Una cadena hotelera de Brighton ha aceptado su precio y, antes de hacer el pedido, quiere las condiciones por escrito. Usted añade dos líneas al presupuesto: «30 % de anticipo, 70 % a la entrega» y «Plazo de entrega: 45 días». Las dos parecen correctas. Pero si usted entiende por «entrega» el día en que el camión sale de su almacén de Valencia y el cliente entiende el día en que la mercancía llega al hotel, el mismo presupuesto promete dos fechas de pago distintas, y nadie se da cuenta al firmarlo.
La respuesta corta: cada fila del plan de pagos depende de un hecho, y la condición de entrega del presupuesto es el lugar donde ocurre ese hecho. El Incoterm no dice cuándo se paga, y el plan de pagos no dice dónde se entrega. Si no ata los dos al mismo punto, «resto a la entrega» significa dos días distintos y, a menudo, cobros en dos meses distintos.
«Resto a la entrega»: ¿qué entrega?
En la mesa comercial, «entrega» tiene dos significados naturales. Para quien vende, es el momento en que la mercancía sale de sus manos: cargada, con su documentación, el camión fuera del almacén. Para quien compra, es el momento en que la recibe: llega el camión, se cuenta la mercancía y entra en el almacén del hotel. Entre una cosa y otra hay carretera, a veces un ferry y una aduana, y la descarga: días, a veces semanas. Si el presupuesto no dice a cuál de las dos se refiere, cada parte da por buena la suya.
El dinero entra en juego con el vencimiento del resto. Si la mercancía sale de Valencia el 26 de noviembre y llega a Brighton el 2 de diciembre, «a 30 días de la entrega» es el 26 de diciembre en sus cuentas y el 1 de enero en las del cliente. El mismo resto cae en dos meses distintos de su previsión de tesorería, y cuando llega el día las dos partes creen tener razón. Esto se resuelve al redactar el presupuesto, no al cobrar: en ese momento basta una frase; después hace falta una cadena de correos.
El Incoterm no habla del pago, y el plan de pagos no nombra el lugar
En un presupuesto de exportación se suele dar por hecho que el Incoterm cierra este hueco: «He puesto DAP Brighton, el lugar está claro». El lugar está claro; el pago, no. La Administración de Comercio Internacional del Departamento de Comercio de EE. UU. lo resume sin rodeos: las reglas Incoterms no hacen referencia ni a la forma ni al momento del pago, ni dicen cuándo pasa la propiedad de la mercancía (trade.gov, Know Your Incoterms). Cada regla, en cambio, se escribe junto a un lugar con nombre: un lugar de entrega, un puerto de carga o un puerto de destino.
Es decir, el presupuesto lleva dos líneas que responden a dos preguntas distintas. La condición de entrega responde a dónde; el plan de pagos, a cuándo y cómo. Como ninguna responde a la pregunta de la otra, tienen que remitirse entre sí: la «entrega» de la fila de pago tiene que señalar el lugar de la línea de entrega. Este artículo no le va a enseñar las reglas Incoterms; qué coste y qué riesgo asume cada parte, y desde dónde hasta dónde, está en la publicación de la ICC. Lo único que usamos aquí es dónde se produce la entrega en cada regla. Para saber qué significan siglas como EXW, FOB o CIF, consulte las siglas de los documentos de exportación.
La quinta pieza de una fila de pago: el hecho
Una fila de pago suele escribirse con cuatro piezas: la etapa (anticipo, pago intermedio, liquidación final), la forma de pago (transferencia, carta de crédito, pagaré…), la parte (30 %) y el vencimiento (30 días). Aunque las cuatro estén bien, la fila está incompleta, porque «30 días» no señala ninguna fecha si no tiene un punto de partida. La quinta pieza es desde qué se cuentan los días.
Del lado de quien vende, los hechos habituales entre los que elegir son: la confirmación del pedido, el fin de la fabricación con aviso de mercancía lista, la carga, la emisión de la factura, la entrega (en el lugar que indica su condición de entrega) y la llegada de la mercancía al comprador. Cada uno es una fecha distinta y, como en el ejemplo de arriba, la diferencia entre ellos puede mover el cobro a otro mes. Elegir el hecho es una decisión comercial; escribirlo es una frase.
En Smartifie Quote, el plan de pagos guarda la etapa, la forma de pago, la parte y los días de vencimiento en columnas separadas; no tiene un campo aparte para el hecho. Le recomendamos escribir el hecho en una frase en la nota de entrega, que en el documento se imprime junto al plazo de entrega. Por ejemplo:
«Plazo de entrega: 45 días desde la recepción del anticipo. El resto se abonará en los 30 días siguientes a la entrega en Brighton.»
