Su tarifa está en euros. Un hotel de Málaga le pide un presupuesto. Uno de los artículos, una máquina de hielo, no está en su catálogo: se la compra a un proveedor que le da el precio en dólares. El cliente solo tiene una pregunta: ¿cuánto es el total en euros? Si pone las tres líneas en una hoja de cálculo y las suma, le saldrá una cifra, pero esa cifra no está ni en euros ni en dólares. Este artículo explica cómo obtener ese único total de forma que el presupuesto cuadre consigo mismo.
La respuesta corta: un presupuesto con varias monedas no es un error, es una forma de ordenarlo. Cada línea se queda en su moneda, el total va en una sola moneda y cada conversión entre ambas se escribe en el propio presupuesto como una fila de tipo de cambio. Así nadie tiene que teclear a mano en una celda el total que «sabe que es el bueno».
Mitad en dólares, mitad en euros: el cliente quiere una sola cifra
En nuestro presupuesto de ejemplo, dos artículos salen de su tarifa: 2 lavavajillas industriales (2.400,00 EUR) y 4 armarios refrigerados bajo encimera (1.200,00 EUR). El tercero, la máquina de hielo, cuesta 3.000,00 USD al precio del proveedor. La hoja de cálculo suma esas tres celdas sin rechistar y le da 6.600,00. Dar formato de moneda a las celdas no lo cambia: la función SUMA suma números y no sabe nada de monedas. El resultado no significa nada en ninguna moneda.
En ese momento suele pasar una de dos cosas. O alguien hace la conversión de cabeza y escribe el total «bueno» encima de la celda del total, o se envían las líneas al cliente y el total se deja en sus manos. En el primer caso el presupuesto ya no se puede comprobar a sí mismo: quien sume las líneas no llegará al total impreso. En el segundo, el tipo de cambio lo elige el cliente. Este artículo describe una forma de ordenarlo que sustituye a las dos. Qué tipo de cambio poner es otra decisión, que tratamos en qué tipo de cambio poner en un presupuesto en divisa.
El total va en una sola moneda: la del documento
El total de un presupuesto se escribe en una sola moneda; llamémosla moneda del documento. Lo natural es que sea la moneda del importe que el cliente va a aceptar y a pagar: euros para el hotel de Málaga. La moneda en la que estén las líneas no cambia esa decisión. Las líneas pueden ir en euros o en dólares; el total de abajo va solo en euros.
Hay una alternativa y conviene decirla: poner un subtotal por cada moneda («3.600,00 EUR + 3.000,00 USD»). No es incorrecto, pero deja la decisión en manos del cliente. Tendrá que juntar él los dos subtotales y elegir con qué tipo hacerlo, y su cifra y la de usted pueden no coincidir. Aquí la elección no es de negociación sino de legibilidad: para que el cliente pueda aceptar una cifra, esa cifra tiene que estar escrita en el presupuesto. Si conviene presupuestar en su moneda o en la del cliente, es decir, quién asume el riesgo de cambio, se trata en el artículo enlazado más arriba.
En Smartifie Quote, la moneda del documento es el campo Moneda de la cabecera del presupuesto y se elige de la lista ISO completa. En el PDF, el precio unitario y el importe de cada línea se imprimen en la moneda de esa línea, y los totales en la moneda del documento.
¿Convertir la línea o la tarifa?
Hay dos formas de llevar al presupuesto el precio en dólares del proveedor. Una: la línea se queda en su moneda, en dólares, y la conversión se ve en el propio presupuesto. Otra: convierte el precio a euros de antemano y lo apunta así en la ficha del producto o en la tarifa; el tipo de cambio queda entonces escondido dentro del precio.
El coste de la segunda forma aparece con el tiempo. Un tipo escondido no lo ve nadie: tres meses después, nadie que mire la tarifa sabe con qué tipo se calculó ese precio en euros. A medida que cambia el tipo, la tarifa se queda desfasada en silencio, y nada le avisa. Con la primera forma la conversión se puede revisar: el importe en dólares de la línea, el tipo y el resultado en euros están uno al lado del otro, y tanto usted como el cliente pueden comprobarlo con una calculadora. Ese es el criterio: una conversión que se ve en el presupuesto se puede comprobar; una escondida en el precio, no.
