Guía de usuario de Smartifie Logistic: etiquetas de paquetes, control de carga por código de barras y albaranes

Vincular Cuenta e Iniciar Sesión

La aplicación de escritorio se activa vinculándola a su cuenta de Smartifie, no escribiendo una clave de licencia. En la aplicación web de logistic.smartifie.com se inicia sesión con la cuenta de smartifie.com.

Pasos

1. Abra la aplicación de escritorio. En la pantalla "Este dispositivo no está vinculado a una cuenta de Smartifie." pulse Vincular Cuenta.
2. Inicie sesión en smartifie.com en la ventana del navegador que se abre; en el dispositivo no se escribe ninguna contraseña.
3. En la pantalla de configuración del administrador del dispositivo introduzca Nombre, Apellido y Nombre de Empresa, elija una Contraseña del Dispositivo, confírmela y pulse Completar Configuración.
4. A partir de entonces inicie sesión con su correo y la contraseña del dispositivo en la pantalla Iniciar Sesión; también funciona sin internet.

Conviene saber

• La Contraseña del Dispositivo no es su contraseña de smartifie.com. Necesita al menos 8 caracteres con una mayúscula, un número y un carácter especial.
• Si el administrador olvida la contraseña del dispositivo, Configurar el dispositivo de nuevo en la pantalla de inicio de sesión verifica la cuenta en smartifie.com y permite definir una nueva. Los datos de negocio no se borran.

Panel de Control

La pantalla inicial resume pedidos, envíos y cargas del periodo que usted elija.

Pasos

1. Elija Fecha de Inicio y Fecha de Fin.
2. Use Filtrar Por para cambiar las cifras entre Orden de Envío y Orden de Carga.
3. Haga clic en una fila de Envíos Recientes para abrirla en Informes.

Conviene saber

• Las tarjetas muestran el total de líneas de pedido, total producido, pedidos abiertos, total enviado, total cargado, peso enviado y CBM total, cada uno con la variación frente al periodo anterior.
• Gráficos: Tendencia de Envíos, Cumplimiento de Pedidos y Principales Clientes.

Imprimir Etiqueta

Imprimir Etiqueta muestra las líneas de pedido de clientes e imprime en PDF una etiqueta con código de barras por paquete. Se usa después de registrar el pedido y antes de cargar la mercancía.

Pasos

1. Abra Operaciones > Imprimir Etiqueta y acote la lista con los iconos de embudo (N.º de Pedido, Nombre del Cliente, Sucursal, Código del Producto, Nombre del Producto, ¿Producido?).
2. Revise la casilla Número de Paquetes de la línea: en cuántos paquetes se embala una unidad del producto.
3. Para conservar un valor cambiado pulse Actualizar en esa fila, o Aplicar Cambios en la cabecera de la columna para guardar varias filas tras confirmar.
4. Pulse el botón rojo de impresora de la línea. El PDF de etiquetas se abre en una ventana de vista previa.
5. Imprima desde la vista previa o descargue el PDF y cierre la ventana con el botón x.

Conviene saber

• Etiquetas por línea = cantidad del pedido x Número de Paquetes. En unidades continuas como kg se usa Cantidad 2 en lugar de la cantidad.
• El botón de impresora usa el valor que hay en la casilla aunque no se haya guardado. Orden de Carga espera el valor guardado, así que pulse Actualizar si el cambio es definitivo.
• Si la cantidad y la Cantidad 2 son ambas fraccionarias, el botón se desactiva y muestra "Cantidad2 no es un número entero". No se acepta un número de paquetes igual a 0.

Orden de Envío

Orden de Envío agrupa en una orden de envío las líneas de pedido listas para salir. Es el paso entre el etiquetado y la carga.

Pasos

1. Abra Operaciones > Orden de Envío. Se muestran las líneas de pedido abiertas.
2. Escriba la cantidad a enviar en la casilla de cantidad de cada línea que quiera enviar.
3. Pulse Agregar en una línea, o marque varias líneas y elija Operaciones Masivas > Agregar Seleccionados.
4. Pulse Mostrar Orden de Envío para revisar las líneas y su Cantidad a Enviar; use Quitar para sacar una línea.
5. Pulse Guardar y confirme. La orden de envío guardada aparece en Orden de Carga.

