En cada turno se rellena el mismo parte: operario, número de orden, hora de inicio y de fin, piezas fabricadas. A final de mes alguien intenta sacar de esos partes el coste de la orden, el tiempo por pieza o el tiempo para presupuestar el siguiente trabajo, y las cifras no cuadran. Si lo busca, encontrará plantillas de parte y manuales de programas; todos enumeran las columnas, y ninguno explica cuándo y cómo deben rellenarse. De eso trata este artículo.
La respuesta corta: el problema del parte de producción rara vez es un dato que falta; es el momento en que se anota. Si el tiempo no se registra en la máquina al empezar y al terminar el trabajo, cada dato del parte es una estimación. La segunda parte es menos conocida: incluso los tiempos de orden bien registrados no suman las horas que el operario ha pasado en la planta, y no deben sumarlas. A continuación repasamos los datos de un parte, por qué está cada uno y de dónde sale la diferencia.
El parte está relleno, pero las horas no cuadran: el problema es cuándo, no qué
La historia habitual del parte en papel o de la fila de hoja de cálculo que se rellena al final del turno es esta: el operario empieza un trabajo en el láser por la mañana, cambia a otra orden antes de comer, espera material en algún momento y vuelve a la primera orden por la tarde. Al acabar el turno rellena el parte de memoria. La memoria redondea: se escribe «8:00–12:00», cuando el trabajo empezó en realidad a las 8:12 y terminó a las 11:41. Esos 31 minutos no pertenecen a la orden ni aparecen en ningún otro sitio del parte.
En el mismo parte se pierden otras cosas. Los cambios entre órdenes desaparecen, porque nadie escribe «10 minutos buscando la siguiente orden». Dos operarios en la misma orden anotan tiempos que se solapan. A veces la misma hora acaba imputada a dos órdenes. Nada de esto es mala fe; nadie recuerda un turno minuto a minuto cuando ya ha terminado. Por eso la idea central de este artículo cabe en una línea: el parte debe hacerse en la máquina, al empezar y al terminar el trabajo. Qué datos lleva el parte es la segunda pregunta.
Los siete datos mínimos de un parte por orden
En papel, en una hoja de cálculo o en un programa, un parte de tiempos por orden necesita estos siete datos. El orden también importa: se rellenan en el mismo orden en que ocurre el trabajo.
- Quién: el operario que hace el trabajo, identificado con un código y no con una firma o un nombre escrito a mano.
- Operación: corte láser, plegado, soldadura… Una misma orden tiene varias operaciones; si el tiempo no se imputa por operación, no se ve qué paso se alarga.
- Orden y pieza: se escanean o se eligen de una lista en lugar de escribirse; un solo dígito equivocado lleva el tiempo a otra orden.
- Inicio: el momento en que empieza el trabajo, no una hora anotada después.
- Cada pausa y reanudación: una línea aparte cada vez que el trabajo se detiene; ese intervalo no cuenta como trabajo.
- Fin: el momento en que termina el trabajo.
- Cantidades: piezas buenas, desecho y retrabajo, por separado.
Hay tres datos más que son opcionales pero valen la pena en la mayoría de talleres: el centro de trabajo (qué máquina), si el tiempo fue de preparación o de producción y, si hay desecho, su motivo. Sin los siete primeros, estos tres no salvan nada; con los siete primeros, hacen el parte mucho más útil.
El dato «quién»: un código, no una firma
El campo del nombre parece inofensivo y es el que más errores produce: iniciales, letra ilegible, dos personas con el mismo nombre. Un código lo resuelve. En Smartifie Start Stop, el operario escanea el código de barras o QR de su tarjeta con un lector conectado al terminal o con la cámara; si el ajuste lo permite, también puede elegir su nombre de una lista. No hay huella dactilar ni reconocimiento facial.
En el vídeo de tres minutos de abajo puede ver cómo se rellenan estos siete datos en la máquina: se pasa la tarjeta, se eligen la operación y la orden, se pulsa INICIAR, el reloj corre solo y las cantidades se anotan al FINALIZAR. Para verlo pantalla a pantalla, consulte el terminal, paso a paso en la guía.
Véalo en vídeo
Pantallas reales, de principio a fin.