Hay una excepción: si mantiene a propósito una tarifa en dólares para un mercado, esos precios no son conversiones sino decisiones comerciales. La línea va entonces en dólares sin más y no hay nada que convertir. El problema aparece cuando un precio convertido se hace pasar por un precio propio.
En Smartifie Quote, la ficha del producto guarda también la moneda de su precio. Al elegir el producto en un presupuesto, la línea trae esa moneda junto con el precio; en un artículo que escribe a mano, la moneda se elige en la propia línea.
Se convierte línea a línea y luego se suma
Hay dos órdenes posibles para obtener el total. Puede sumar primero las líneas por moneda y convertir cada subtotal una vez, o convertir cada línea por separado, redondearla al céntimo en la moneda del documento y luego sumar esos importes redondeados. Sobre el papel parece que deberían coincidir. No siempre lo hacen.
Ejemplo: tres recambios distintos del proveedor a 100,00 USD cada uno, con un tipo de 1 EUR = 1,20 USD. Si convierte línea a línea, cada línea queda en 83,33 EUR y las tres suman 249,99 EUR. Si suma primero y convierte después, 300,00 USD dan 250,00 EUR. Un céntimo es poco, pero quien revise el presupuesto línea a línea no llegará al total impreso, y a partir de ahí ya no se habla del precio sino de si el documento es fiable.
Convertir y redondear línea a línea hace que las líneas impresas sumen el total impreso; convertir en bloque puede dejar un céntimo de diferencia. Smartifie Quote sigue el primer camino: cada línea se convierte con su tipo y se redondea en la moneda del documento, y los totales son la suma de esos valores redondeados. Al exportar a Excel un presupuesto multidivisa también sale una columna en la moneda del documento, y sus líneas suman exactamente el total. La parte del IVA de este mismo principio la explicamos en por qué descuadran los céntimos del IVA. Un detalle más: las monedas sin céntimos, como el yen japonés, se escriben sin decimales; las demás, con dos.
| Artículo | Importe de la línea (en su moneda) | Tipo de cambio | En la moneda del documento (EUR) |
|---|---|---|---|
| Lavavajillas industrial, 2 × 1.200,00 | 2.400,00 EUR | — | 2.400,00 |
| Armario refrigerado bajo encimera, 4 × 300,00 | 1.200,00 EUR | — | 1.200,00 |
| Máquina de hielo (precio del proveedor), 1 × 3.000,00 | 3.000,00 USD | 1 EUR = 1,20 USD | 2.500,00 |
| Total (sin IVA) | 6.100,00 EUR | ||
Las cifras y los tipos son un ejemplo, no los de ningún día real. El IVA se ha dejado fuera para simplificar el ejemplo.
Un tipo de cambio por cada divisa, todos con la misma fecha
¿Cuántos tipos de cambio debe llevar el presupuesto? No uno por línea, sino uno por cada moneda distinta de la del documento. En nuestro ejemplo solo hay una divisa, el dólar, así que el presupuesto lleva una fila: 1 EUR = 1,20 USD. Una segunda o tercera línea en dólares no trae otro tipo; usa el mismo.
Escriba cada tipo en el sentido legible: «1 EUR = 1,20 USD», no «1 USD = 0,8333 EUR». Un número pequeño lleno de ceros es el más difícil de leer y de comprobar, y un dígito fuera de sitio convierte esa línea diez veces mal. El sentido legible es el que deja una cifra significativa antes de la coma.
Todos los tipos pertenecen a una sola fecha. Si un tipo es de un día y otro de otro, el total no pertenece a ningún día y la pregunta «¿de qué día es este precio?» se queda sin respuesta. Con tres monedas se ve mejor: si un cliente británico pidiera el mismo presupuesto en libras, habría dos filas, 1 GBP = … EUR y 1 GBP = … USD, y la línea en dólares pasaría directamente a libras. Un tipo entre dos monedas que no son la suya se llama tipo cruzado.
En Smartifie Quote, en cuanto la moneda de una línea es distinta de la del documento, aparece bajo las líneas la tarjeta Tipos de cambio. Tiene una fila por cada divisa, mostrada en el sentido legible. La nota de la tarjeta resume la regla: los tipos quedan fijados en el presupuesto, se imprimen bajo los totales y se pueden cambiar mientras sea borrador. En el vídeo montamos de principio a fin un presupuesto en libras para una cadena hotelera británica, con artículos en euros y uno en dólares:
Véalo en vídeo
Pantallas reales, de principio a fin.