Conviene saber

• La cantidad total enviada de una línea nunca puede superar la cantidad pedida; el resto puede enviarse más tarde en otra orden de envío.
• Un botón Agregar amarillo indica que el pedido no está marcado como producido. Al pulsarlo se pregunta si desea marcarlo como producido.
• Una orden de envío solo puede eliminarse desde Orden de Carga o Informes mientras no exista ninguna carga para ella.

Orden de Carga

Orden de Carga comprueba cada paquete que sube al vehículo escaneando su etiqueta. Una orden de carga solo se guarda cuando se han escaneado todos los paquetes de las órdenes de envío añadidas.

Pasos

1. Abra Operaciones > Orden de Carga. Las órdenes de envío aparecen con la cantidad escaneada y total, el peso bruto y el CBM.
2. Pulse Agregar en una o varias órdenes de envío.
3. Elija Lector para un escáner USB o Bluetooth, o Cámara en teléfonos y tabletas, y escanee cada etiqueta. "Listo para escanear" indica que el campo del código tiene el foco.
4. Pulse Detalle en una línea para ver qué paquetes están escaneados; los paquetes pueden marcarse a mano o con Escanear Todo y Quitar Todos los Escaneos.
5. Escriba Notas si hace falta y pulse Guardar para crear la orden de carga.

Conviene saber

• Paquetes a escanear por línea = unidades enviadas x paquetes por unidad. Cada etiqueta es un paquete.
• Una lectura se rechaza si el formato es incorrecto, si el paquete no está en las órdenes de envío añadidas, si ya se escaneó o si pertenece a otra orden de envío.
• Si se pierde la conexión, Guardar borrador conserva el trabajo en el dispositivo (aparece como En este dispositivo). Cargar borradores lo vuelve a abrir y Mover al sistema lo sube.
• Si todos los paquetes de una orden de envío ya se cargaron antes, la aplicación pregunta si desea cargarla de todos modos.

Albaranes

Albaranes crea albaranes a partir de órdenes de carga, con precios e IVA, y los entrega como XML de albarán electrónico turco, PDF o Excel.

Pasos

1. Abra Operaciones > Albaranes y pulse Nuevo.
2. Elija una Orden de Carga y pulse Obtener Líneas; repita para añadir líneas de otras órdenes de carga.
3. Complete Fecha de Albarán, Fecha Real de Envío y Hora Real de Envío, Transportista, Dirección de Entrega, Moneda, Descuento general % y Precios con IVA.
4. Ajuste Cantidad, Precio Unitario, Descuento % e IVA % en las líneas y pulse Guardar.
5. Abra el albarán guardado y pulse XML e-Albarán, PDF o Excel.

Conviene saber

• El bloque del vendedor procede de Ajustes > Datos del vendedor. El XML no se genera hasta que estén completos la razón social, el NIF / identificación, la dirección, el distrito y la ciudad.
• Las líneas de varios clientes generan un archivo XML por cliente; en ese caso cada línea debe tener un código de cliente que coincida con una ficha de cliente.
• Los albaranes en borrador pueden actualizarse o eliminarse. El formulario PDF se imprime en turco y admite hasta 33 líneas en una página A4.

Subir Foto

Añade fotos a productos, líneas de órdenes de envío, líneas de órdenes de carga y usuarios, o define el logo de la empresa. La foto del producto y el logo pueden imprimirse en las etiquetas; las fotos de líneas se abren desde Informes.

Pasos

1. Elija el Tipo de Foto.
2. Pulse Seleccionar y elija el registro; en líneas de envío y de carga puede elegir varios.
3. Elija Cámara (teléfonos y tabletas) o Archivo y revise la vista previa.
4. Pulse Subir.