Control de tiempos de producción con tarjeta | Smartifie Start Stop
Un operario pasa su tarjeta, elige la operación y la orden y pulsa INICIAR; el reloj corre solo y al FINALIZAR anota las piezas buenas, el desecho y el retrabajo por separado.
El vídeo se carga desde YouTube al pulsar reproducir.
Por qué el tiempo de preparación y el de producción se anotan aparte
El tiempo de un trabajo se compone de dos cosas distintas: preparar la máquina para ese trabajo (utillaje, programa, comprobación de la primera pieza) y fabricar las piezas. El tiempo de preparación no depende del tamaño del lote; el de producción crece con la cantidad. Si se suman en una sola cifra, el tiempo por pieza varía con el tamaño del lote y dos lotes de la misma pieza dejan de ser comparables.
Ejemplo: un trabajo con 40 minutos de preparación y 30 segundos de producción por pieza.
| Lote | Preparación | Producción | Total | Por pieza (del total) | Por pieza (solo producción) |
|---|---|---|---|---|---|
| 10 piezas | 40 min | 5 min | 45 min | 4,5 min | 30 s |
| 1.000 piezas | 40 min | 500 min | 540 min | 32,4 s | 30 s |
Mirando los totales, parecería que la misma pieza tarda 4,5 minutos en un lote y medio minuto en el otro. Con la preparación aparte, los dos lotes dicen lo mismo: 30 segundos por pieza y 40 minutos de preparación. Tanto el presupuesto del siguiente trabajo como la pregunta «¿por qué tarda tanto la preparación?» parten de esa separación. En Smartifie Start Stop, la separación se hace antes de INICIAR: por defecto el terminal muestra los botones Preparación y Producción, y el operario elige lo que está haciendo.
No un tiempo, sino tres: bruto, pausa y neto
¿Hay que descontar la pausa del tiempo de la orden? Sí, pero el descuento tiene que verse en el parte. Una sola cifra combinada engaña: una línea que dice 3 h 10 min no indica si se descontó una pausa ni cuánto. Un parte fiable muestra tres cifras una al lado de otra:
- Tiempo bruto: el tiempo de reloj entre el inicio y el fin.
- Pausa: la pausa que cayó dentro de ese intervalo.
- Tiempo neto: lo que queda al descontar la pausa del tiempo bruto.
También debe constar de dónde sale la pausa. Normalmente no se mide, se supone a partir del calendario de turnos: si está definida la pausa de «12:00–12:30», se descuenta el tiempo que cae en esa franja. Es un método legítimo, pero el parte no debe presentarlo como una medición. Por eso Smartifie Start Stop muestra siempre por separado el tiempo bruto, la pausa y el tiempo neto, y marca como «calculada» la pausa que sale del calendario; esta presentación no es un ajuste que se pueda desactivar. Cómo se calcula la pausa a partir del calendario de turnos lo explican las preguntas frecuentes de la página de un terminal que mide el tiempo de cada orden escaneando una tarjeta.
Cantidades: buenas, desecho y retrabajo se cuentan por separado
Para una orden terminada no basta una sola columna de «piezas fabricadas». Ejemplo: a una orden se le imputaron 4 horas (240 minutos) netas y pasaron por la máquina 100 piezas; 90 buenas, 6 de desecho y 4 apartadas para retrabajo. Si el parte solo dice «100», el tiempo por pieza parece de 2,4 minutos. Pero al cliente solo irán 90 piezas, y el tiempo por pieza buena es de 2,67 minutos. Las 4 piezas apartadas para retrabajo también consumirán tiempo más adelante.
Por eso las tres cifras se anotan por separado y, si hay desecho, también su motivo; el desecho sin motivo suele repetirse por la misma causa en la siguiente orden. En Smartifie Start Stop, al pulsar FINALIZAR se introducen por separado las piezas buenas, el desecho y el retrabajo; con el ajuste por defecto, si el desecho es mayor que cero, la orden no se puede finalizar sin elegir un motivo. La cantidad no puede superar lo que queda pendiente en la orden; el retrabajo es la excepción, porque la misma pieza pasa por segunda vez. El porcentaje de desperdicio de material es otro cálculo: cómo se calcula el aprovechamiento es tema de otro artículo.
