texto libre a nivel de documento, oculto por defecto. Al activarlo, los datos bancarios de la empresa que escribió una vez (IBAN, nombre del banco, SWIFT, etc.) aparecen como texto por defecto y se imprimen en el PDF en cuanto hay al menos una línea rellenada. Así que no hace falta volver a escribir los datos bancarios en cada presupuesto: se escriben una vez en los ajustes y quedan listos en cada nueva proforma de exportación.
Carta de crédito como método de pago
Entre los métodos de las líneas del plan de pago también está "Carta de crédito". A diferencia de los tres apartados anteriores, este no hace falta activarlo aparte: la sección del plan de pago ya está visible por defecto en Quote, y la carta de crédito es solo una de las opciones que se elige. Aquí no explicamos cómo funciona una carta de crédito en sí —los requisitos de presentación, el papel del banco, las reglas UCP 600—; Quote no gestiona ese proceso, solo permite elegirlo como método de pago.
¿Qué cambia al elegir el tipo de venta "Exportación"?
Entre las ocho opciones de tipo de venta de Quote, una es "Exportación", y se imprime en el documento traducida al idioma del cliente. Esta sección también está visible por defecto: a diferencia de los cuatro apartados anteriores, aquí no hay ningún ajuste extra que activar, solo hay que elegir el tipo de venta correcto.
Cómo decidir qué campos activar
¿Por qué tres de los cuatro campos anteriores (arancel/origen, Incoterm/lugar de entrega, cuenta bancaria) están ocultos por defecto? Porque en un presupuesto nacional esas columnas saldrían vacías, y una columna vacía ensucia el documento: el comprador no pregunta por qué hay un hueco ahí, pero su vista se detiene en él. Quote no ha eliminado estos campos, solo los oculta por defecto; vuelven con un solo interruptor en el momento en que hacen falta.
En la práctica se reduce a esto: cuando llega un pedido de exportación, antes de convertir el presupuesto en proforma, active los cuatro ajustes —la línea de arancel, la línea de origen, el Incoterm/lugar de entrega, la cuenta bancaria— una vez. Si trabaja desde la misma cuenta o la misma plantilla, es un trabajo de una sola vez; no tendrá que volver a buscar estos ajustes en cada presupuesto de exportación.
Lo que el producto no hace hoy: medidas, peso, número de bultos
Aquí hay que ser honestos. Los campos de línea para medidas, peso y número de bultos (ancho, alto, profundidad, volumen, peso neto y bruto, número de bultos) existen en el modelo de datos, pero no se pueden rellenar en ninguna pantalla ni se imprimen en ningún documento. No hay una casilla para ellos en el editor, ni una columna en la vista previa, ni una línea en el PDF. No podemos decir "se pueden activar en los ajustes", porque no son interruptores de visibilidad como el código HS o el Incoterm que se encienden y apagan; son campos a los que el usuario no llega desde ningún sitio.
Si su proforma de exportación necesita mostrar peso neto o bruto, medidas o número de bultos, por ahora esa información hay que prepararla fuera de Quote, por ejemplo en una lista de embalaje aparte.
Qué significan realmente el arancel y las abreviaturas de peso no se trata aquí
Este artículo no explica qué significa un código arancelario, qué son N.W./G.W./CTNS/PCS, ni en qué documento va cada abreviatura; lo tratamos en profundidad en otro artículo: qué significan las abreviaturas de arancel y peso.
Una herramienta que genera el presupuesto y la proforma desde el mismo documento