Conviene saber

• Una foto nueva sustituye a la foto actual del registro.
• Solo los administradores pueden cambiar el logo de la empresa; los demás usuarios solo pueden subir su propia foto de usuario.

Subir Guía

Vincula una guía de usuario a un producto para que su etiqueta pueda llevar un código QR que lleve a la guía.

Pasos

1. Pulse Seleccionar y busque el producto por código o nombre; una insignia verde Guía marca los productos que ya tienen una.
2. Elija un archivo PDF, DOC o DOCX (hasta 20 MB) con Subir archivo de guía, o pegue una dirección web en Enlace de Guía.
3. Pulse Guardar.
4. Active Mostrar Guía del Producto en Ajustes de Etiqueta para imprimir el código QR.

Conviene saber

• El código QR de un archivo subido solo se abre para personas que han iniciado sesión en su cuenta. Si clientes o transportistas deben abrir la guía, pegue un enlace público.

Informes

Informes muestra pedidos, órdenes de envío y órdenes de carga y los exporta a Excel, incluidos los documentos de paquetes de cada carga.

Pasos

1. Elija el Tipo de Informe: El informe de Venta, Informe de envío o Informes de Carga.
2. Filtre con los iconos de embudo, elija columnas con Ocultar Columnas y cambie entre Tabla y Tarjeta.
3. Pulse Exportar a Excel para descargar el listado.
4. En Informe de envío use Detalle o Lista de Envíos en una orden de envío; en Informes de Carga abra Exportar en una orden de carga y elija Lista de Cargas, Información de Etiqueta, Detalle de Carga o Lista de Paquete.

Conviene saber

• El archivo Excel contiene exactamente las filas filtradas y las columnas visibles.
• Aquí pueden eliminarse órdenes de envío y órdenes de carga tras confirmar.
• Las fotos asociadas a líneas de envío o de carga se abren desde el icono de foto en la ventana de detalle.

Pedido

Guarda los pedidos de clientes y sus líneas. Todos los pasos posteriores (etiquetas, envío, carga) parten de estas líneas.

Pasos

1. Abra Datos Maestros > Pedido y pulse Nuevo.
2. En Entrada Manual complete N.º de Pedido, Cliente, Sucursal y ¿Producido?.
3. En cada línea elija el Código del Producto (o + Agregar Nuevo), introduzca Cantidad del Pedido, Cantidad 2 en unidades continuas, Bultos/Unidad y Precio Unitario, y pulse Agregar.
4. Pulse Guardar.
5. Para importar, abra Importar, pulse Descargar Plantilla, complete el archivo, selecciónelo, revise la vista previa y guarde.

Conviene saber

• Columnas obligatorias en la importación: OrderNo, LineNo, Quantity, PackageQty y Unit; Unit2 y Qty2 en unidades continuas. Las unidades se aceptan por código o por su nombre en cualquiera de los tres idiomas.
• Los clientes y productos que faltan se crean automáticamente; un código de sucursal desconocido abre la pantalla de alta de sucursales.
• Despliegue una fila para ver sus líneas; edite o elimine desde el listado y use Exportar a Excel.

Producto

Las fichas de producto aportan nombres, unidades, paquetes por unidad, dimensiones y pesos a pedidos, etiquetas e informes.

Pasos

1. Abra Datos Maestros > Producto y pulse Nuevo.
2. Introduzca Código del Producto, Nombre del Producto y Unidad; en unidades continuas también Unidad 2 y Tasa de Conversión.
3. Introduzca Bultos/Unidad, Modelo, Tipo, Código SA, Precio Unitario, las dimensiones con Unidad Dim., y el peso neto y bruto.
4. Si lo desea, añada foto y guía y pulse Guardar. Para muchos productos use Importar con la plantilla.

Conviene saber

• El CBM se calcula a partir del largo, el ancho y el alto.
• Las unidades predeterminadas proceden de Ajustes de Unidades; una unidad bloqueada no puede cambiarse por producto.

Cliente y Sucursal

Fichas de cliente y registros de sucursal (punto de entrega) que se usan en pedidos, etiquetas y albaranes.