Dos hechos, dos frases: el plazo de entrega se cuenta desde el anticipo, el resto desde la entrega, y la entrega se produce en la ciudad que figura en la condición de entrega. Si deja a 0 el vencimiento de una fila, el documento no imprime días; la fila solo indica la etapa y la forma de pago. También entonces es la frase de la nota la que aclara a qué entrega se refiere «a la entrega».
En las operaciones comerciales entre empresas en España, esta cuestión tiene además una regla legal. Si el contrato no fija fecha de pago, el plazo es de 30 días naturales desde la recepción de las mercancías, y las partes pueden ampliarlo por pacto, pero nunca por encima de 60 días naturales (Ley 3/2004, art. 4.1 y 4.3). Es decir, para un cliente español escribir «a 90 días» en el presupuesto puede crearle un problema, y el punto de partida legal vuelve a ser la entrega. En una venta a otro país, como la de Brighton, la norma aplicable depende del contrato y de la ley elegida; consulte con su asesor antes de fijar plazos largos.
Qué espera el anticipo y qué espera el resto
El trabajo del anticipo es cubrir lo que usted va a gastar antes de entregar: materia prima, el hueco de fabricación, una pieza hecha a medida para ese cliente. El resto tiene que ver con el momento en que la mercancía sale de sus manos, y hay tres opciones básicas: antes de la carga (la mercancía no sale hasta que llega el resto), contra documentos (contra el documento de transporte o la documentación que pasa por los bancos) y después de la entrega o de la llegada (la mercancía llega al comprador y el dinero, a su vencimiento). Cada paso en esa lista supone algo más de riesgo para quien vende.
La misma lógica aparece en la clasificación general de las formas de pago en exportación. La Administración de Comercio Internacional de EE. UU. ordena cinco formas básicas según el riesgo para el exportador: pago anticipado, carta de crédito, remesa documentaria, cuenta abierta y consignación (trade.gov, Methods of Payment). Lo que una carta de crédito exige al presupuesto y a la proforma se explica en qué debe incluir una factura proforma de exportación.
No recomendamos ningún reparto. El 30 % de anticipo y el 70 % de resto del vídeo son solo un ejemplo; el reparto adecuado depende de su estructura de costes, de su historial con el cliente y de su capacidad de negociación. Lo único que dice este artículo es que, sea cual sea el reparto, el presupuesto tiene que indicar <strong>qué hecho</strong> espera el resto.
Hacer coincidir el resto con el punto de entrega
Para ver qué frase sobre el resto encaja con qué Incoterm no hace falta conocer las reglas; basta con mirar dónde se produce la entrega. En ese eje hay tres situaciones.
- Entrega en su lado (EXW, FCA, FOB y similares). La entrega se produce en el país de origen, a menudo en su almacén o en el puerto de carga. «Resto antes de la carga» o «resto contra el documento de transporte» señalan el mismo lugar que la entrega. «Resto a 30 días de la llegada» espera otro hecho, posterior a la entrega; también se puede escribir, pero entonces no lo llame «a la entrega».
- Reglas C (CPT, CIP; por mar, CFR, CIF). La ciudad que se escribe junto al código es el destino, pero la entrega se produce en origen; como lo explica la ICC Academy, en estas reglas el riesgo no se transmite en destino (ICC Academy, C or D rules). Quien escribe «CPT Brighton» en el documento y «resto a la entrega» en el plan de pagos puede estar pensando en dos lugares distintos sin darse cuenta: el código remite a la expedición, el nombre de la ciudad sugiere la llegada. Aquí es donde más ayuda nombrar el hecho de forma explícita (carga o llegada).
- Entrega en la ciudad del cliente (DAP, DPU, DDP). La entrega se produce en el lugar de destino indicado. Aquí «resto a la entrega» significa la ciudad del cliente, y ahí empieza el vencimiento. Es el ejemplo del vídeo: DAP Brighton, un 70 % de resto, a 30 días de la entrega.
En el vídeo montamos desde cero el mismo presupuesto para la cadena hotelera de Brighton: un plan de pagos de dos filas (30 % de anticipo, 70 % de resto, a 30 días), un plazo de entrega de 45 días con la nota «desde la recepción del anticipo», Exportación como tipo de venta y el Incoterm DAP con Brighton como lugar de entrega:
Véalo en vídeo
Pantallas reales, de principio a fin.