Presupuesto en otra moneda con tipo de cambio fijo | Smartifie Quote
Cómo preparar en Smartifie Quote un presupuesto en la moneda del cliente cuando sus artículos tienen precios en otras monedas, y dejar fijado en él el tipo de cambio.
El vídeo se carga desde YouTube al pulsar reproducir.
Si quiere probar los pasos con sus propios presupuestos: una herramienta de presupuestos que mantiene cada línea en su moneda y suma en una sola.
Una línea sin tipo de cambio no puede contar como «1»
El error más caro de un presupuesto multidivisa es el que no hace ruido. Si una línea en divisa con el tipo vacío se cuenta como «1», la máquina de hielo de 3.000,00 USD entra en el presupuesto como 3.000,00 EUR en lugar de los 2.500,00 EUR de nuestro ejemplo: 500 € de más que nadie ha decidido cobrar. En una hoja de cálculo, una celda de tipo vacía o deja la línea a cero o, si alguien protegió la fórmula para que no diera error, pasa el importe tal cual. Ninguna de las dos cosas avisa; el error solo aparece cuando lo detecta el cliente o su gestoría.
El comportamiento correcto es estricto: un presupuesto no debe guardarse mientras alguna línea en divisa no tenga tipo de cambio. Así funciona Smartifie Quote: rechaza el guardado e indica qué moneda se ha quedado sin tipo. Como no se guarda nada hasta que el tipo está, un presupuesto con el total equivocado nunca llega a quedar registrado.
Si cambia después la moneda del documento
Después de ver el presupuesto, el cliente puede decirle «mejor hágamelo en dólares». En un presupuesto que sigue en borrador, eso no obliga a tocar las líneas. Las líneas se quedan en su moneda; solo cambian el total y las filas de tipo de cambio. Si la nueva moneda ya está en el presupuesto, los tipos no se montan de cero, sino que se reexpresan a partir de los que ya hay: con 1 EUR = 1,20 USD, al pasar el documento a dólares esa misma fila pasa a servir a las líneas en euros (1 EUR = 1,20 USD, el mismo dato visto desde el otro lado) y la línea en dólares deja de necesitar tipo porque ya está en la moneda del documento.
Si la nueva moneda no está en el presupuesto (por ejemplo, si el cliente pide de pronto francos suizos), los tipos se vuelven a fijar para esa moneda. Smartifie Quote trata los dos casos así. Si el presupuesto ya se envió, está bloqueado, moneda incluida; el cambio se hace en una nueva revisión de ese presupuesto, y como la nueva revisión se abre como borrador, sus tipos se pueden cambiar mientras lo sea.
Una vez enviado: el presupuesto multidivisa también queda fijado, con una sola fecha
Cuando el presupuesto se marca como Enviado, las casillas de los tipos se bloquean y el total deja de moverse; haga lo que haga el tipo de cambio, el documento que tiene el cliente y el de su pantalla muestran la misma cifra. Los tipos se imprimen en el PDF bajo los totales, con su fecha, y la vista previa de la pantalla sale de la misma lista. El cliente puede comprobar cada conversión en el propio documento.
Por qué hay que fijar el tipo, por qué el tipo del día es la respuesta equivocada y qué papel tiene la validez son el eje de otro artículo, así que no lo repetimos aquí: qué tipo de cambio poner en un presupuesto en divisa.
Conviene dejar claro el límite: Smartifie Quote no emite facturas. Un presupuesto o una proforma no son documentos contables; una vez aceptado el presupuesto, el tipo de la factura y cualquier diferencia de cambio son cuestiones de facturación que debe consultar con su asesor fiscal.
Para cerrar, en una línea: deje cada línea en su moneda, escriba el total en una sola y ponga cada conversión intermedia en el presupuesto como un tipo de cambio con una misma fecha. De qué día se toma el tipo es otra decisión: qué tipo de cambio poner en un presupuesto en divisa.
Una herramienta de presupuestos que mantiene cada línea en su moneda y suma en una sola