Pasos

1. Abra Datos Maestros > Cliente o Sucursal y pulse Nuevo.
2. En Entrada Manual complete los campos, o abra Importar, use Descargar Plantilla y suba el archivo completado.
3. Pulse Guardar. Use Actualizar o Eliminar en una fila para cambiar o quitar un registro.

Conviene saber

• Código Cliente y Nombre del Cliente son obligatorios; los demás campos son ciudad, distrito, dirección, país, teléfono, correo electrónico y número de licencia comercial. Las sucursales tienen Código de Sucursal y Nombre de Sucursal.
• El XML de albarán electrónico busca al comprador por coincidencia exacta del código de cliente, así que mantenga los códigos coherentes con los pedidos.
• Ambos listados pueden exportarse a Excel.

Transportista

Las fichas de transportista recogen las empresas de transporte y los vehículos que se eligen en los albaranes.

Pasos

1. Abra Datos Maestros > Transportista y pulse Nuevo.
2. Complete Código de Transportista, Nombre de Transportista, Matrícula del Vehículo, Nombre del Conductor, ID Nacional del Conductor, Número Fiscal, Teléfono y Notas.
3. Pulse Guardar.

Conviene saber

• El listado puede exportarse a Excel.

Unidades y Ajustes de Unidades

Unidades es una lista de solo lectura con las 18 unidades disponibles; Ajustes de Unidades define los valores predeterminados de toda la empresa.

Pasos

1. En Ajustes > Ajustes de Unidades elija Unidad Dim. Predeterminada, Unidad de Peso Predeterminada y Moneda Predeterminada.
2. Active Bloquear junto a un valor para imponerlo en todos los productos.
3. Defina IVA predeterminado y Precios con IVA para los nuevos albaranes y pulse Guardar Ajustes.

Conviene saber

• Las unidades continuas (kg, tonelada, gramo, litro, ml, metro, cm, m2, m3) admiten decimales y requieren una segunda unidad entera; las unidades discretas son pieza, paquete, caja, cartón, palé, rollo, juego, par y kit.
• Activar un bloqueo no cambia los registros existentes; se aplica a las nuevas entradas.

Ajustes de Idioma

Elige el idioma de la interfaz.

Pasos

1. Elija Detección Automática, English, Türkçe o Español en Seleccionar Idioma.
2. Pulse Vista Previa para probarlo y después Guardar Preferencia.

Conviene saber

• Detección Automática sigue el idioma del navegador o del dispositivo.

Transferencia de BD

Exporta todos los datos de negocio, mueve datos entre el dispositivo y la nube y, con el complemento Custom DB, copia los datos a su propio servidor.

Pasos

1. En Exportar Datos elija CSV o JSON y descargue un ZIP con sus datos de negocio.
2. En Transferencia Local / Nube use Mover a la nube o Descargar al dispositivo; los registros con el mismo número o código se actualizan.
3. Con el complemento Custom DB, en la aplicación de escritorio elija el tipo de servidor de destino, introduzca los datos de conexión, pulse Probar conexión y después Transferir, y confirme.

Conviene saber

• No se exportan los datos de licencia, usuarios ni pagos.
• Las transferencias con la nube solo puede iniciarlas el propietario de la empresa.
• La transferencia a su propio servidor vacía primero el destino y pasa la licencia a modo autoalojado, cerrando el acceso en la nube y desde el navegador. Haga una copia de ambos lados antes de empezar.

Copia de Seguridad

Hace copias de los datos guardados en el dispositivo. Solo la ven los administradores de la edición de escritorio.

Pasos

1. Active Copia Automática, indique el Período de Copia en horas (24 por defecto) y pulse Guardar Ajustes.
2. Pulse Respaldar Ahora para hacer una copia inmediata.
3. Para volver a una copia, pulse Continuar con esta base de datos en ella y escriba RESTAURAR para confirmar.
4. Archivar y Restablecer guarda los datos actuales como archivo y vacía la base de datos después de escribir ARCHIVAR.