Pausas: por qué se detuvo el reloj debe quedar en el parte
Una vez empezado, el trabajo puede detenerse: se acaba el material, se rompe una herramienta, calidad tiene que dar el visto bueno. En el parte en papel ese intervalo o se suma al tiempo de la orden o se quita sin dejar rastro, y en ambos casos se pierde la información. Lo correcto es que la parada tenga su propia línea: ese intervalo no se imputa como trabajo, y el intervalo y su motivo quedan en el parte.
En Smartifie Start Stop, el operario pulsa PARAR y la orden se detiene; si la parada es lo bastante larga, el terminal también pregunta el motivo. Cómo se organizan los motivos de parada y el Pareto que muestra qué paradas cuestan más tiempo son el tema del próximo vídeo y artículo.
Por qué el tiempo de las órdenes no suma las horas en planta (y no debe)
Cuando los partes empiezan a ser exactos, la mayoría de talleres se encuentra con lo mismo: el tiempo que un operario imputa a órdenes a lo largo del día suma bastante menos que el tiempo entre su entrada y su salida. La primera reacción es pensar que el parte está mal. Casi siempre es al revés: si en papel las dos cifras «cuadraban», era porque los huecos se habían imputado a alguna orden.
En todos los turnos hay tiempo que no pertenece a ninguna orden. Un turno de ejemplo:
| De la entrada a la salida (tiempo en planta) | 8 h 30 min |
| Pausa (del calendario de turnos) | − 30 min |
| Entre órdenes: buscar la siguiente orden, ir a la máquina | − 25 min |
| Esperar material antes de empezar ninguna orden | − 20 min |
| Limpieza | − 15 min |
| Reunión de turno | − 25 min |
| Tiempo neto imputado a órdenes | 6 h 35 min |
La 1 h 55 min de diferencia no es un error; es otra partida, y verla es el objetivo del parte. Si la reunión se alarga, si el material llega tarde cada mañana o si encontrar la siguiente orden lleva 25 minutos, solo se ve cuando el tiempo de las órdenes se anota con honestidad. Con la misma lógica, la misma hora no debe imputarse a dos órdenes: por defecto, Smartifie Start Stop no permite pulsar INICIAR en una segunda orden mientras el operario tiene otra en marcha. Si varios operarios trabajan en la misma orden, cada uno finaliza su parte y la orden se cierra cuando lo hace el último.
Esto es el tiempo de cada orden; el registro de entradas y salidas del personal es otro registro, con otro fin, y no se trata aquí. La fila del tiempo en planta está en la tabla solo para mostrar la diferencia.
Un tiempo mal anotado no se borra: se corrige
El operario olvidó pulsar INICIAR, o se dio cuenta a la mañana siguiente de que nunca pulsó FINALIZAR. En papel se tacha y se vuelve a escribir; en la hoja de cálculo se sobrescribe la celda. En los dos casos se pierden el valor anterior y quién lo cambió y por qué. Cuando a final de mes alguien discute una cifra, no queda nada que consultar.
En un parte fiable el valor anterior se conserva y la corrección se añade como una línea nueva con quién, cuándo y por qué. En Smartifie Start Stop, los registros no se borran ni se sobrescriben: una corrección es un registro nuevo con el valor anterior y el posterior, y no se puede guardar sin un motivo; esta regla no es un ajuste que se pueda desactivar. Además, el terminal resuelve parte del problema de la orden olvidada: con el ajuste por defecto, una orden que sigue abierta al final del turno se detiene sola y queda marcada para que la revise un responsable. La pantalla de corrección se explica en la guía; la corrección de registros está disponible en los planes de pago y no forma parte de la prueba.
El primer paso para dejar el papel: tarjetas y una lista de órdenes
Llevar el parte a la máquina no exige un gran sistema. Para empezar bastan dos cosas: una tarjeta con código de barras para cada operario y una lista de órdenes que el terminal pueda ofrecer. El resto es que los siete datos de arriba se rellenen a la vez que se trabaja. Puede probar Smartifie Start Stop gratis durante 15 días, sin tarjeta de crédito. La prueba funciona en la nube, en el navegador; las ediciones de escritorio y Android aún no están publicadas. La corrección de registros y la exportación a Excel no forman parte de la prueba.