Forma de pago e Incoterms en el presupuesto | Smartifie Quote
Cómo poner la forma de pago en el presupuesto con Smartifie Quote: un plan de pagos con anticipo y liquidación final, el plazo de entrega, el tipo de venta y un Incoterm con su lugar de entrega.
El vídeo se carga desde YouTube al pulsar reproducir.
Si quiere probar los pasos con sus propios presupuestos: una herramienta de presupuestos que reúne el plan de pagos y las condiciones de entrega en un solo documento.
Plazo de entrega: días, un hecho y «se comunicará más adelante»
El plazo de entrega también se cuenta desde un hecho, y del lado de quien vende ese hecho suele ser el cobro del anticipo: la fabricación no empieza hasta que el dinero está en la cuenta. Por eso «45 días» por sí solo está tan incompleto como los «30 días» de la fila de pago. Si el anticipo llega con una semana de retraso, la entrega se retrasa una semana; si el presupuesto no lo dice desde el principio, en el documento el retraso parece suyo. «45 días desde la recepción del anticipo» deja constancia de ese desplazamiento por adelantado.
Si todavía no tiene hueco de fabricación, dejar en blanco el plazo de entrega es una opción legítima. En Smartifie Quote, un plazo en blanco no se imprime como un hueco sino como una frase: «Se comunicará más adelante» en un documento en español, «To be advised» en uno en inglés, «Bilahare bildirilecektir» en uno en turco. La nota de entrega que escriba se imprime a su lado.
No confunda el plazo de entrega con la validez del presupuesto: uno dice cuándo se entregará la mercancía; el otro, hasta cuándo vale el precio. Explicamos qué protege la validez del presupuesto en otro artículo.
En qué idioma lee el cliente: las etiquetas se traducen, el Incoterm no, su nota tampoco
En un presupuesto para el extranjero estas líneas se comportan de tres maneras. Los valores elegidos de una lista (etapa, forma de pago, el tipo de venta de la lista) se imprimen en el idioma del documento: aunque su pantalla esté en español, en un documento en inglés «Anticipo» sale como Down payment, «Transferencia» como Bank transfer y «Exportación» como Export. El código Incoterm son las mismas tres letras en cualquier idioma: DAP es DAP en todos los documentos. El texto que escribe usted, es decir, la nota de entrega y un tipo de venta que no esté en la lista, se imprime tal como lo escribe y no se traduce. Por eso, escriba la frase que nombra el hecho en el idioma en que la va a leer el cliente; por eso en el vídeo la nota va en inglés aunque la pantalla esté en español.
Cómo funciona el campo Incoterms en Smartifie Quote (viene desactivado y, al activarlo, se imprime en una sola línea) y el resto de campos de una proforma de exportación se explican en qué debe incluir una factura proforma de exportación.
Qué hace la herramienta aquí y qué no hace
En Smartifie Quote el plan de pagos se compone de filas, y un plan que no sume el 100 % no se puede guardar; en pantalla aparece «El plan de pago debe sumar el 100%». Una fila nueva abierta con «Añadir fila de pago» toma sola el porcentaje que falta: tras un anticipo del 30 %, la fila nueva llega como liquidación final del 70 %. El importe de cada fila se calcula a partir del total y se muestra en el editor; en el documento no se imprime el importe sino la parte, la etapa, la forma de pago y los días de vencimiento. Para saber qué línea absorbe el céntimo sobrante del plan de pago, consulte el artículo aparte. El bloque de condiciones se imprime entre los datos del cliente y los artículos, de modo que el cliente lee las condiciones antes de llegar a los precios.
Conviene dejar claro también lo que no hace: Smartifie Quote no controla vencimientos, no sigue los cobros, no envía recordatorios de pago y no emite facturas. Un presupuesto o una proforma no son documentos contables; el vencimiento es una condición escrita en el documento, no una fecha que alguien vigile. Elegir el Incoterm es decisión suya y de su comprador; el producto no sugiere ninguna regla y el selector solo muestra una breve descripción de cada código. Y, por último, el presupuesto no sustituye al contrato: cuando la cláusula de pago y entrega pase a un contrato de compraventa, pida a su abogado que la revise.
Para cerrar, en una línea: escriba en cada fila de pago desde qué hecho se cuenta el plazo y ate el lugar de ese hecho al mismo punto que la condición de entrega. Para los campos que hay que añadir cuando el mismo presupuesto se convierte en proforma de exportación, consulte qué debe incluir una factura proforma de exportación.