Conviene saber

• Se conservan las 10 copias más recientes. Antes de pasar a una copia se copian los datos actuales.
• Las copias se guardan en el mismo equipo; conserve una copia en otro lugar.

Ajustes de Etiqueta

Controla qué se imprime en las etiquetas de los paquetes.

Pasos

1. Active o desactive Mostrar Sucursal, Mostrar Logo de Empresa, Mostrar Foto del Producto, Mostrar Guía del Producto y Mostrar QR del Código de Barras.
2. En Filas de Etiqueta elija el campo de cada una de las seis filas, o Ninguno.
3. Pulse Guardar Ajustes. La siguiente impresión usa el nuevo diseño.

Conviene saber

• Mostrar QR del Código de Barras es necesario para escanear con la cámara del teléfono; el código de barras largo por sí solo es demasiado estrecho para la mayoría de las cámaras.
• La foto y la guía solo se imprimen si el producto las tiene.

Datos del vendedor

Los datos fiscales de su empresa para el bloque del vendedor de los albaranes. Solo visible para administradores.

Pasos

1. Complete Razón social, NIF / Identificación, Oficina tributaria, N.º MERSIS, N.º registro mercantil, dirección, distrito, ciudad, código postal y código de país.
2. Defina el Prefijo de albarán que se usa en la numeración de albaranes.
3. Pulse Guardar Ajustes.

Cuenta

Muestra su perfil, su plan y dónde se guardan sus datos, y reúne la contraseña, el borrado de datos y la desvinculación del dispositivo.

Pasos

1. Edite Nombre, Apellido y Teléfono y pulse Guardar.
2. Cambie la contraseña con Cambiar Contraseña.
3. Para borrar los datos de negocio, abra Eliminar datos, elija de dónde borrarlos, elija borrado diferido o inmediato y escriba el correo de la cuenta para confirmar.

Conviene saber

• Con el borrado diferido todo sigue funcionando hasta la fecha y puede cancelarse. Solo el propietario de la empresa puede borrar los datos de la empresa.
• La eliminación de la cuenta primero la congela (solo lectura) y la elimina tras un periodo de espera que puede cancelarse.
• Desvincular este dispositivo está disponible para administradores; haga antes una copia, porque el dispositivo debe vincularse de nuevo para usarse.

Gestión de Usuarios

En la edición de escritorio con un plan multiusuario, los administradores añaden usuarios, restablecen contraseñas y conceden permisos aquí. En la edición en la nube los usuarios se gestionan en smartifie.com.

Pasos

1. Pulse Agregar Usuario e introduzca nombre, correo, rol y contraseña del usuario.
2. Use Restablecer Contraseña para definir una contraseña nueva o crearla con Generar, y entréguela al usuario.
3. Use Permisos para conceder el permiso Exportar en cada área y pulse Guardar Permisos.
4. Use Desactivar o Activar para bloquear o restaurar a un usuario.

Conviene saber

• Se recomienda un segundo administrador para que uno pueda restablecer la contraseña del otro.
• Hoy solo se aplica el permiso Exportar; las demás casillas de permisos están reservadas.
• El Registro de exportación de datos muestra las exportaciones recientes y los intentos rechazados.

Crear Ticket y Cómo Hacerlo

Crear Ticket envía una solicitud al soporte de Smartifie; Cómo Hacerlo contiene una guía escrita para cada pantalla.

Pasos

1. Abra Ayuda > Crear Ticket y elija Tema y Tipo de Solicitud (Reporte de Error o Solicitud de Mejora).
2. Describa el problema en Su Mensaje, adjunte una captura si lo desea y pulse Enviar.
3. Siga las solicitudes anteriores, su estado y la respuesta en Sus solicitudes.
4. Abra Ayuda > Cómo Hacerlo, elija una página y pulse Ir a la Página para abrir esa pantalla.

Conviene saber

• La respuesta también se envía por correo electrónico. Enviar un ticket requiere conexión a internet.